A rotina de trabalho em escritórios ou departamentos de contabilidade, via de regra, é pesada. Afinal, são muitas burocracias e normas complexas que contadores e funcionários precisam lidar, além de um volume de informações gigantesco. Por isso, na maioria das vezes, a parte de gestão em si acaba deixando a desejar.
É nesse momento que entram em cena as ferramentas contábeis destinadas à otimização de tarefas, pois elas simbolizam a automatização de trabalhos que geralmente ocupam bastante tempo e, por isso, aumentam as chances de cometer erros. Essa é uma excelente alternativa para que os objetivos de fortalecer o desempenho da empresa sejam alcançados.
Para ajudá-lo a entender essa dinâmica e como ter uma performance de excelência, preparamos uma lista com 7 das ferramentas mais importantes para potencializar o seu trabalho. Siga a leitura e confira!
Principais desafios dos contadores para garantir agilidade e eficiência
O trabalho em uma contabilidade envolve o contato com um dos assuntos mais complexos dentro do cenário de prestação de serviço: cuidar dos recursos econômicos de outras empresas e pessoas.
Nesse sentido, as ferramentas contábeis são peças de extrema relevância para se transmitir segurança e conquistar credibilidade no mercado. Isso porque a atividade é cercada por um grande contingente de dados, e a falta de procedimentos automatizados naturalmente faz com que aconteçam mais erros.
Além disso, quando se tem bons dispositivos em ação, ocorre um ganho exponencial de produtividade, que resulta também na redução de custos e do prazo para cumprimento das tarefas.
No que diz respeito às demandas que dão origem à necessidade de implementação dos recursos mais modernos, alguns dos problemas mais recorrentes são:
Falta de conhecimento em gestão
Um dos grandes obstáculos para a otimização de tarefas de um escritório contábil é a falta de experiência gerencial do contador. O mais comum é que eles tenham uma boa bagagem para análise de relatórios gerenciais e saibam mensurar resultados financeiros, porém, muitas vezes, a visão ampla de liderança não é desenvolvida.
Em virtude disso, o empreendedor contábil deve aprofundar seus conhecimentos no papel do gestor propriamente dito, seja participando de cursos específicos, procurando se manter atualizado sobre as novidades da área, adquirindo tecnologias para melhorar a execução das atividades, entre outras ações. Enfim, é um processo de evolução contínuo.
Ausência de metas definidas
Outro erro comum dos escritórios contábeis e que reflete diretamente nos resultados é não possuir metas claras para o seu negócio. Conseguir mais clientes, aumentar o faturamento ou se tornar uma referência no mercado são objetivos básicos de todas as empresas.
Mas o que deve ser feito para atingir esse patamar? Quais as estratégias e caminhos que serão utilizados para alcançar e se manter no topo? Esse é um dos principais obstáculos a uma gestão contábil eficiente.
Comunicação interna
Se existe um fator que muitas vezes pode ser encarado como algo secundário, mas que causa impactos positivos ou negativos para uma companhia, é o seu poder de comunicação.
Se não há um diálogo transparente entre gestor e colaboradores, possivelmente alguns deles não estarão cientes das regras da empresa. Sendo assim, não conseguirão entender bem suas funções do dia a dia, para executarem as atividades de forma correta ou simplesmente compartilharem dados com agilidade. Naturalmente, esses fatores podem fazer com que as falhas aconteçam com mais frequência.
Se você assume um número de declarações de Imposto de Renda bem superior ao de costume, por exemplo, e não leva isso ao conhecimento dos funcionários — não discute qual seria a melhor divisão desses trabalho —, muitos problemas podem surgir durante a prestação do serviço e causar dores de cabeça para os responsáveis.
Desse modo, contar com instrumentos que viabilizem a comunicação interna representa um dos primeiros passos para quem busca aprimoramento e maior capacidade em atender às demandas dos clientes e parceiros com sucesso.
Melhores ferramentas contábeis para potencializar os resultados da sua empresa
Por mais que uma empresa consiga recrutar os melhores talentos do mercado, a falta dos recursos adequados põe em xeque a atuação de todos os envolvidos.
E, nesse contexto, independentemente da estratégia de gestão planejada, as tecnologias são o caminho para se posicionar entre os melhores players do mercado. Mas como saber qual delas o seu escritório de contabilidade precisa?
