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Gestão de documentos fiscais: 7 cuidados que você precisa ter

O departamento de gestão fiscal é responsável por garantir a correta administração dos aspectos tributários de uma empresa. E, conforme o crescimento da instituição, a demanda aumenta significativamente, o que torna o processo de organização de documentos fiscais uma medida primordial para o seu sucesso.

Receber, validar, analisar e armazenar corretamente os documentos requerem a estruturação de diversas estratégias. E, para se ter uma administração segura, é preciso que todos os setores da organização atuem de forma integrada.

Quando o trabalho fiscal é feito de forma assertiva, a empresa consegue reduzir custos, evitar multas e outras penalizações legais. Diante disso, as rotinas diárias passam a ser mais simples e assertivas, possibilitando que o planejamento tributário seja mais eficaz.

Quer saber quais os cuidados que você precisa ter para garantir uma boa gestão de documentos fiscais? Acompanhe o post de hoje e fique por dentro do assunto!

1. Faça o controle do fluxo de caixa

Entre as atribuições da gestão fiscal está, também, o controle de caixa, pois, para garantir a correta prestação de contas, é preciso conhecer as receitas e despesas da empresa. Para tanto, todas as contas a pagar e a receber devem estar devidamente registradas.

Oriente os responsáveis pelo caixa a anotar absolutamente tudo e a guardar os documentos comprobatórios para evitar esquecimentos. Afinal, de posse dessas informações, é possível identificar os problemas com antecedência e, se for o caso, até mesmo ajustar o planejamento financeiro da empresa.

2. Garanta a organização dos documentos físicos

Sabemos que não é possível eliminar de vez todos os documentos físicos, pois existem alguns processos que precisam ficar arquivados por algum tempo, inclusive por questões legais. Notas fiscais e recibos, por exemplo, não podem ser descartados antes de 5 anos.

Entretanto, toda essa papelada deve estar devidamente organizada para facilitar sua vida. Por isso, centralize tudo em um único local: de preferência, uma sala de arquivo. Após definir o local exato para armazenagem dos papéis, é hora de separá-los da seguinte forma:

● por categoria — estabeleça uma classificação para cada tipo de documento (nota fiscal, boletos, fichas cadastrais, etc.). Para facilitar, utilize etiquetas coloridas para cada uma, com isso você reduz o tempo de busca pelos arquivos futuramente;

● ordem alfabética ou data — cada documento pode exigir uma forma específica de arquivamento, mas, em geral, a opção por ordem alfabética ou data é muito utilizada pelas empresas por facilitar o trabalho de organização e a manutenção do arquivo.

3. Organize os arquivos de forma eletrônica

Após organizar o acervo físico, digitalize todos os documentos fiscais. Trata-se de uma cópia extra que garante que seus arquivos fiquem seguros contra eventuais danos físicos, afinal o papel se deteriora com o tempo.

Esse procedimento garante, ainda, que os mesmos possam ser encontrados com maior comodidade e agilidade, pois, dependendo do sistema de armazenagem, eles podem ser acessados de forma remota, inclusive fora da empresa.

De uma maneira simplista, esse processo pode ser feito por meio de uma pasta na rede, entretanto o ideal é contar com o auxílio de um software de gestão, uma vez que ele garante maiores controle e segurança para sua empresa.

4. Reduza a quantidade de papéis

Agora que os arquivos físico e virtual estão devidamente organizados, muitos papéis passam a não ter nenhuma relevância, então, não há razões para guardá-los. Portanto, seja seletivo e identifique quais documentos podem ser eliminados, como cópias simples, anotações, rascunhos, entre outros.

Vale lembrar que documentos fiscais também podem e devem ser descartados. Porém, é preciso obedecer às regras de temporalidade determinadas pela legislação brasileira. O ideal é analisar cada caso para evitar problemas futuramente, todavia existem softwares especializados que atuam de acordo com as disposições legais e podem te ajudar a tornar esse processo mais rápido e seguro.

Gestão de documentos fiscais para ter mais eficiência na empresa

5. Mantenha uma rotina de organização

Crie uma rotina para que sua documentação fiscal fique sempre organizada. O ideal é mobilizar e capacitar os colaboradores de todas as áreas da empresa, em especial os envolvidos na gestão fiscal, financeira e contábil, para que eles consigam fazer o registro diário de documentos.

Oriente a equipe a não deixar documentos avulsos em cima das mesas, caso eles ainda não possam ser arquivados, sendo preferível colocá-los em pastas. Além de evitar que os documentos se percam, um ambiente de trabalho organizado ajuda a aumentar a produtividade.

6. Defina um responsável pelo arquivo

Atribuir a responsabilidade do arquivo físico a um colaborador é uma medida bem interessante. Com isso, a pessoa consegue orientar os demais membros da equipe e encontrar os arquivos com maior facilidade quando forem solicitados.

Ao evitar que muitas pessoas mexam nos documentos, você também evita problemas com a desestruturação do acervo. Uma dica para escolher o profissional correto é assegurar-se de que o mesmo saiba exatamente a forma de organização do arquivo.

7. Utilize a tecnologia como aliada

A tecnologia possibilita a automatização de vários processos empresariais e, consequentemente, ajuda a desburocratizar tarefas, reduz custos, aumenta a produtividade. Outro ponto positivo do software de gestão é que todos os processos são baseados nas determinações legais, e assim você consegue evitar falhas que podem ocasionar juros e multas.

Dessa forma, implementar um sistema de gestão empresarial integrado (ERP) é fator primordial para garantir que todos os departamentos trabalhem de forma harmônica e integrada. Todavia, para conseguir escolher o ERP ideal, é importante observar alguns fatores, como:

● possibilidade de total integração com os outros departamentos da instituição;

● frequência de atualizações e correções de bugs;

● personalização por meio da estruturação de módulos específicos para o seu modelo de negócios;

● acompanhamento e análise de informações em tempo real.

O departamento fiscal é um dos mais complexos. Por isso, embora seja necessário estruturar medidas de organização manual para os documentos fiscais, somente com o uso de um sistema específico você consegue assegurar a segurança dos dados. Portanto, faça da tecnologia a sua melhor aliada!

Agora que você já sabe como gerenciar documentos fiscais, que tal descobrir “como os módulos do ERP influenciam em decisões financeiras”? Leia o artigo agora mesmo e conquiste resultados cada vez mais positivos para sua organização.