O mundo dos negócios está passando por mudanças decisivas, irreversíveis e impossíveis de serem interrompidas. São transformações que estão mexendo não somente com o nosso dia a dia, porém, moldando as ainda imprevisíveis empresas deste século.
A interatividade e a conectividade estão alterando o ambiente organizacional em que vivemos. Nesse cenário, o setor de Recursos Humanos passa por diversos desafios e tem buscado o uso do ERP para o RH objetivando auxílio.
O ERP — Enterprise Resource Planning é um software de gestão que, entre outras funcionalidades, viabiliza amparar o departamento de Recursos Humanos de uma empresa, promovendo mudanças para que possam tornar-se ou manterem-se competitivas no mercado. Você gostaria de saber mais sobre esse assunto? Continue lendo este post!
O ERP para o RH como solução para a empresa
Com o passar do tempo, o RH deixou de ser considerado apenas um “departamento pessoal” e passou a ser visto como um setor estratégico e de fundamental importância para as práticas e políticas da organização. Dessa forma, o papel dessa área também mudou. Aliado ao operacional, esse time precisa ser estratégico e parceiro dos outros dentro da companhia.
Profissionais desse setor, pelo seu conhecimento técnico, têm muito a contribuir, participando das decisões mais importantes das organizações, buscando soluções e produzindo resultados. Devido a essas responsabilidades, esses colaboradores podem fornecer diversas informações relevantes a outros setores da empresa por meio da utilização de um ERP, permitindo uma análise completa de todos os procedimentos da companhia.
Afinal, o ERP — Enterprise Resource Planning possibilita a inserção de todos os comunicados essenciais para o RH em todas as áreas da empresa, eliminando qualquer conflito de informação. Além disso, esse sistema tem como objetivo mapear e gerenciar simultaneamente todos os processos da organização.
Dificuldades que podem ser enfrentadas com um ERP para o RH
Gerir pessoas é um dos grandes desafios diários, tanto para quem está no setor de Recursos Humanos quanto para os próprios líderes. Toda e qualquer organização depende — em maior ou menor grau — do desempenho pessoal para o seu sucesso.
Muitas vezes, não pensamos que a gestão de pessoas se trata de ações que vão da etapa de recrutamento e seleção e incluem o desenvolvimento do profissional de forma alinhada aos objetivos da organização. Essa gerência, aliás, abrange por inteiro as seguintes atribuições do setor de Recursos Humanos. São elas:
- recrutamento;
- quadro de pessoal;
- admissão,
- seleção;
- administração de pessoas;
- pagamento;
- documentação;
- férias;
- registro;
- levantamento e análise das principais necessidades de treinamento;
- integração,
- disciplina;
- desenvolvimento e treinamento;
- cargos e salários;
- plano de carreira;
- segurança do trabalho;
- medicina ocupacional;
- avaliação de desempenho;
- participação nos lucros e resultados;
- ações que são voltadas ao clima organizacional;
- liderança.
A gestão dos recursos humanos torna-se estratégica quando as pessoas são relacionadas com os sistemas e, com isso, a organização consegue compatibilizar e tornar esses ativos mais produtivos e estratégicos. Esse é um diferencial para alcançar melhor competitividade no mercado. Afinal, o que faz a diferença no mundo globalizado é a tecnologia e, claro, seres humanos competentes.
Benefícios do ERP para o RH
Entre as principais e essenciais vantagens de um software para o RH, está a redução de tempo na realização de trabalhos. A finalidade é automatizar as atividades e fazer com que elas sejam desenvolvidas sem complicações. Além do mais, é indispensável demonstrar segurança nas informações, limitando confrontos dispensáveis no encerramento de documentos e relatórios mensais.
A integração de um ERP para o RH possibilita contribuir com eficiência e rapidez nos resultados para inserção de vários dados significativos, como informações trabalhistas e previdenciárias, admissão, horas extras, avaliação, quadro de pessoal, planos de carreira, reajustes, pagamentos e demais exigências atuais do governo. Além disso, o software auxilia em fatores como:
- controle sobre as operações da empresa;
- automatização de processos e controle manuais;
- otimização do fluxo da informação;
- redução de custos e riscos;
- redução de fraude;
- precisão e segurança nas informações, disponíveis em tempo real.
