A gestão administrativa pode ser entendida como a base para todos os processos operacionais e gerenciais de uma companhia. Já a financeira, por sua vez, é a que faz a roda girar e viabiliza estratégias para todas as áreas de uma empresa.
Neste texto, mostraremos a importância da gestão administrativa e financeira nas indústrias. Explicaremos também quais são os objetivos dessas duas áreas e, ainda, a relevância de cada uma dentro de uma organização.
Na sequência, traremos 7 boas práticas para otimizar essas duas áreas, incluindo questões como realização do planejamento, definição dos objetivos e metas, controle das finanças, organização das atividades e informações, uso de softwares de gestão, realização do controle do orçamento, qualificação da equipe, etc. Confira!
Qual é a importância da gestão administrativa e financeira?
Não dá para negar que uma gestão financeira eficiente é crucial para que grande parte das decisões administrativas sejam devidamente executadas. Isso acontece porque a realidade do caixa diz muitas coisas sobre o momento de uma organização. E mesmo que o departamento administrativo e o financeiro trabalhem lado a lado, há diferenças nos termos.
A gestão administrativa está relacionada, por exemplo, ao setor operacional e comercial, às decisões de gerenciamento de pessoas e aos documentos fiscais e tributários. Entre as suas responsabilidades, podemos destacar a construção de um plano estratégico, a definição de um regime de tributos ou o estabelecimento de políticas de atendimento.
Já a gestão financeira é como se fosse o coração de uma empresa, pois ela viabiliza estratégias que afetam diretamente todos os setores da companhia. Seu principal objetivo é controlar as finanças, o que é crucial para que o negócio cresça de forma sustentável. É ela que permite aos gestores decidir o que, quando e como fazer.
Enquanto a área administrativa tem como funções controlar procedimentos administrativos e organizar processos gerenciais, a financeira busca o controle do caixa, a projeção de custos, o planejamento financeiro, a aplicação dos recursos, entre outras particularidades.
Ao conhecer esses conceitos, fica mais claro que o sucesso de uma organização depende de uma boa gestão administrativa e financeira. Como dissemos, são áreas interligadas e que precisam trabalhar em conjunto e sintonia.
Boas práticas para realizar uma gestão administrativa e financeira eficiente
A seguir, você confere 7 boas práticas para realizar um trabalho de sucesso na gestão administrativa e financeira:
1. Faça um bom planejamento
Para que a gestão administrativa e financeira na indústria aconteça da melhor forma possível, é essencial que haja um bom planejamento. Isso é preciso tanto para tirar uma empresa do papel quanto para gerenciá-la no dia a dia ou estabelecer objetivos e metas futuras.
Temos que deixar muito claro que não existe negócio de sucesso sem um efetivo planejamento. Esse plano precisa ser permanente e deve propor, executar, analisar e corrigir as devidas estratégias. Além disso, é muito importante lembrar que a necessidade do planejamento é válida para qualquer momento da empresa.
Se existem sobras de dinheiro no caixa, por exemplo, o planejamento será muito importante para que a organização faça os melhores investimentos. Contudo, caso a companhia esteja no vermelho, o plano acaba se tornando uma chave para resolver o problema e reverter o quadro.
2. Defina objetivos e metas
Essa dica é complementar à realização de um bom planejamento da gestão administrativa e financeira. Os objetivos são realizar algo, ou seja, definir onde se quer chegar. É por meio deles que a empresa terá a direção que quer e deve realizar, servindo como uma espécie de guia para alcançar os resultados esperados.
Em outras palavras, os objetivos refletem a posição que a companhia deseja ocupar no futuro. A empresa pode, por exemplo, querer aumentar o faturamento em 30% ao ano ou conquistar 30 novos clientes. Tudo isso direcionará e motivará os colaboradores a concentrarem seus esforços para concretizar aquilo que foi previamente traçado.
As metas, por sua vez, podem ser definidas como os objetivos de forma quantificada. Quando falamos desses conceitos, nos referimos a determinadas tarefas que precisam ser feitas regularmente, a fim de que os propósitos estabelecidos sejam alcançados.
Nesse contexto, é válido ressaltar que as metas são temporais e essencialmente ligadas a prazos. Isso significa que elas representam pequenas ações que precisam ser realizadas continuamente — diária, semanal e/ou mensalmente –, a fim de que o objetivo seja alcançado de maneira clara, prática e eficiente.
Para voltarmos ao exemplo de aumentar o faturamento da empresa em 30% ao ano, uma das metas do gestor e dos funcionários será elaborar novas estratégias para o aumento de vendas, de forma a deixar a companhia cada vez mais próxima de concretizar o objetivo definido.
3. Controle as finanças
Conforme destacamos, a área financeira acaba, necessariamente, refletindo em todos os setores da organização. Nesse sentido, tudo deve começar com um planejamento específico para esse setor.
- controle aquilo que entra e sai: é importante ressaltar que os valores de entrada devem ser maiores do que aqueles de saída;
- registre tudo o que acontece: além dos valores de entrada e saída, é muito importante adotar uma postura para registrar absolutamente tudo relacionado às finanças. Com isso, será possível ter uma visão mais precisa da saúde financeira da organização como um todo;
- conte com o apoio de uma ferramenta eficiente: no caso, o ideal é que a empresa contrate um bom software de gestão (logo abaixo, reservamos um tópico exclusivo para falar disso de forma detalhada);
- estude e busque dicas sobre o assunto: procure cursos, livros, mentores e outros recursos para que você se mantenha sempre atualizado em relação à área financeira da empresa;
- faça da gestão financeira uma rotina na empresa: quando você adia o registro de informações financeiras na companhia, mais dados são acumulados e, por isso, é possível que você fique perdido. O ideal é realizar o controle financeiro diariamente, de forma que tudo esteja o mais claro possível.
