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Como escolher os módulos de um ERP para minha empresa?

Uma das responsabilidades dos gestores de TI das empresas de todos os portes, principalmente as que estão em processo de troca de um sistema de gestão integrada, é escolher adequadamente os módulos do software ERP — Enterprise Resource Planning ou planejamento de recursos empresariais — que vão melhor atender ao negócio.

Cada empresa pode e deve adquirir somente os módulos que atendam às suas necessidades e até mesmo personalizá-los conforme seus processos. No entanto, nem sempre essa escolha é simples de ser feita.

Então, se você ainda tem dúvidas sobre como escolher os módulos de um ERP, este post foi feito para você. Tenha uma ótima leitura!

Principais módulos de um ERP

Os módulos de ERP variam de acordo com a atividade das empresas. Assim, uma indústria têxtil possuirá algumas funcionalidades específicas que serão diferentes de uma corporação do segmento metalmecânico, uma empresa cerealista, moveleira ou uma rede de distribuição. Cada ambiente terá a sua característica e suas necessidades específicas.

Normalmente, um dos módulos que necessariamente deve ser implementado é o voltado para a área contábil e financeira. Esse módulo atenderá às exigências fiscais e tributárias e será o responsável pela contabilidade da empresa ou instituição.

Além disso, terá como função a geração dos arquivos magnéticos solicitados pelos órgãos de fiscalização municipal, estadual e federal. Esses arquivos são os livros fiscais, obrigatórios para todas as empresas. Cada vez mais esses órgãos têm exigido uma quantidade maior de informações e em menor prazo, o que impossibilita as empresas de operarem sem que tenham um suporte efetivo de sistemas.

Além desse, existem outros módulos. Como:

Cadastros

Todos os dados fundamentais de seus clientes, fornecedores, instituições bancárias, parceiros, materiais, produtos, moedas e endereços serão cadastrados e possibilitarão uma manutenção em seus conteúdos.

Dependendo da atividade, as receitas de produção e de montagem dos produtos também serão registradas nesse módulo. Juntamente com o módulo contábil e financeiro, descrito acima, esse será responsável pelos dados mestre do sistema, ou seja, os dados fundamentais para que o sistema opere.

Módulo comercial

É aqui que todas as negociações de venda serão feitas e controladas, tais como, orçamentos, pedidos, propostas, entre outras. Dependendo do tipo do negócio, essa ferramenta poderá estar disponível na internet para representantes que farão as vendas.

Módulo de planejamento e controle da produção (PCP)

Responsável pelo planejamento e controle da produção de indústrias de transformação, montagem e extração. Toda a engenharia de produção deve estar configurada nesse módulo, com o registro de equipamentos, máquinas, disponibilidades de estoques e recursos humanos, bem como espaço físico disponível para armazenamento dos produtos acabados.

Módulo de produção / chão de fábrica

Onde é registrado cada passo da produção em andamento. Dependendo do ramo, códigos de barras devem ser colados em várias partes dos componentes que estão sendo produzidos, para que sejam coletadas informações das paradas de máquinas, reprocessos e apontamentos da qualidade.

Módulo de estoque

Toda a administração dos estoques é feita nesse módulo. Aqui estamos falando em estoques de produtos acabados, material de escritório, insumos para produção, material de uso e consumo, enfim, todos os materiais envolvidos na operação do negócio.

Módulo de faturamento

Responsável pelo faturamento dos bens, serviços e produtos da empresa. Atualmente também é responsável pela interligação com a Secretaria da Fazenda para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica.

Todas as regras fiscais para o faturamento devem estar registradas e auditadas. A complexidade tributária nacional requer um controle diário das legislações dos estados da federação que irão receber os produtos e serviços.

Módulo de compras

Responsável pelas compras das empresas. Podem ser parametrizados para que os pedidos de compras sejam feitos automaticamente via pontos de suprimentos ou via interferência de uma cotação de preços.

Módulo de administração de RH

Responsável pelo controle de acesso, registro de ponto, admissão, demissão e folha de pagamento. Atualmente, com a entrada em operação do eSocial, muitas informações sobre medicina e saúde dos funcionários passaram a ser obrigatórias, o que exige que esse módulo esteja muito bem configurado.

