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Planejamento de produção: por que as indústrias devem apostar nessa estratégia?

Planejamento de produção é o processo administrativo responsável por assegurar, em uma indústria, que haverá matéria-prima, pessoal e outros itens necessários para a produção de acordo com o cronograma definido.

Em outras palavras, é gerenciar a empresa de modo que as coisas certas estejam no lugar correto e na hora ideal para cumprir as metas de produção e atender às demandas do mercado, com o mínimo de gargalos, atrasos ou desperdícios.

Neste artigo, você vai entender como funciona o planejamento de produção. Logo em seguida, vai conhecer os principais benefícios de adotar essa metodologia. Finalmente, vai compreender um pouco sobre como o módulo PPCP pode contribuir para esse processo. Confira!

Como funciona o planejamento de produção?

O planejamento serve como guia para as atividades de produção da indústria. Ele define as tarefas e a sequência na qual elas devem ser realizadas para atingir uma meta de produção, de modo que todas as equipes envolvidas saibam quem precisa fazer o que, quando, onde e como.

Um plano de produção ajudará seu negócio a cumprir metas em menos tempo e com menor custo, ao melhorar o fluxo de processos, reduzir o tempo de espera entre uma operação e outra e otimizar o aproveitamento de planta, equipamento e estoque.

Para fazer isso, é preciso alinhar o planejamento à estratégia de negócios, bem como contar com o apoio de todos os departamentos da empresa, tais como compras, marketing e finanças (confira, por exemplo, os benefícios de módulos ERP em decisões financeiras).

Esse planejamento pode ser realizado em cinco passos. São eles:

Passo 1: Prever a demanda pelo produto

Estime a demanda de modo a saber quantas unidades de determinado produto você precisa produzir durante um período específico (como uma semana, um trimestre, um ano ou até determinada data comemorativa). É possível que você já tenha encomendas para aquele período, mas é importante prever quantas outras ordens de compra chegarão.

Existem métodos diferentes para prever a demanda. Uma técnica tradicional é se basear em informações históricas, ou seja, nas encomendas realizadas no mesmo período em anos anteriores.

Embora seja um método muito comum, você precisa considerar eventos internos e externos ao seu segmento de mercado que possam alterar os padrões do passado, como uma safra maior ou menor de matéria-prima, as mudanças cambiais, a entrada ou saída de concorrentes e os avanços tecnológicos.

Passo 2: Determinar opções potenciais de produção

Essa parte lembra aqueles problemas de matemática da época da escola: calcular as diferentes opções para cumprir uma certa meta.

Por exemplo: suponhamos que você queira fabricar 100 camisas. É preciso certa quantidade de máquinas, funcionários e tempo. É possível produzir 100 camisas com um só funcionário e uma única máquina (em tese, sai mais barato, mas leva muito tempo). Outro extremo é fazê-las muito rapidamente, o que requer grande quantidade de funcionários e máquinas. Entre um extremo e outro, existem diferentes combinações de custos e tempos.

Comece essa etapa mapeando os diferentes passos do seu processo de produção. Separe as tarefas independentes das que devem ser feitas em sequência. Por exemplo: a entrada de algodão na fábrica não tem relação com a produção de embalagens. Já o processo de encaixotar as mercadorias depende de elas ficarem prontas.

Em seguida, determine os recursos necessários para cada tarefa. Vamos pensar em outro exemplo: uma processadora de castanhas. Você pode descobrir que, depois de armazená-las no congelador, os funcionários precisam aguardar várias horas antes de poder separá-las. Portanto, faz mais sentido deixar essa tarefa para o fim do expediente, de modo a trabalhar com elas já descongeladas no começo do dia seguinte.

Veja como combinações diferentes de recursos levam a tempos e custos diferentes de produção:

  • Recursos humanos: verifique a quantidade, a disponibilidade e o custo de pessoal para cada fase. Confira se vale a pena pagar horas extras ou adicional noturno ou se é possível concentrar as tarefas durante o dia;
  • Maquinário: identifique as máquinas necessárias. Confira custos de manutenção e substituição. Se o custo de parar a produção for superior ao de manter um equipamento de “estepe”, considere ter uma máquina ociosa de reserva para ser usada caso alguma quebre;
  • Materiais: tenha em mãos uma lista de toda a matéria-prima necessária e de onde ela vem. Verifique a confiabilidade dos fornecedores e registre o tempo médio de entrega. Essa é uma das partes-chave do processo de produção;
  • Estoque: manter um estoque alto custa caro. Já um estoque baixo demais é arriscado nos casos em que a demanda sofre grandes flutuações. Uma boa gestão de estoque ajuda a reduzir custos e a não perder market share quando a demanda exceder sua produção.

