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6 coisas que você deve saber sobre a integração de ERP com APIs

Dúvidas sobre o que é API de integração surgem para todo gestor de TI que pesquisa sobre ERPs. A integração de ERP com APIs acontece da seguinte forma: num sistema de informação gerencial (ERP), uma Interface de Programação de Aplicações (API) garante a interação eficaz do software com outros aplicativos. Assim, há uma atualização dos dados em tempo real.

Fornecedores de sistemas oferecem suas próprias APIs para ajudar as organizações a conectarem o ERP a outras funcionalidades e ferramentas. Mas a companhia pode, ainda, decidir usar uma API de terceiros ou criar sua própria interface.

Com isso, é possível que haja um aumento da complexidade de alguns aspectos relacionados ao setor de TI, na fase de atualização, por exemplo, e a necessidade de buscar um maior nível de segurança.

Este post vai apresentar como ocorre esse processo na prática e 6 pontos que precisam ser considerados quando a empresa opta pela integração de ERP com APIs. Continue a leitura e confira!

O que é API de integração e qual sua relação com o ERP?

Uma API define a forma como o software e os programas externos a ele interagem. As APIs são necessárias para garantir que os dados dos aplicativos de ERP fiquem acessíveis para outros programas.

Dizendo de outra forma, uma API é a intermediária entre o ERP e o programa, requisitando dados. A API recebe o pedido e entrega os dados desde que o pedido tenha as permissões adequadas. Ela também controla quais dados podem ser pedidos e como eles serão entregues.

As APIs não são uma invenção nova. Em qualquer dispositivo, é possível transferir a informação de um programa para outro, na maioria dos casos. Por exemplo, fazer uma planilha no Excel e copiá-la no Word, usar um aplicativo logando com sua conta do Facebook ou salvando seu progresso em um jogo na conta do Dropbox.

Todos esses são exemplos de APIs em ação. Elas são comuns porque permitem às funções internas do programa compartilhar dados sem revelar todo o código-fonte, poupando tempo e reduzindo riscos à segurança.

O que é API de integração na prática?

Por meio da integração de ERP com APIs, o setor administrativo consegue associar o sistema usado num escritório administrativo, por exemplo, ao software instalado em seus pontos de venda (PDV). Isso ocorre por meio da internet, em ambientes geograficamente distantes, ou pela rede interna da empresa.

Dessa forma, é possível estabelecer:

Nesse sentido, ainda é possível recuperar todas as reduções Z geradas pelo PDV para lançamento em plataformas. Elas auxiliam na elaboração de relatórios obrigatórios às empresas, como SINTEGRA e SPED, e no controle de qualquer movimentação de caixa nas unidades da companhia em que o ERP, integrado pela API, esteja instalado.

O cadastro de clientes, fornecedores, vendedores e produtos também é integrado. Lançamentos e atualizações são automáticos em todos os sistemas contidos em PDVs, setores produtivos e administrativos da empresa.

Assim, clientes podem interagir (de forma limitada) por aplicativos com alguns recursos disponibilizados pelo ERP, como produtos disponíveis em estoque para compra, por exemplo.

A equipe de força de vendas, principalmente os vendedores externos e representantes, pode:

  • estabelecer uma comunicação em tempo real com o software;
  • conferir o estoque atualizado;
  • checar a situação financeira dos clientes com a empresa;
  • verificar a tabela de preços;
  • evitar gargalos, como burocracia para realizar ações de venda, retrabalho e redigitação dos pedidos.

O que devo saber sobre a integração de ERP com APIs?

1. Garanta a atualização da API

Muitas organizações criam suas próprias APIs ou as adquirem no mercado para garantir que o ERP funcione de acordo com todos os outros aplicativos. Nesse caso, muitos fatores podem afetar o andamento da API à medida que os aplicativos são atualizados.

Para que isso não ocorra, é preciso que o desenvolvedor, ao sair do quadro de funcionários da empresa, defina outro profissional para manter o funcionamento correto da API.

