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Guia do ERP: como escolher o melhor para sua empresa

Já imaginou ter as informações da sua empresa concentradas em um único ambiente e apenas disponibilizá-las para quem realmente tem ligação com a tarefa? Pois bem, graças ao ERP, isso já faz parte da realidade de boa parte dos negócios em nosso país.

Nesse cenário de modernização, o número de soluções ofertadas no mercado são muitas. No entanto, os resultados nem sempre são positivos e boa parte desses fracassos se justifica pelo investimento na ferramenta errada, que não proporciona um bom encaixe às necessidades do negócio. Então como saber qual é a decisão mais acertada? O guia do ERP pode ajudá-lo nessa missão!

Elaboramos um post para que você entenda de uma vez por todas o que deve ser avaliado ao contratar esse tipo de recurso. Continue a leitura e descubra!

Como escolher o sistema ERP?

Entendidas todas as vantagens geradas, é hora de adquirir o sistema de gestão automatizada, certo? Errado! Saber as funcionalidades do sistema é um excelente começo, porém a fase de escolha requer outros conhecimentos. Então, o que não pode faltar no ERP para a aquisição da ferramenta apropriada?

O primeiro cuidado ao analisar as ferramentas disponíveis no mercado é em relação às promessas milagrosas. Sistemas com o preço muito baixo e de rápida implementação costumam oferecer poucos funções — normalmente contam com pacotes básicos, que se encaixam em todos os tipos de negócios —, ou o fornecedor pretende compensar essa diferença no momento da implementação.

Definir qual é a solução adequada não é uma tarefa simples, visto que depende bastante das peculiaridades de cada negócio. Veja a seguir algumas dicas valiosas para ajudar nesse processo.

Defina suas necessidades

O ponto de partida para a escolha de um bom software de gestão ERP é fazer uma autoavaliação da empresa: quais são as “dores” que levam à necessidade desse tipo de aquisição, quais são as carências que se pretende corrigir e os objetivos almejados com essa estratégia.

O mais indicado é revisar todos os processos, tomar nota do que você acredita precisar de automatização — as atividades que serão potencializadas com o sistema. Isso vai prepará-lo para saber se o potencial software serve ou não para o seu caso e, também, para que o fornecedor entenda qual solução oferecer.

Nesse momento, ainda é importante dar destaque para as características peculiares do seu negócio, detalhes que o diferenciam dos demais, pois são esses itens que garantem a parametrização ideal.

Verifique o know-how do fornecedor

Ao avaliar um investimento destinado à melhora dos resultados da organização, é importante lembrar que a qualidade do produto não é o único requisito que o torna uma boa alternativa ou não.

Não adianta, por exemplo, você adquirir excelentes ferramentas, se na fase de implementação o fornecedor não presta um atendimento satisfatório, não ensina o cliente como explorar todas as funcionalidades do sistema e não oferece um suporte eficiente.

Nesse sentido, a bagagem desse parceiro no mercado, isto é, o know-how que ele tem dentro do segmento, tem um grande peso para alcançar uma experiência bem-sucedida.

Procure referências dessa empresa – se ela atua com credibilidade, se vai estar à sua disposição caso tenha dificuldades, se vai atender aos seus critérios de personalização. Isso diminui as chances de prejuízos e dores de cabeça no futuro.

Uma excelente forma de certificar-se da credibilidade do parceiro e, ao mesmo tempo, da eficácia do sistema é observar se esse fornecedor reúne cases de sucesso, especialmente com empresas similares à sua, pois isso é sinônimo de que ele já tem um conhecimento prévio na área e terá mais propriedade ao dar assistência.

Avalie sua estratégia

O sucesso de um ERP depende essencialmente de um planejamento de implementação realista. Para tanto, nessa etapa inicial, é indispensável o alinhamento das estratégias com os objetivos e metas da companhia.