Passo 3: Escolher a opção mais eficiente

Feito o exercício do passo 2, compare o custo e o tempo de cada opção e, então, escolha a que utiliza de forma mais eficiente os recursos e que cumpre a meta no prazo necessário. Essa opção vai servir para maximizar a capacidade operacional do negócio e definir prioridades da administração.

Certifique-se de que a empresa dá conta de arcar com os custos envolvidos na estratégia escolhida: compra de materiais, aluguel de plantas, escritórios e maquinário, folha de pagamento, conta de luz, impostos, etc.

Além disso, não basta traçar o plano e guardá-lo. Você precisa compartilhar o planejamento de produção com todas as equipes e departamentos envolvidos, incluindo RH, compras, financeiro, marketing e outros. Se todo mundo souber o que fazer, quais materiais e equipamentos usar e quando entregar as etapas, toda a operação vai transcorrer de forma mais suave.

Passo 4: Fazer monitoramento e controle

O planejamento de produção não é como uma encomenda de delivery, na qual a gente diz o que quer e depois espera. A administração precisa assegurar que as operações ocorram de acordo com o planejado. É preciso desenvolver um sistema de controle para detectar problemas o mais breve possível, de modo a fazer correções antes que seja tarde.

Um exemplo simples é dividir a meta do período por metas menores correspondentes. Por exemplo: sua fábrica precisa entregar 120 cargas por ano. Ou seja, 10 por mês. Se em um determinado mês a produção ficou abaixo de 10 unidades, será necessário acelerar o desempenho no mês seguinte. É melhor fazer assim do que correr atrás do prejuízo apenas na véspera do prazo final.

Passo 5: Realizar ajustes

O planejamento de produção precisa ser flexível, de maneira a acomodar mudanças nas demandas dos clientes. Uma ordem de compra pode ser cancelada ou alguém pode precisar de mais do que era antecipado. Além disso, a estratégia deve levar em conta todos os riscos ao longo do processo, como as chances de uma greve, aumento no preço do combustível ou a possibilidade de um fornecedor atrasar.

Desenvolva um plano para mitigar esses riscos. Lembra-se do nosso exemplo das 10 cargas por mês? O ideal poderia ser entregar 11, 12 ou mais. Assim, mesmo se ocorrer qualquer problema ao longo do ano, haverá uma margem de segurança para cumprir a meta original.

Quais são os principais benefícios de adotar o planejamento de produção?

Produção sem paradas

Com o planejamento de produção, seus processos estarão desenhados de forma a minimizar o tempo de cada tarefa. O funcionário do chão de fábrica não precisa ficar parado esperando a matéria-prima chegar. Qualquer equipamento (congelador, forno, esteira, etc.) estará sempre nas condições certas para fazer o trabalho.

E quando chegar a hora de despachar a mercadoria, a quantidade correta de caminhões estará a postos. Tudo isso significa maior rendimento do seu investimento em pessoal e em máquinas.

Entregas no prazo

O planejamento ajuda seu negócio a não deixar clientes na mão. Como o tempo de produção é reduzido, você entrega mais em menos tempo e há menores chances de atrasar o cumprimento de uma encomenda.

Redução de problemas com fornecedores

Uma das principais fontes de atrito entre indústria e fornecedor são os erros de comunicação, e isso muitas vezes deriva da falta de métodos claros. Se sua indústria é pouco organizada, pode ser que peça a um fornecedor uma quantidade de matéria-prima em um prazo que parece razoável, mas do ponto de vista dele pode não ser tão simples assim.

Com o planejamento, sua indústria melhora o relacionamento com o fornecedor e até o poder de barganha. Com isso, pode encomendar quantidades maiores e para prazos mais longos, além de pedir descontos. E, claro, comprovar por A+B que, se ele não entregar o que você precisa, então será preciso recorrer ao concorrente.

