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ERP em compras: como reduzir custos com esse sistema?

O Supply Chain Management exige a atuação de profissionais qualificados e um fluxo de informações integradas, que garanta a execução eficiente de tarefas e uma vantagem competitiva para a organização no mercado.

E essa automação de processos pode ser proporcionada por um ERP em compras (Enterprise Resource Planning). Associado a outras ferramentas, como leitores de código de barras, por exemplo, esse recurso possibilita rotinas mais padronizadas e eficiência produtiva.

No post de hoje, mostraremos como um ERP em compras é fundamental para reduzir custos operacionais e otimizar os processos na empresa. Confira!

Qual a importância do ERP em compras para a empresa?

Um sistema ERP em compras permite, além da gestão da cadeia de suprimentos, o controle das rotinas administrativas e dos demais setores da organização. Isso ocorre por meio do lançamento de dados e da sincronização das tarefas.

Em um processo de compras são transferidos insumos e produtos, mediante o pagamento de valores, da empresa fornecedora para a compradora. Na chegada dessa mercadoria, a nota fiscal é conferida de acordo com os volumes recém-chegados.

Ocorre, então, o lançamento da nota fiscal no sistema da empresa, a precificação dos produtos ou o encaminhamento dos insumos para o processo produtivo. Com ferramentas de controle associadas ao ERP em compras, como leitores de código de barras, esse lançamento de entrada da mercadoria é facilitado.

Como consequência, é possível reduzir o tempo de elaboração de inventários e aumentar a precisão na contabilização do estoque.

Um ERP em compras proporciona maior controle e o gerenciamento eficaz da cadeia de suprimentos. Isso porque um volume de compras acima do previsto representa:

  • estoque e dinheiro parados;
  • sobrecarga do setor produtivo;
  • perda de insumos, quando há o risco de perecibilidade;
  • altos custos de manutenção, tanto de máquinas quanto dos materiais armazenados;
  • desestabilização do fluxo de caixa por pagamentos de fornecedores;
  • despesas operacionais acima do provisionado e oriundo de venda;

Já quando as compras ficam abaixo do esperado, por falta de itens no mercado (de acordo com a sazonalidade) ou pelo planejamento ineficaz, os resultados são:

  • altas taxas de stockout;
  • máquinas paradas;
  • ociosidade de mão de obra;
  • diminuição da confiabilidade da empresa no mercado;
  • insatisfação dos clientes.

Além disso, com um ERP em compras, é possível identificar itens de maior valor comercial, executar ações promocionais e utilizar métodos de vendas complementares, como o upsell. Amplia-se, assim, a lucratividade da empresa.

Como organizar o setor de compras?

Um setor de compras que mantém processos de aquisição bem planejados reduz seus custos operacionais, organiza os processos em todos os setores e identifica possíveis gargalos, aplicando estratégias de solução viáveis à companhia. Para facilitar essa ação, separamos algumas dicas:

Faça uma análise do negócio

Essa análise deve ter como base:

  • a real necessidade de aquisição;
  • a capacidade de armazenamento do estoque ou centro de distribuição;
  • as disponibilidades em caixa para patrocinar as ações;
  • o nível de eficácia do processo produtivo;
  • a logística de distribuição da empresa.

Utilize a tecnologia

É preciso investir em um sistema eficaz. Ele deve orientar os gestores no controle de compras, automatizar as tarefas, fornecer relatórios que guiem o processo de tomada de decisão e conferir agilidade às atividades desempenhadas por toda a equipe operacional e administrativa.

Categorize as despesas e os produtos

Categorizar os lançamentos, etiquetar os produtos (ou utilizar a mesma forma de controle que advém dos fornecedores) e organizar o setor de armazenamento possibilitam eficiência e agilidade ao processo de aquisição e alocação de bens. As entradas contábeis no sistema também são beneficiadas, ao passo que a informação é sempre atualizada.

Utilize métodos de valoração

Os métodos de valoração de estoque aumentam a eficiência do armazenamento da empresa, já que a permanência dos produtos no estoque obedece ao tempo correto — tanto para consumo no processo produtivo quanto para a venda. Os métodos utilizados nesse sentido são:

  • LIFO (last in, first out);
  • FEFO (first expire, first out);
  • FIFO (first in, first out).

Selecione seus fornecedores

Escolha empresas que ofereçam preços e prazos atrativos, mas também a qualidade necessária para manter a competitividade de seus produtos no mercado e maior agilidade na entrega. Assim, você poderá atender ao público de maneira mais eficaz.

Verifique se o fornecedor escolhido tem processos sustentáveis e projetos sociais; se atende às normas de segurança do trabalho e de qualidade exigida pela ISO; se cobre geograficamente a localização da empresa; se fornece abertura comercial negociações.

Mensure seus resultados

É necessário apresentar resultados de metas aos colaboradores, reforçando o comprometimento de todas as equipes e analisando as respostas por meio do KPI (Key Performance Indicator).

Garante-se, assim, que os processos estejam alinhados aos objetivos planejados e haja um aprimoramento contínuo dos procedimentos, ISO com base em ciclos anteriores.

Quais os benefícios verificados?

Agilidade às transações

A sistematização da cadeia de suprimentos por meio de um ERP em compras facilita o fluxo de informações. Com o acesso em tempo real, os planos de ação e a tomada de decisão são mais ágeis e eficazes, sem perda de tempo de trabalho com atividades manuais.

Melhores resultados organizacionais

Um sistema voltado para a gestão de compras simplifica a análise de desempenho dos processos, possibilita identificar preços ou prazos que precisam ser negociados e aloca as verbas conforme a necessidade.

Dessa forma, é possível identificar processos que demandam maiores investimentos e gargalos na infraestrutura. Como resultado, tem-se a redução de despesas operacionais.

Acesso ao histórico de negociações

Todas as transações são armazenadas e podem ser consultadas a qualquer momento. Isso garante o embasamento de novas transações, evita a repetição de informações, diminui o retrabalho das atividades e elimina erros, como compras ou pagamentos duplicados.

Aproximação com fornecedores

Os pedidos podem ser acompanhados de perto, com a verificação do status do processo e um melhor fluxo de informação com fornecedores. São eliminadas as cotações manuais, o que assegura a transparência do relacionamento com stakeholders.

Esse fato confere às empresas a adequação necessária para a Indústria 4.0. Nela, a Internet das Coisas (IoT) vai interligar, máquina a máquina, diversos agentes econômicos.

Aumento da satisfação dos clientes

A satisfação está diretamente ligada ao atendimento eficaz da demanda de mercado e à superação das expectativas de um cliente cada vez mais exigente. Isso ocorre não só pela qualidade dos produtos consumidos, mas também pelas experiências que a empresa proporciona em serviços integrados.

Com os benefícios do ERP em compras, a companhia pode atender melhor à expectativa de todos os envolvidos no processo. Com informações alinhadas e maior eficiência operacional, são obtidos resultados globais de qualidade e lucratividade.

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