É nesse cenário que uma análise coerente do negócio e dos usuários faz toda a diferença. Não adianta contar com as ferramentas mais modernas se não há uma sinergia entre os procedimentos adotados e os responsáveis por executar as tarefas. Dificilmente conseguimos alcançar o topo do mercado utilizando os caminhos errados.

Portanto, verifique se as suas estratégias são coerentes com o panorama da empresa. Dar um passo além da sua capacidade técnica naquele momento pode frustrar uma boa oportunidade de crescimento.

Faça um planejamento

Uma solução funcional requer muito mais do que estruturar um conjunto de ações de instalação. É preciso se certificar, por exemplo, de como os funcionários serão inseridos na nova realidade.

Afinal, se eles não assimilam bem como lidar com os recursos que têm em mãos, o software perde a efetividade e o seu projeto tem grandes chances de fracassar.

Lembre-se de que o plano estratégico deve ser desenvolvido antes do veredito, ou seja, antes de fechar a parceria com o fornecedor, a fim de evitar surpresas desagradáveis no futuro.

Para empresas que tem poucos funcionários, um sistema simplificado é capaz de atender perfeitamente às suas necessidades, sobretudo se o software conta com a metodologia de armazenamento em nuvem.

Já para empreendimentos com grande número de colaboradores, estratégias diferentes serão exigidas — há um maior volume de processos controlados pelo software, o que normalmente demanda recursos mais complexos.

Logo, o planejamento será uma peça-chave para que você compreenda todos os custos envolvidos, procedimentos, estruturação do fluxo de trabalho, etc.

Estabeleça um orçamento

A fixação de um limite de capital disponível para investir é mais um guia para a escolha do ERP ideal. Os custos desse tipo de ferramenta variam bastante, desde os modelos grátis até os que exigem um pouco mais do seu bolso.

Assim, um orçamento predeterminado funciona como ótimo parâmetro para eleger potenciais fornecedores. Até porque não faz sentido dedicar o seu tempo avaliando algo que você não vai adquirir.

Nesse quesito, vale se atentar ao detalhe de que quanto maior o grau de personalização, mais altos serão os preços. Por isso, o mais interessante é encontrar um equilíbrio entre o custo-benefício estimado e a realidade financeira do empreendimento.

Considere a complexidade de implantação

A metodologia utilizada para incorporar o ERP à rotina de trabalho da empresa é outro critério que precisa ser observado antes da escolha do fornecedor, afinal, isso vai impactar diretamente as operações e custos necessários para atingir o seu pleno funcionamento.

Na maioria dos casos, é indispensável ter um programa de treinamento dos funcionários e até mesmo dos gestores. Ademais, o incorporador tem um papel fundamental no sucesso da estratégia.

Se esses detalhes não são medidos e planejados antes, o processo de implementação pode se tornar um tanto complicado e perder a potencialidade de seus recursos.

Mensure resultados

Cumpridas todas as etapas de implementação, não significa que o trabalho encerrou por aí, ao contrário, o gestor deve acompanhar constantemente os indicadores de desempenho, principalmente se o ERP está trazendo resultados positivos ou não.

Em vista disso, use a seu favor os KPIs que melhor se apliquem ao seu modelo de negócio e verifique se existe alguma falha no emprego da ferramenta, ou ainda se ela não está cumprindo com o prometido.

Se o sistema deixa a desejar, não hesite em discutir com o fornecedor as possibilidades de aperfeiçoamento ou até mesmo trocar de ERP.

Quais são os principais tipos de sistema ERP?

ERP em nuvem

Os ERPs em nuvem são sistemas que funcionam no modelo de Software as a Service, ou simplesmente SaaS, via de regra disponibilizados como um serviço de assinatura.

Nessa categoria, os dados do empreendimento ficam hospedados no servidor do fornecedor, em um ambiente virtual, ou seja, na nuvem. E a vantagem é que eles podem ser acessados remotamente, desde que haja serviço de internet.

Para tanto, a empresa vai precisar de um navegador e do acesso a uma boa rede web. Quanto ao trabalho do fornecedor, este é responsável pelo suporte e gestão da ferramenta.