4. Organize os processos da empresa
Organizar os processos de uma companhia é essencial para que a empresa conquiste seus objetivos e bata suas metas. Entre as vantagens de fazer a organização dos processos, podemos destacar que o empreendimento ganha:
- mais agilidade: afinal, são identificados erros e as atividades desnecessárias são completamente eliminadas;
- mais eficiência: os processos se tornam mais enxutos, o que aumenta a eficiência da organização;
- consumidores mais satisfeitos: com processos organizados, a empresa faz com que seus clientes fiquem mais satisfeitos com seus produtos e serviços.
Para organizar os processos da melhor forma possível, em primeiro lugar, é preciso mapeá-los, ou seja, desenhar o fluxo das atividades da organização de forma a identificar entradas, saídas e ações. Dessa maneira, os gestores estarão habilitados para analisar o que está funcionando e aquilo que está gerando gargalos.
Essa etapa também envolve questões como a adoção de novas tecnologias, a organização das atividades, o compartilhamento de dados e informações, uma melhor comunicação, entre outras particularidades.
5. Qualifique os funcionários da empresa
Como todos sabemos, as pessoas são o principal ativo de uma organização. Por conta disso, capacitar a equipe é essencial para que a empresa tenha uma boa gestão administrativa e financeira.
Uma vez que todos os profissionais da companhia estejam devidamente capacitados de acordo com as suas respectivas funções, a administração empresarial se torna muito mais fácil de ser realizada.
Quando os times contam com total domínio em relação aos seus setores, eles passarão a lidar com imprevistos de uma forma mais prática, rápida e eficiente, mantendo a companhia muito mais produtiva. Por isso, invista em cursos e em outros treinamentos para os funcionários.
Um gestor da área de finanças, por exemplo, deve sempre se atualizar, pois as melhores práticas do mercado estão mudando de forma muito rápida. Além disso, quando passam por capacitações, os funcionários se sentem mais motivados e se tornam muito mais produtivos, o que é essencial para o sucesso da organização.
6. Aumente a produtividade da equipe
Essa dica é complementar ao item anterior. Com funcionários devidamente treinados, é natural que eles tenham maior produtividade. No entanto, ainda assim, é possível que parte da equipe esteja com algum tempo ocioso. Se for o caso, é preciso ter algumas atitudes para que 100% do potencial das pessoas seja utilizado.
Isso não quer dizer que a empresa deve estimular as pessoas a trabalharem até elas estarem completamente estafadas. O que queremos dizer é que esse trabalho seja feito de forma mais inteligente e estratégica. Ou seja, a ideia é que o gestor avalie se o pessoal está executando suas tarefas de acordo com os processos estabelecidos, otimizando a produção e trazendo muitas vantagens para a companhia.
7. Conte com um bom software de gestão
Como não poderia deixar de ser, para realizar uma gestão administrativa e financeira eficiente é preciso contar com um bom software de gerenciamento. Se você está levando a administração do seu negócio de forma manual, saiba que isso pode atrasar os processos, gerar burocracias e ainda trazer muitas dores de cabeça para a empresa.
Nos dias atuais, com a evolução da tecnologia, é praticamente obrigatório contar com um sistema que apresente soluções completas e englobe todos os setores de uma empresa. Dessa forma, a companhia terá maior segurança com relação às informações, o que trará diversos benefícios, como otimização do tempo, atualizações em tempo real e acesso aos dados de qualquer lugar.
Um bom sistema de gestão está preparado para integrar processos dos mais diversos setores de uma empresa e pode, por exemplo, auxiliar na organização das contas a pagar e a receber, no fluxo de caixa e na conciliação bancária, assim como contribuir para uma melhor e mais efetiva tomada de decisões, entre outras atividades que possibilitam ao gestor do negócio ter maior produtividade e se dedicar a questões mais estratégicas da companhia.
Importância do papel do gestor na indústria
A importância do papel do gestor na indústria é elevadíssima porque, essencialmente, esse profissional é responsável por aplicar e desenvolver práticas de gestão essenciais para que os processos da organização sejam realizados com eficiência. Dotado de uma capacidade empreendedora, ele é uma peça-chave para que os funcionários sejam produtivos e a empresa sempre ganhe competitividade no mercado.
Além disso, o gestor sempre trabalhará com foco na redução de custos e com o desafio de garantir que todo trabalho seja realizado com a máxima qualidade. Para que ele execute o seu serviço da melhor forma possível, deverá conhecer as particularidades de cada função, assim como o funcionamento de linhas de produção, sistemas de gestão, entre outros aspectos.
A rotina de um bom gestor da indústria também inclui administrar atividades no chão de fábrica, uma vez que ele precisa atuar como um intermediador em casos como, por exemplo, demandas dos funcionários, acompanhamento de custos, aquisição de máquinas, entre tantas outras situações.
Como vimos ao longo do texto, a gestão administrativa e financeira na indústria requer muitos conhecimentos, habilidades e competências. No entanto, quando as coisas acontecem de forma planejada, é possível realizar um trabalho de sucesso adotando as melhores práticas estabelecidas no mercado.
Ao utilizar as ferramentas adequados, se dedicar aos processos e, principalmente, às pessoas que trabalham na empresa, é possível reduzir gastos, realizar investimentos de forma inteligente e, assim, elevar o faturamento e conquistar o sucesso no mercado. Embora essa não seja uma tarefa fácil, é totalmente possível de ser alcançada.
Se você gostou deste texto e acredita que ele pode ser útil para o crescimento do seu negócio e dos seus projetos como um todo, leia agora mesmo os 7 cuidados que você precisa ter para realizar a gestão de documentos fiscais. E, para ficar por dentro dos nossos novos conteúdos, assine nossa newsletter.