Redução de desperdícios

Toda indústria enfrenta o problema do desperdício. Alguns materiais são perecíveis, outros sujam ou saem de moda e ainda existem aqueles que ficam ultrapassados. O desperdício também pode vir da subutilização de equipamentos, como um alto-forno ou um maquinário que consome uma quantidade similar de energia mesmo operando abaixo da capacidade.

Tudo isso advém da falta de planejamento, quando a indústria estima incorretamente a demanda ou faz o processamento de forma improvisada. Uma estratégia bem definida ajuda a aproveitar ao máximo os insumos e a maximizar retornos.

Materiais na quantidade certa

O planejamento de produção ajuda sua indústria a assegurar que seus meios estarão à altura de suas ambições. Uma vez que você determine quanto precisa produzir e em quanto tempo, será capaz de encomendar a quantidade correta de matéria-prima (naturalmente, com alguma folga), de modo a não deixar parte da capacidade ociosa aguardando ela chegar.

Mais do que a quantidade, o planejamento também envolve o tempo de entrega por parte do fornecedor.

Maior qualidade do produto

O controle de qualidade afeta diretamente a satisfação dos clientes, a reputação da marca e os lucros. Quando o cliente compra um produto defeituoso, isso pode resultar em perda de receitas. O planejamento de produção ajuda gerentes, supervisores e funcionários a identificarem defeitos antes que eles cheguem ao consumidor.

Analisar os defeitos ajuda a identificar os erros que os causam e, uma vez corrigidos, isso leva a melhorias nos processos. Naturalmente, entregar produtos de alta qualidade é uma das formas mais eficientes de vencer a concorrência.

Custos operacionais mais baixos

O planejamento de produção ajuda a reduzir os custos associados a erros, desperdícios e baixa qualidade. A estratégia ajuda a gestão a calcular e a cortar as despesas de operações ineficientes. Vale ressaltar que os custos operacionais são determinantes para uma indústria sobreviver e competir. Ao reduzi-los, as organizações podem conquistar mais market share e aumentar a lucratividade.

Melhores decisões

Sem as informações corretas, fica difícil para os gestores comandarem suas equipes ou monitorarem seus sistemas de produção. Ferramentas de alta qualidade de gestão de tempo, como um sistema ERP na produção industrial, permitem à gerência diferenciar variações normais no fluxo de trabalho de deficiências ou gargalos sérios. Fica mais fácil discernir as causas de uma variação na produção, como um equipamento quebrado, erro humano ou procedimentos ineficientes.

O planejamento de produção define prioridades e, portanto, ajuda a gerência a tomar decisões melhores. Por exemplo: é mais urgente consertar uma máquina ou cobrar a matéria-prima do fornecedor? Depende do momento e da situação.

Como o módulo PPCP pode contribuir para o planejamento de produção?

Como você já deve saber, um ERP é desenhado e implementado em diferentes módulos, de acordo com as necessidades da organização. As mais complexas terão maior número de módulos, e uma indústria terá módulos diferentes dos que são utilizados em um pequeno comércio, por exemplo.

PPCP é a sigla para Planejamento, Programação, Controle e Produção. Trata-se de um módulo com várias ferramentas para automatizar tarefas do planejamento de produção e tornar mais fácil o acompanhamento das metas. Ele vai orientar processos, antecipar falhas detectadas e ajudar no controle de qualidade.

Ao automatizar uma série de tarefas, o módulo PPCP do ERP deixa o gestor com mais tempo para conceber estratégias, pensar no longo prazo e consultar a equipe para inovar e implementar novos métodos de produção.

O planejamento de produção é uma atividade de importância fundamental nas indústrias. Ele ajuda a reduzir desperdícios, a cumprir metas no prazo, a melhorar a qualidade dos produtos e a produzir mais gastando menos. Seus muitos benefícios podem ser conhecidos em todas as etapas, da relação com os fornecedores ao clima no chão de fábrica. Aliás, essa solução impacta, inclusive, a satisfação dos clientes.

Achou este post interessante? Sempre existe mais para aprender sobre as etapas da automação industrial. Confira nosso artigo “Qual a importância do módulo PPCP em um ERP?” e saiba mais sobre as funções específicas dessa metodologia.