ERP on premise

O ERP on premise, também conhecido como ERP local, é aquele que requer instalação do software no hardware e nos servidores da empresa, e depende de ser administrado por uma equipe de TI.

ERP de baixo custo

Os sistemas de baixo custo são algo bem próximo dos softwares gratuitos — eles têm por objetivo o atendimento de empresas com baixa complexidade ou que estão começando. Mas como já é esperado, há várias limitações e, em algum momento, haverá a necessidade de investir em outro ERP.

Os ERPs de baixo custo normalmente são amigáveis e de fácil manuseio, porém dependem de uma estrutura mínima e um nível de autoatendimento.

Quando implementar um sistema ERP?

A postura ideal de um empreendimento em relação a essa tecnologia é implementá-la o quanto antes, isto é, não esperar o surgimento dos problemas — comprometendo o desempenho da atividade e causando prejuízos financeiros — para tomar uma atitude.

Contudo, infelizmente a realidade é outra. A maioria dos empresários somente enxerga a necessidade de implantação de um software ERP depois que as coisas já estão fora de controle — quando há falhas na comunicação interna, dificuldade para mensurar a produtividade e eficiência dos processos, etc.

Então, se você deseja se manter competitivo no mercado, a recomendação é planejar esse investimento e colocá-lo em prática o mais rápido possível. Não resta dúvidas que as inovações tecnológicas têm muito a somar a qualquer tipo de empreendimento.

Mas para os gestores mais conservadores, o conselho é que, ao menor sinal de que as coisas estão seguindo para uma direção ruim, a opção por incorporar um bom software de ERP seja considerada.

Qual é o custo de aquisição de um ERP?

A importância de um sistema de gestão ERP e suas respectivas funcionalidades são temas bastante discutidos no cenário empresarial. E a partir do momento que o gestor passa a conhecer a ferramenta, uma certa curiosidade deve surgir na sua cabeça: quanto custa para implementar essa tecnologia?

Como mencionado, podemos encontrar desde o programa grátis até os que valem alguns milhares de dólares.

Ademais, o que se pode adiantar é que soluções envolvendo sistema de armazenamento em nuvem apresentam custos que são diferentes dos casos de armazenamento local.

Quais as vantagens em adotar o sistema ERP da Consistem?

A Consistem Sistemas é uma empresa de tecnologia que já está há três décadas atuando no desenvolvimento de softwares de gestão empresarial, contemplando os mais variados segmentos do mercado com soluções inovadoras para uma performance de excelente qualidade.

Com uma cultura de investimentos voltada para pesquisa, treinamentos, equipamentos de última geração, desenvolvimento de inovações e abertura de novos mercados, a Consistem tem por objetivo promover um crescimento contínuo e planejado a partir da qualidade dos seus sistemas e serviços comercializados.

O software ERP da empresa é denominado CSW e apresenta funcionalidades capazes de atender, individualmente, a diferentes nichos do mercado, com todo o suporte para potencializar as operações cotidianas de uma organização e a expertise de profissionais bem qualificados.

Entre os principais benefícios do ERP CSW, podemos destacar:

  • ampliação das informações gerenciais;
  • agilidade e automatização dos processos;
  • simplificação de toda a gestão;
  • metodologia de implantação já testada e aprovada;
  • promoção de melhoria contínua.

A escolha do sistema de gestão ideal é uma decisão um tanto complexa, sobretudo ao levar em consideração a sua crescente oferta no mercado. Dessa maneira, estudar o guia do ERP certamente deixará o gestor mais seguro para fazer as suas avaliações, mapear as devidas necessidades do negócio e encontrar aquele que melhor se adapte aos seus objetivos.

Gostou das dicas? Agora que você já conhece todos os cuidados necessários para escolher um ERP para o seu empreendimento, aproveite para baixar gratuitamente o nosso e-book: Guia do gestor de TI – Tudo que você precisa saber sobre ERP.