2. Saiba que as APIs incorporam complexidade ao setor de TI

A API precisa ser instalada e mantida em conformidade com outros sistemas. Apesar disso, se o processo de atualização não for feito corretamente entre todos os componentes — ERP, ferramentas complementares e a própria interface —, é possível que suas funcionalidades sejam quebradas ou a aplicação do ERP não funcione.

Dessa forma, para evitar que a API adicione muita complexidade ao setor, é necessário elaborar e implementar um bom plano de contingência.

3. Mantenha um profissional qualificado e um sistema de gerenciamento de APIs

Como falado, o gerenciamento de APIs é um processo complexo em implementações de softwares de qualquer tamanho. É provável, inclusive, que haja a necessidade de implantar mais de uma API para conectar totalmente as funcionalidades do ERP.

Isso envolve vários pontos de vulnerabilidade a serem monitorados, inúmeros pontos de complexidade a serem mantidos e mais diversos pontos de falha em potencial.

Um programa de gerenciamento de API e um profissional qualificado para atuar no setor podem auxiliar nesse sentido. Os maiores problemas são conseguir mão de obra adequada e arcar com os altos salários exigidos pelo cargo.

4. Lembre-se de que APIs são suscetíveis a vulnerabilidades

Assim como acontece com qualquer sistema operacional conectado pela rede, APIs integradas com ERP são suscetíveis a falhas operacionais — principalmente na API, que cria uma brecha por meio da qual arquivos maliciosos e hackers podem acessar as informações da empresa.

Dessa forma, é preciso implementar ações de segurança da informação em todos os dispositivos. Firewall e sistemas de segurança de endpoints são essenciais para que as vulnerabilidades sejam monitoradas e controladas adequadamente.

Defina uma pessoa responsável pela segurança da API, monitore-a e restrinja seu acesso. Além disso, realize auditorias para apurar as ações do desenvolvedor e garanta que a segurança seja considerada em qualquer situação.

5. Conte com um id original armazenado externamente

Manter dois registros diferentes entre sistemas distintos caracteriza falta de integração. Para reverter isso, é preciso referenciar os recursos usando uma chave primária (denominada de id original), existente em um sistema externo em comum para todo o sistema.

Ao criar um registro único por meio de um id original, é possível informá-lo em caso de atualização para backup do mesmo banco de dados no sistema.

6. Escolha um sistema que sincronize os dados entre softwares e suas versões

A sincronização de dados por meio da atualização entre o sistema em operação e o sistema externo deve criar uma identidade numérica que salva as alterações internamente. Assim, é possível consultar os registros modificados desde aquela data.

A tendência de mercado é a criação de sistemas que já promovam a integração de ERP com APIs — em vez do desenvolvimento da própria aplicação pela empresa adquirente do software. Essa solução é a mais efetiva e promissora para aumentar a segurança, a agilidade e a produtividade da organização.

Quais as vantagens da integração de ERP com APIs?

O principal objetivo de um ERP é automatizar os processos do negócio para tornar as operações mais eficientes e fornecer maior visibilidade do que ocorre na empresa. Mas para alcançar esses benefícios, a empresa precisa integrar o ERP com seus outros sistemas.

Isso pode ser difícil por causa da idade dos sistemas, sua arquitetura e da necessidade de integrar novos aplicativos no ERP original.

Vamos conferir algumas vantagens de fazer isso da forma correta!

Integração de múltiplos sistemas

A maior parte das empresas tem a tendência de instalar módulos do mesmo fornecedor de ERP no começo da implementação dessa solução. Mas, ao longo do processo, os requisitos operacionais se expandem, os relacionamentos mudam e as companhias acabam adquirindo módulos adicionais de outros fornecedores.

Com isso, não basta mudar a integração existente com outros aplicativos, mas o sistema precisa dar suporte à transformação de dados para vários formatos adicionais de arquivos.

Quando a arquitetura de TI é muito estreita, pode ficar caro e demorado adaptá-la na hora dessas mudanças. Já a integração com APIs permite que a comunicação entre módulos e programas transcorra de forma suave o tempo todo.