Etapas para a implementação de um ERP
A empresa, quando define a implantação de um ERP, deve seguir um processo contínuo de elaboração e evolução que deve ser desenvolvido por etapas. É imprescindível que esse modelo seja determinado pelos fatores internos e externos da organização. Assim, para variados contextos setoriais, é possível encontrar formas diversificadas de gerir uma companhia.
É extremamente necessário que todo o processo de implementação seja comunicado a todos os empregados envolvidos, para que eles estejam prontos para receber o ERP, pois trata-se de uma tecnologia de alto nível.
Para isso, a empresa deverá se estruturar definindo as estratégias, políticas, práticas e processos de controle. Por meio desses mecanismos, são implementadas as diretrizes que orientam os estilos de atuação dos profissionais na escolha de um ERP adequado às necessidades da organização.
Por que implementar um ERP?
Com a finalidade de melhorar as comunicações entre todas as áreas de uma organização e facilitar a administração empresarial, surgiram os sistemas de gestão ERP. Veja algumas vantagens que o software traz para a organização de modo geral:
- administração unificada: sistemas ERP estabelecem padrões e incluem distintos setores da organização e, em algumas circunstâncias, até mesmo de diferentes sucursais, proporcionando ao gestor visualizar os resultados consistentes e individuais para uma gestão eficaz;
- padronização dos processos: o sistema ERP conta com funcionalidades padronizadas baseadas em boas práticas de negócio. Por meio dele, é possível formalizar os processos, utilizando um recurso integrado e único, proporcionando economia de tempo, aumentando a produtividade e eliminando controles ineficazes;
- gerência dos pedidos dos compradores: por reunir as informações em um único sistema, é praticável manter o controle dos pedidos de clientes com maior segurança e imprimir maior rapidez e agilidade na coordenação de estoque, produção e transporte, além de obter um histórico de cada consumidor;
- associação de informações financeiras: o gestor pode conceber o desempenho geral da organização, visualizando quanto o negócio auxilia para os ganhos e quanto dos fundos da empresa foram gastos;
- restrição dos desvios: sistemas ERP favorecem a visualização e fluidez dos processos dentro da empresa e mantêm o histórico de cada acontecimento. Tais informações ajudam os colaboradores na identificação das ações a serem tomadas, assim como no melhor planejamento dos recursos necessários para seu cumprimento;
- possibilidade de programar compras: é possível manter quantidades mínimas em estoque, utilizando como referência o histórico das necessidades por período e/ou época. Esse tipo de avaliação ajuda a restringir erros que causem prejuízos ou paralisação de capital devido a aquisições mal programadas.
É hora de a sua empresa investir em um ERP?
O ERP é uma plataforma que, em sua totalidade, integra todos os departamentos de uma organização. Por exemplo, ao chegar uma mercadoria no seu estabelecimento, o responsável recebe o arquivo XML ou lança a nota fiscal, e vários setores são movimentados com uma única ação.
A mercadoria é armazenada, o estoque é suprido, o setor de vendas ficar a par, o financeiro obtém a informação da fatura, a contabilidade movimenta as questões financeiras e assim por diante. Esse procedimento diminui de forma significativa o tempo dos processos em uma empresa.
Isso acontece porque os dados e informações são registrados uma única vez no sistema, eliminando a necessidade de retroalimentação. Além do mais, os ERPs fornecem descrição minuciosa sobre numerosas circunstâncias dentro da administração, sempre considerando os dados inseridos por todos os setores.
Consequentemente, podemos reconhecer que esse tipo de sistema traz mais rapidez e, principalmente, maior relevância para que a gestão do negócio possa examinar diversas possibilidades e ter a firmeza para tomar decisões importantes.