Módulo de custos

O cálculo de custos deve ser feito ao final de cada mês e é fundamental para a apresentação do resultado da empresa. Caso a companhia seja uma sociedade anônima, S/A, esses dados são acompanhados por empresas de auditoria.

Módulo de CRM

CRM — Customer Relationship Management — ou gerenciamento do relacionamento com o cliente é um módulo utilizado para a administração de todos os pontos de contato com os seus clientes.

Todo o histórico de contatos, follow up, compras, manifestações, reclamações, sugestões, assim como movimentações no funil de vendas, são utilizados pelos setores de marketing e de vendas das empresas.

Módulos de importação e exportação

Todas as importações e exportações são controladas por esse módulo, que possui as características especificas do comércio exterior. Algumas rotinas são particulares para cada estado do país, trazendo uma grande complexidade que precisa ser gerenciada.

Módulo de qualidade

Módulo encarregado pelos registros de qualidade dos produtos e serviços que são comercializados pelas empresas.

Módulo de manutenção

Responsável pelo gerenciamento das manutenções preditivas e corretivas dos equipamentos das companhias. Precisa ser administrado com uma atenção redobrada, pois, além do custo envolvido, uma manutenção em determinado fluxo produtivo pode paralisar toda a empresa.

Módulo de logística

Todas as movimentações internas e externas, bem como os armazenamentos em centrais de distribuição, são administradas pelo módulo de logística. Possui um relacionamento muito intenso com as transportadoras que realizam as operações.

A escolha dos módulos de um ERP ideais para a sua empresa

Uma das mais importantes características dos ERPs é a integração dos módulos. Assim, por exemplo, quando um insumo precisa ser adquirido, as informações trafegam entre os módulos de forma automática, notificando e gerando um pedido de compra, que, por sua vez, irá gerar uma previsão de desembolso.

Dessa forma, as tarefas são realizadas em cada módulo, mas são distribuídas de acordo com todos os relacionamentos e dependências das demais partes do sistema. A integração é fundamental para a perfeita operação do software.

Além disso, algumas funcionalidades ou melhorias podem ser desenvolvidas especificamente para as necessidades particulares de cada instalação. Alguns ajustes podem ser feitos e implantados, possibilitando melhoria de desempenho e adequação a demandas exclusivas.

A escolha dos módulos de um ERP deverá ser feita aliando as necessidades de cada empresa a fatores que serão abordados a seguir.

Os fatores que influenciam na escolha de um ERP

Uma vez que se tenha ideia dos módulos necessários para adoção ou substituição de um ERP, já se pode analisar quais são as melhores opções no mercado. Nesse momento, é necessário levar em conta diversos fatores que podem interferir diretamente no sucesso da implantação. Vamos analisá-los mais detalhadamente:

Custo x benefícios

Analisar a contratação de um ERP vai muito além do preço da mensalidade do plano escolhido. É necessário, ainda, levar em conta cada estágio da implantação e os recursos envolvidos para se chegar ao Custo Total de Propriedade.

Os recursos que devem ser considerados são:

  • equipamentos necessários;
  • treinamento e capacitação da equipe;
  • preço da implantação, da mensalidade e das customizações e módulos adicionais;
  • aumento do pacote de internet (para ERP em nuvem).

Funcionalidades básicas

Toda customização de um ERP gera custos adicionais, por isso, é necessário analisar quais funcionalidades estão inclusas no pacote mais básico do sistema e quais deverão ser contratadas à parte.

Pesquise quais ERPs já possuam módulos especializados na área de atuação da sua empresa, pois, assim, a necessidade de customização será quase nenhuma. Sem contar com a expertise das equipes de desenvolvimento e suporte que já possuem conhecimentos específicos sobre o seu mercado.

Integrações e aderência do sistema

O melhor ERP para a sua empresa é aquele capaz de cobrir todos os processos adotados pela sua equipe, de ponta a ponta, sem a necessidade de integração com outros softwares, afinal, sua principal função é otimizar o fluxo de trabalho e não o tornar ainda mais complexo.

Mesmo assim, ainda é possível que haja a necessidade de integração com outras aplicações indispensáveis para o dia a dia da empresa, como e-mail de clientes, editores de textos e planilhas, navegadores de internet, aplicativos governamentais, entre outros. Nesse caso, antes de contratar um ERP, verifique se é possível integrá-lo aos softwares dos quais a sua empresa não pode abrir mão.