 

Informação em tempo real

Tradicionalmente, os processos de integração dos ERPs eram escritos por um processo “batch oriented”, ou seja, orientado em lotes. Isso quer dizer que um grande número de tarefas era executado por vez, sem interação humana entre cada operação. Essa estratégia funcionava bem quando a meta era atender a integrações “voltadas para dentro”, ou seja, unificar informações para uso interno da empresa.

Hoje, porém, cresce a necessidade de fornecer dados para fora. Inclusive, alguns sistemas, como portais na web e aplicativos de celular, pedem informação em tempo real. Essa demanda não pode ser atendida pelas implementações de ERP tradicionais, o que requer integração com APIs novas.

Paradigma da integração

Com a expansão dos programas do tipo SaaS (software como serviço) e dos aplicativos móveis, as empresas precisam também integrar-se a sistemas externos que incluam aplicações baseadas na nuvem e plataformas móveis que utilizem protocolos mais novos e em constante evolução. Isso torna estratégico escolher uma abordagem em integração atualizada com esses protocolos e que acompanhe a evolução dessas tecnologias.

Otimização de tempo

A integração maximiza os benefícios do ERP em produtividade. Menos tempo será perdido tentando fazer um programa conversar com outro ou tentando traduzir um arquivo .csv para ser refeito em tabela. O processo de integração das APIs em si também pode ser bastante rápido.

Um Enterprise Service Bus (ESB), por exemplo, pode acomodar novos aplicativos facilmente. Sempre que um novo aplicativo estiver pronto, a equipe de TI pode incorporá-lo à infraestrutura existente. ESBs usam componentes individuais, de forma que o processo fica escalável e distribuível, garantindo alta confiabilidade. Finalmente, seu design modular permite adoção incremental conforme cresce a disponibilidade de recursos.

Mais segurança nos processos

Como as APIs atuam “nos bastidores”, é fácil ignorar suas capacidades. Mas elas agem em tarefas como:

  • autorização de servidor;
  • serviços de item (checar quantidade e disponibilidade);
  • preços de item (identificar preço, conferir unidade de medida, etc.);
  • serviços de imagem (localizar imagem ou thumbnail, definir imagem);
  • rastreador de modificações;
  • impressão de formulários (documentos, pacote, ordem de compra, DANFe, etc.)

Em todas essas funções, a cibersegurança é de importância fundamental e as APIs permitem garantir maior proteção dos dados na transição entre um programa e outro.

Qual a diferença entre API de integração e Hub de integração?

Um Hub de integração serve para integrar dados que fluem via batches (lotes). O princípio é que a integração será feita uma única vez e em um só lugar. Cada aplicativo acaba fazendo a integração à sua maneira, e diferenças sutis entre eles tornam os dados finais inconsistentes. Processos subsequentes de integração, com armazéns e fornecedores, por exemplo, trarão à tona as inconsistências na forma de problemas com a qualidade dos dados.

O Hub pode ser útil em alguns casos, como quando sua empresa quer se conectar a um marketplace (ou seja, vender produtos num site terceirizado em vez de em site próprio).

Uma plataforma de integração via APIs é mais complexa, abrangente e consistente. Ela pode se conectar a APIS já existentes, acessar dados legados e permitir a transmissão de dados em tempo real, como já vimos. Essa escolha representa a aposta do seu negócio no futuro, pavimentando a arquitetura digital da empresa para a adoção de tecnologias como blockchain, big data, machine learning e Internet das Coisas.

Por que investir em integração de ERP com APIs?

Ao integrar as APIs com o ERP automaticamente, a empresa pode:

  • investir em ações personalizadas para aplicações de cloud computing;
  • aumentar sua mobilidade;
  • reduzir os esforços de programação;
  • adaptar-se ao advento da Internet das Coisas (IoT) e à Indústria 4.0.

Saber o que é API de integração pode trazer muitas vantagens para o seu negócio. Com esse tipo de ferramenta, é possível aumentar a produtividade, reduzir erros, integrar múltiplos sistemas, obter informação de qualidade em tempo real e aumentar a segurança da informação.

Plataformas de integração são mais abrangentes do que os Hubs, que têm aplicação mais limitada. Além disso, com elas, sua empresa maximiza os benefícios do ERP e fica preparada para as atualizações no futuro.

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