A seguir, você confere uma lista de sinais que indicam se é hora de a sua empresa investir em um ERP para o RH:
Combate a ineficiência
Um dos principais sinais para saber se você precisará investir em um ERP para o seu negócio é a necessidade de informação. Esse fato é crítico e costuma ser um dos principais motivos nas empresas. No momento em que você não obtiver dados suficientes para os departamentos do seu empreendimento, nem mesmo para tomar decisões básicas como comprar mercadorias, é um sinal de que é preciso fazer o investimento na aquisição de um sistema ERP.
Combate os obstáculos no planejamento
Outro sinal é o impedimento no planejamento — esse ponto é um reflexo do anterior. Quando você não tem informações suficientes, o plano é severamente prejudicado, deixando sua empresa à mercê da sorte ou das adversidades do negócio.
Um sistema ERP resolve esses dois pontos com facilidade, pois integra as informações e fornece consultas e relatórios para que essas decisões sobre o futuro do negócio sejam tomadas de forma clara, objetiva e eficiente.
Combate os problemas de controle de estoque
O armazenamento é outra seção complicada em empresas que não têm ERP. Quando os produtos que estão nas prateleiras não são compatíveis com o levantamento realizado, evidencia-se que esse investimento é necessário.
Frequentemente deparamo-nos com empresas que têm uma quantidade X de mercadorias informadas no sistema, mas um número diferente realmente disponível. Sendo assim, isso afeta muito a gestão da companhia. Inclusive, pode fazer com que ela fique sem produtos para realizar suas vendas, prejudicando de forma ampla a saúde financeira do negócio.
Combate processos não otimizados e sem padronização
Uma manifestação muito clara de que sua organização tem a necessidade de investir em ERP é a urgência de estabelecer um padrão e otimizar os procedimentos administrativos. Basicamente, um dos motivos essenciais de uma gerência mal feita é a ausência desses dois componentes.
Em várias organizações, funcionários de diversos setores não estabelecem uma comunicação em suas operações e tomam atitudes isoladas que podem comprometer o trabalho de outros setores. Assim sendo, é primordial estabelecer a padronização e um método de transmitir informações eficiente entre todos os departamentos — e a forma mais adequada de fazer isso é com a implantação de um ERP de alta qualidade e de primeira linha.
Combate a falta de integração na empresa
Esse sistema realizará a interligação de todos os departamentos da administração, fazendo com que eles se relacionem entre si. Consequentemente, cada um exercerá o seu trabalho isoladamente, mas, no fim das contas, todos estarão unidos em um único objetivo de otimizar os processos da organização.
A empresa toda passa a expressar o mesmo estilo de comunicação por meio de informações eficientes e indispensáveis. Dessa forma, tudo passa a ser interligado e compartilhado. Como consequência, você entenderá que os dados estarão mais claros, os relatórios mais exatos e fáceis de interpretar, agilizando as decisões e possibilitando que os trabalhos sejam executados de forma mais rápida e objetiva.
Aspectos importantes na implementação de um sistema ERP
É indispensável compreender que os profissionais necessitarão de certo período para se ajustarem ao sistema. Para isso, será primordial investir tempo e dinheiro em treinamentos para que eles não só assimilem a melhor maneira de consultá-lo, mas também se habituem com a nova prática de desenvolver suas tarefas.
A conclusão que vemos é a necessidade de contratar um sistema que atenda às necessidades do seu empreendimento e que a empresa fornecedora do software tenha profissionais especializados para ajudá-lo no processo. Finalmente, por mais que o sistema promova benefícios, será inevitável um período de capacitação para extrair todas as vantagens que o ERP pode disponibilizar para a sua organização.
Consequentemente, fica evidente que o investimento, uso e aplicação do sistema ERP para o RH é vital para o seu negócio. Entretanto, para isso, é imprescindível que os indícios que a sua organização fornece sejam captados e, principalmente, obedecidos. Vale ressaltar que os direcionamentos necessários para a sua implantação devem ser seguidos sem pressa e respeitando o tempo de cada um dos colaboradores envolvidos.
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