Filtre por assunto: Gestão Inovação Tecnologia
Administrador pesquisando sobre a emissão de NF-e.

Saiba como funciona a emissão de NF-e e MDF-e no setor alimentício

A legislação tributária brasileira é uma das mais complexas do mundo. Manter-se atualizado sobre os prazos, exigências e modificações, principalmente em setores como o alimentício, é uma tarefa para os fortes. Pensando nisso, o Governo vem tentando encontrar alternativas tecnológicas que amenizem toda essa complexidade.

Alguns exemplos disso são a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) e o MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais), que foram criados para facilitar a vida do Fisco, do consumidor e das empresas emissoras.

E quando se fala em alimentos, qualquer melhoria no processo que ajude a reduzir o tempo que uma mercadoria leva para ir do produtor até a mesa do consumidor significa muito mais do que menos burocracia: significa comida mais fresca e mais barata na mesa da população brasileira.

Se você quer entender melhor o que são, para que servem e como funcionam as emissões de NF-e e MDF-e, continue a leitura, pois este post responderá a todas as suas dúvidas sobre o assunto!

O que é NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)?

É um documento utilizado para o controle da tributação que incide sobre produtos e serviços comercializados, porém, ao contrário das notas fiscais de papel, a NF-e é emitida, transmitida e armazenada exclusivamente em meios digitais.

Para que serve a NF-e?

O projeto de Nota Fiscal Eletrônica foi desenvolvido para tornar o processo de fiscalização, emissão e manuseio das notas fiscais mais rápido, prático e eficaz.

Foi iniciado em 2006 com o objetivo de substituir gradativamente a emissão de notas fiscais no papel, como era tradição no Brasil. Algumas empresas já estão obrigadas a aderir ao uso da NF-e, enquanto que, para outras, a novidade ainda é facultativa. Porém, é preciso estar atento ao fato de que, em breve, ela será obrigatória para todas as empresas de todos os setores – empresas que utilizam softwares ERP podem ficar tranquilas quanto às mudanças na emissão.

A NF-e é mais vantajosa para quem vende, para quem compra, para a sociedade, para contabilistas e para o Fisco, já que, entre outros benefícios, reduz o custo de impressão de documentos, preserva o meio ambiente ao diminuir o consumo de papel, facilita o processo de escrituração fiscal e contábil, permite o gerenciamento eletrônico de documentos e melhora o processo de controle fiscal.

Como funciona a emissão de NF-e?

Em primeiro lugar, antes de começar a utilizar o sistema para emissão de NF-e, é necessário verificar em qual situação fiscal a empresa se enquadra. Em seguida, para que tenha valor jurídico, a nota fiscal precisa de uma assinatura digital que comprove a autenticidade do documento e da empresa emissora.

Depois de cumpridas as duas etapas citadas, ainda é preciso realizar o cadastramento da empresa emitente na Secretaria da Fazenda do estado ou do município onde a companhia é registrada. Por fim, é necessário fazer o download do software emissor oferecido gratuitamente no site da Secretaria da Fazenda da maioria dos estados.

Em São Paulo, o software gratuito para emissão tanto da NF-e quanto do MDF-e pode ser obtido no site do Sebrae.

Vale ressaltar que, em 2018, o governo efetivou algumas mudanças na emissão de documentos fiscais, como a obrigatoriedade para validação na SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do preenchimento do EAN, EAN tributado e parte do GTIN (que são os números que compõem o código de barras dos produtos).

Também ocorreram mudanças em outros componentes do SPED (Sistema Público de Escrituração Fiscal), como a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf), que passou a ser obrigatória em todos os setores.

O que é MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais)?

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais ou MDF-e é um documento digital no qual são listados todos os conhecimentos de transporte ou CT-e e notas fiscais de uma carga transportada por um veículo. Esse documento digital substitui o Manifesto de Carga Modelo 25.

Para que serve o MDF-e?

O MDF-e serve para, entre outras finalidades, consolidar informações sobre cargas transportadas em um mesmo veículo, porém, separadas em notas fiscais e em relatórios de carga diferentes. Ele traz mais agilidade ao registro de documentos fiscais em lote e permite a identificação do responsável pela carga em cada trecho percorrido.

Rastreamento físico de carga utilizando emissão de NF-e e MDF-e.

Como funciona a emissão do MDF-e?

Ao ser emitido, o MDF-e precisa ser transmitido à SEFAZ. É ela que dará a autorização online para o transporte da carga, gerando o DAMDFE (Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais), que deverá acompanhar a carga até o seu destino com os documentos consolidados no MDF-e.

A emissão do MDF-e é obrigatória tanto para carga fracionada, ou seja, aquela que possui mais de um conhecimento de carga no mesmo veículo, quanto para a carga lotação, aquela que possui um único conhecimento de carga por veículo.

Quando a operação de transporte for finalizada, o emissor deverá encerrar o MDF-e para liberar, na SEFAZ, as placas dos veículos para novos transportes. Vale lembrar que um MDF-e só poderá ser cancelado em até 24 horas após a sua emissão e se o transporte ainda não tiver sido iniciado. Depois de enviado à SEFAZ, ele não poderá mais ser alterado, salvo para a inclusão de motoristas.

Para que se possa emitir o MDF-e, a empresa deverá estar credenciada como emissora de NF-e e CT-e na Secretaria da Fazenda de seu estado. Além disso, também é necessário que ela possua um certificado digital e o software gratuito fornecido pela SEFAZ de cada estado — o mesmo que faz a emissão da NF-e.

Existem diversas formas de se transportar mercadorias, por exemplo, por meio de uma transportadora ou de um transportador autônomo de cargas ou, ainda, por veículo próprio da empresa, subcontratação ou redespacho. É imprescindível que se consulte antecipadamente quem deverá emitir o MDF-e em cada um desses casos.

Como vimos, pode parecer que emitir uma nota fiscal e transportar uma mercadoria está mais complicado do que nunca, porém, o que está ocorrendo, na verdade, é uma simplificação.

Quem está chegando agora ao mercado poderá lidar com processos fiscais muito mais ágeis e enxutos do que há alguns anos. Mas, como em toda mudança, atualmente estão ocorrendo alguns transtornos para quem precisa se adaptar à emissão de NF-e e MDF-e.

Se você concorda ou discorda dessa afirmação, deixe um comentário no post! Conte para nós como tudo isso afeta a sua empresa.