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Quais as melhores ferramentas para a gestão fiscal de uma empresa?

A gestão fiscal no Brasil é um aspecto de suma importância no gerenciamento de um negócio. A legislação muda com frequência e se diferencia entre municípios e estados da federação. Essa dinâmica de atualização constante exige um controle rígido sobre os processos. Por isso, é imprescindível a utilização de ferramentas para gestão fiscal automatizada.

São elas que irão garantir o atendimento às obrigações fiscais, evitando problemas como: fiscalização, autuação e multa. Investir em ferramentas tecnológicas auxilia também na segurança do registro e processamento dos dados, proporcionando tranquilidade ao cumprir com a legislação aplicável.

Quer saber o que é automação fiscal e quais são as ferramentas tecnológicas de gestão fiscal, ideais para sua empresa? Então, fique atento a cada linha deste texto e comece a usufruir destes recursos indispensáveis o quanto antes.

O que é a automação fiscal?

O Governo Federal desenvolveu o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) para automação e unificação dos controles dos registros fiscais das empresas em nível federal e estadual. O SPED automatizou todo o registro e escrituração contábil, fiscal e tributária, o que obrigou todas as empresas a informatizarem seus processos internos.

Ele é composto dos seguintes subprojetos:

  • EFD – Escrituração Fiscal Digital.
  • ECF – Escrituração Contábil Fiscal.
  • ECD – Escrituração Contábil Digital.
  • NF-e – Nota Fiscal Eletrônica.
  • EFD – Contribuições – Escrituração de Tributos/Impostos.
  • EFD- Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais)

Este último subprojeto será inserindo ao módulo SPED, do CSW, a partir de 01 de janeiro de 2018. A funcionalidade é destinada a Pessoas Físicas e Jurídicas, em complemento ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial.

O que são ferramentas para gestão fiscal automatizada?

Os softwares de gestão são excelentes ferramentas tecnológicas que permitem a administração fiscal automatizada. Esses recursos reduzem drasticamente o volume de erros na entrada de dados e consequentes retrabalhos. Também eliminam tarefas repetitivas que não geram valor e passam a ser executadas automaticamente pelo sistema informatizado.

Na sequência, conheceremos alguns dos principais módulos inseridos nas ferramentas para gestão fiscal automatizada:

Software de gestão de documentos

Na gestão fiscal, ter controle absoluto da documentação física e eletrônica, relacionada às transações sujeitas a tributação, é primordial para o sucesso da empresa, uma vez que seu tempo de guarda médio é de cinco anos após o fato gerador.

O gerenciamento eletrônico de documentos, mais conhecido como GED, somente é feito de forma eficiente quando é possível contar com um software que apresente este módulo específico.

Vantagens do software de GED

O software de gestão GED, permite a indexação dos assuntos e a catalogação de informações importantes de cada documento fiscal, tal como: data de origem, histórico da transação, local de armazenamento, tempo de guarda, setor responsável, etc., que facilitam sua recuperação imediata, quando feita uma busca.

E, especialmente, asseguram acesso rápido a essa documentação.

Sistema integrado de gestão empresarial

Os sistemas informatizados integrados do tipo ERP (Enterprise Resource Planning – Planejamento dos Recursos Empresariais) são ferramentas de gestão empresarial automatizada.

Eles abrangem os principais processos executados no gerenciamento de um negócio: gestão de estoque, finanças, vendas, faturamento, compras, fiscal, tributária e contábil, entre outros, com integração plena entre os processos abrangidos.

Com essa ferramenta, os dados que são trabalhados em mais de um processo empresarial têm entrada única e são compartilhados instantaneamente com todas as áreas usuárias, poupando tempo e esforço da equipe. Com esse recurso, os cálculos de impostos e tributos são automáticos.

Um ERP ideal tem que ter integração plena com o SPED. Certifique-se desse recurso antes da aquisição do software.

A aquisição do ERP pode ser convencional: compra do software e licenças de uso, ou na modalidade de computação em nuvem (SaaS – Software as a Service), em que toda a infraestrutura de TI (tecnologia da informação) e os serviços de atualização, backup e operação do software ficam por conta do prestador de serviços. Essa modalidade reduz os custos associados à automação da gestão fiscal.

Vantagens do sistema ERP

O Sistema ERP realiza automaticamente boa parte das tarefas relativas à rotina contábil e fiscal da empresa, atendendo corretamente ao turbilhão de regulamentos específicos dos governos Federal, Estaduais e Municipais. Suas principais vantagens são:

Atendimento às especificidades de cada negócio

A natureza do negócio e o regime tributário adotado pela empresa definem enquadramentos tributários diferenciados. Um bom ERP dispõe de mecanismos de parametrização das obrigações fiscais, assegurando o pleno atendimento da legislação aplicável.

Validação de dados

Erros típicos como o uso de códigos fiscais e tributários inapropriados para as transações comerciais (vendas) e administrativas da empresa (transferência de estoque entre filiais), são evitados com a parametrização de regras de negócios e regras tributárias no sistema informatizado ERP.

Utilizando essa ferramenta, sua equipe ganha em produtividade e os gestores da empresa têm a certeza de que os registros pertinentes estarão corretos e coerentes.

Integração com o SPED

O ERP interage com o SPED transmitindo informações fiscais e tributárias à Receita Federal e recebendo informações relacionadas a documentos fiscais emitidos e/ou atualizados pelos fornecedores/prestadores de serviços da empresa. Isso agiliza o cumprimento das obrigações legais e elimina o retrabalho.

Relatórios consolidados

Com o software de automação fiscal é possível consultar em tela ou imprimir relatórios consolidados do movimento fiscal e dos tributos gerados em cada período. Com isso, o controle interno e o fornecimento de informações à fiscalização são instantâneos, facilitando a vida dos colaboradores da sua organização.

Viabilização do planejamento tributário

Com o ERP é possível realizar o planejamento tributário da organização, de modo a reduzir a tributação e usufruir de mecanismos legais de compensação tributária e adiamento do recolhimento de impostos.

Contando com informações consolidadas da gestão fiscal, é possível escolher o regime tributário mais adequado para a realidade do negócio.

As ferramentas para gestão fiscal tornam as tarefas de atendimento às obrigações fiscais e tributárias mais organizadas, atualizadas e dinâmicas, reduzindo as atividades manuais e repetitivas e assegurando o cumprimento de toda e qualquer norma aplicável, seja ela municipal, estadual ou federal.

E o principal: evitando o descumprimento de prazos legais e a ocorrência de multas e outras sanções, preservando a saúde financeira da empresa e tornando-a mais competitiva.

Agora que você conhece ferramentas apropriadas para a automação da gestão fiscal, que tal contar com uma solução tecnológica que possui módulos completos para auxiliar na gestão fiscal da sua empresa?