Escalabilidade

Lembre-se, também, que o ERP é um investimento a longo prazo e, por isso, deve atender também às suas necessidades futuras. Então, deve-se levar em conta o planejamento estratégico da empresa e suas projeções de crescimento.

É de fundamental importância que o sistema permita a expansão da base de dados e da quantidade de licenças de uso.

Qualidade do suporte

Um ERP sofre diversas atualizações constantemente, principalmente para adequar-se às complexidades legais do país e, por isso, está sujeito a diversos tipos de falhas. Quem atua nesses casos é o suporte, o que torna de extrema importância o seu bom funcionamento e pronto atendimento.

Então, para não ter problemas de paralização da sua equipe devido a erros no sistema, verifique antes da contratação quais são os canais de atendimento do suporte, o tempo médio de solução de tickets abertos, o horário de atendimento e se todos esses fatores estão alinhados às necessidades da sua empresa.

Confiabilidade do desenvolvedor

Outro fator muito relevante na escolha de um ERP é a experiência e confiabilidade do fornecedor do software, por isso, é muito importante pesquisar a sua reputação.

Busque empresas que já tenham projetos implantados e em funcionamento e, se possível, converse com atuais clientes sobre a qualidade do sistema e do suporte técnico oferecido. Além disso, veja há quanto tempo o ERP está no mercado e se existem cases em que sua substituição foi necessária.

Lembre-se de que um dos custos mais altos de um ERP é a sua implantação.

Recursos necessários

Existem as opções de ERP local ou em nuvem, e cada uma delas tem suas necessidades de recursos específicas. Os ERPs locais demandam mais espaço de armazenamento e um maior período e trabalho de implantação, enquanto os ERPs em nuvem precisam de uma internet de boa qualidade e alta velocidade.

Fazer o levantamento dos recursos necessários — incluindo tempo, hardware, pessoas capacitadas para a operação e, claro, investimento financeiro — é fundamental para a boa escolha de um ERP.

O processo de implantação de um ERP

A implantação é a etapa mais complicada e trabalhosa na aquisição de um ERP, além disso, é fundamental para o sucesso da utilização do novo sistema.

É preciso muita atenção a cada detalhe, da correta parametrização até a capacitação da equipe de colaboradores que irá utilizá-lo.

Vejamos as principais demandas da implantação de um ERP:

Monte um plano de implementação

A implantação de um ERP depende de várias atividades, entre elas, a instalação do hardware necessário, a correta parametrização do sistema, a importação de dados preexistentes e o treinamento de usuários.

Por isso, é fundamental a existência de um cronograma que organize essas atividades e suas interdependências. Por exemplo, um hardware não pode ser instalado sem antes ter sido comprado e entregue, assim como um usuário não pode operar o sistema antes de ele ter sido parametrizado, e assim por diante. É necessário prever e planejar cada passo antes que ele seja dado.

Envolva a equipe no processo

Muitas vezes, a equipe teme a implantação de um novo sistema, pois toda mudança exige algum esforço para adaptação. A melhor maneira de quebrar a resistência da equipe é envolvendo-a na implantação.

Dessa maneira, cada colaborador envolvido terá acesso aos benefícios gerados pela mudança e se sentirá parte importante dela.

Treine os usuários do sistema

Do mesmo modo que a mudança, a falta de conhecimento na operação do novo sistema pode causar insegurança à sua equipe, por isso, capacitá-la para operá-lo é fundamental.

O normal é que a própria empresa desenvolvedora do ERP seja capaz de treinar os seus colaboradores, além de fornecer os manuais de utilização e demais documentações do sistema e dos módulos personalizados. É comum não haver manual pronto para as customizações, mas é obrigação do fornecedor do software desenvolvê-los.

Agora que você já sabe quais são os principais módulos de um ERP, para que servem, como se comunicam entre si, como escolher os que melhor se adaptam às necessidades da sua empresa e quais fatores levar em conta na contratação e implantação de um sistema de gestão empresarial, o que você acha de assinar a nossa newsletter e receber ainda mais informações sobre sistema de gestão?