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Como fazer o alinhamento entre o TI e os demais setores?

A gestão de TI se tornou, nas últimas décadas, uma função de destaque em empresas de todos os ramos e de todos os portes. Além de funcionar como apoio às diversas áreas das empresas, o setor de TI passou também a atuar enfaticamente no planejamento e na gestão das corporações

A dependência dos sistemas informatizados em todos os departamentos cresce constantemente, forçando o setor de TI a se modernizar e automatizar, sempre focando na redução de custos e na melhoria dos processos internos, além do inter-relacionamento com os mais diversos parceiros.

Para que objetivo dos projetos de TI seja alcançado, é essencial que o setor de tecnologia da informação esteja alinhado com as outras áreas da empresa. Sem essa integração o êxito dos projetos fica sob um risco imenso.

O objetivo deste post é mostrar o papel do setor de tecnologia da informação dentro de uma organização, a importância do alinhamento entre o TI e os demais setores e como isso deve ser feito. Se você é um gestor da área de TI, este post foi feito para você. Confira!

O papel do setor de TI nas organizações

Foi na área contábil financeira que, no final dos anos 1970, se iniciou o processo de informatização das empresas no Brasil. A contabilidade, os controles financeiros e os cálculos da folha de pagamento constituíram o tiro de largada para essa evolução que se mantém ininterrupta até os dias atuais.

Com o advento da microinformática, já nos anos 1980, a tecnologia deixou de ser utilizada somente pelas grandes empresas e migrou também para companhias de todos os portes.

Atualmente com os avanços nas áreas de comunicação, com a redução dos custos de hardware e software e com a democratização da informação conseguida com a utilização da internet, o papel da TI extrapolou seus objetivos iniciais. Além de apoiar a empresa para alcançar suas metas, o setor de TI se tornou um ativo importante para a manutenção e o crescimento dos negócios. E, em algumas empresas, a TI é o próprio negócio.

Hoje ela está presente desde o momento da entrada do funcionário ou de um produto em uma empresa, até o controle final do recebimento e pagamento dos insumos. Todos os setores estão interconectados e integrados a uma plataforma de sistemas que mantêm todas as operações em funcionamento. Raros são os casos de empresas que não possuem um sistema de gestão.

Nenhum setor da economia moderna é capaz de funcionar sem o apoio e o suporte da tecnologia da informação. E a tendência é uma participação cada vez mais intensa da TI nos negócios. Sistemas autônomos, inteligência artificial, internet das coisas, enfim, todo um arcabouço tecnológico que está surgindo e evoluindo para facilitar a vida das pessoas e das empresas.

A importância do alinhamento entre o TI e os demais setores

Para que a participação do setor de TI seja decisiva é essencial que haja seu alinhamento com as outras áreas da empresa. Desde o mais singelo processo a ser automatizado até a mais complexa pesquisa utilizando big data, todas as demandas devem ser avaliadas, discutidas, ponderadas e definidas com a participação da área solicitante e a TI.

Várias situações abrangem mais de uma área solicitante para um mesmo desenvolvimento ou uma mesma implantação. Nesses casos, o alinhamento requer o envolvimento de gestores de todos os departamentos, exigindo um maior esforço para chegarem ao denominador comum que atenda a todos de maneira satisfatória.

O mais importante é que as definições alinhadas sempre estejam de acordo com a missão, a visão e os valores da empresa. Isso é absolutamente fundamental para o sucesso e o retorno positivo dos projetos implantados.

Independentemente do ramo da atividade ou do porte da empresa, alguns procedimentos devem sempre ser feitos para que haja um alinhamento adequado entre as áreas. A seguir citaremos alguns:

Comunicação eficiente

O principal ponto para o alinhamento com as outras áreas é realizar uma comunicação eficiente. Neste caso específico, entende-se por comunicação a apresentação da demanda e dos objetivos que deverão ser alcançados com o projeto em questão.

É essencial a realização de reunião de alinhamento, com todos os gestores envolvidos e também com a área técnica. De nada adiantará a elaboração de um projeto maravilhoso se a infraestrutura necessária não for suportada pelo setor de TI.

A apresentação dos requisitos deve ser feita em um local onde não tenha interrupções e que todos os participantes estejam focados no assunto. Em alguns casos a utilização de um espaço externo à empresa pode ser bem interessante para retirar os colaboradores do ambiente de trabalho.

Documentação

Todas as discussões, reuniões, registro de atas e definições deverão ser documentadas de acordo com as metodologias voltadas para tal. Essa documentação deverá estar disponível para todos os participantes envolvidos diretamente no projeto.

Transparência

A transparência deverá sempre estar presente em todas as etapas dos projetos, desde a elaboração do planejamento, passando pela execução, desenvolvimento, testes, ajustes e implantação. Nada deverá ser camuflado sob o risco de atrapalhar o desenrolar das atividades.

Liderança e gerenciamento

Deverá haver um líder ou gerente do projeto que será o responsável pela condução e coordenação das equipes e das atividades. Este líder deverá centralizar as informações, agendar as reuniões, administrar prazos e orçamentos, solicitar recursos humanos, bem como reportar, aos superiores imediatos, a evolução dos trabalhos.

Normalmente o responsável pelo setor de TI, o CIO — Chief Information Officer — da empresa assume esse papel por possuir maior conhecimento do ambiente e ter bom trânsito entre as áreas.

Acompanhamento

Acompanhar as atividades é também crucial para um bom alinhamento e uma boa execução das tarefas. Existem softwares que podem auxiliar nesse acompanhamento. Importante também o acompanhamento orçamentário para que o projeto não saia da previsão inicialmente aprovada.

Divulgação

Outro ponto que facilita muito o alinhamento e também a execução das tarefas é a divulgação ou apresentação da evolução dos projetos. Isso faz com que todos vejam como estão os trabalhos, evitando privilegiar uma ou outra área, e também para que seja percebida a evolução dos mesmos.

 

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