Opções não faltam, porém é interessante que as escolhas se complementem, isto é, que sirvam para fortalecer todas as áreas da empresa e tragam dinamismo para os processos em geral.
Para que você entenda os principais pontos a serem avaliados, confira a seguir quais dessas opções vale a pena utilizar.
1. Organize a sua equipe em departamentos
O ponto de partida para otimizar a rotina do seu escritório de contabilidade é ter uma divisão clara das atribuições de cada funcionário.
Quando a estrutura é de menor porte, naturalmente os colaboradores e até mesmo o gestor acabam acumulando tarefas. Mas à medida que o volume de trabalho aumenta, a departamentalização se mostra uma mudança bastante necessária.
Se cada funcionário tem as suas funções delimitadas, a tendência é que ele adquira cada vez mais expertise para realizá-las, tornando o processo ágil e eficiente.
Além disso, evita-se também a confusão quanto ao cumprimento das tarefas, de modo que alguma delas deixe de ser executada ou então que duas pessoas percam tempo fazendo o mesmo trabalho.
Um escritório de porte médio comporta a criação de setores como:
- contabilidade;
- financeiro;
- fiscal;
- RH;
- arquivo.
Outra vantagem da departamentalização é a maior capacidade para mensurar a produtividade individual e do grupo como um todo. Isso facilita inclusive a ação de identificar falhas que estão comprometendo os resultados do escritório.
2. Adote soluções em nuvem para arquivar documentos
A justificativa para a necessidade de investir em soluções de armazenamento em nuvem baseia-se em três pilares: a economia de espaço, de tempo e de dinheiro.
Primeiramente porque uma empresa de contabilidade lida com um grande fluxo de documentos. Agora imagine tudo isso na forma física, quanto papel é gerado e toda a infraestrutura exigida para arquivá-los de maneira apropriada, a fim de que possam ser localizados facilmente quando necessário.
Os papéis implicam em uma série de despesas acessórias que não podemos ignorar. Gasto com o uso de impressoras, compra de armários e pastas, envio de documentos via correio ou profissionais especializados e até mesmo o aluguel de um local específico para tal finalidade. Todos esses custos são praticamente eliminados ao se adotar o uso de documentos e processos digitais.
Nesse contexto, a tecnologia de armazenamento em nuvem representa uma excelente solução para quem busca aliar eficiência com redução de custos.
Com essa metodologia, o contador e o seu time podem acessar informações e registros em qualquer lugar, sem grandes complicações para encontrarem o que precisam.
Os arquivos em nuvem ainda oferecem maior segurança se comparados ao papel, visto que seu sistema possui recursos de proteção contra falhas ou invasões de terceiros. Muitas dessas ferramentas oferecem inclusive cópias de segurança automática, na hipótese de algum item ser deletado por engano.
Ademais, se o escritório decide investir na incorporação de um software ERP, os dados de todos os setores ficarão reunidos, contribuindo bastante para melhorar a performance do gestor e dos demais membros da equipe.
3. Implemente ferramentas para gestão de tempo e fluxo de tarefas
Organizar um cronograma de atividades e ao mesmo tempo fazer com que os funcionários sejam produtivos não é uma missão nada simples. Por isso, ferramentas contábeis para gestão de tempo se tornam excelentes aliadas para aprimorar os desempenhos.
Porém os sistemas geralmente funcionam com o cadastro dos funcionários envolvidos nos processos da empresa e respectivas atividades: quais as tarefas previstas, quem vai executar e quais os prazos de entrega.
Além disso, alguns desses softwares também comportam o registro de dados sobre os clientes, enriquecendo assim a capacidade de personalização e qualidade do trabalho.
A partir dos registros no sistema de gestão automatizada, o administrador tem acesso ao panorama do escritório e pode identificar os pontos fracos que necessitam de reestruturação, além de acompanhar de perto os indicadores de desempenho.
4. Utilize ferramentas de escrituração contábil
A escrituração contábil nada mais é do que o registro de tudo que acontece na esfera patrimonial da empresa. Portanto, nesse processo, gera-se um grande volume de dados, que, quando administrados de forma manual, elevam a exposição a riscos. Com as ferramentas automatizadas, as chances de erros são praticamente eliminadas.
5. Aposte nos sistemas de cobrança
O controle do fluxo de capital é sempre um trabalho desgastante em qualquer empreendimento, sobretudo a parte de receber os pagamentos dos clientes. A boa notícia é que hoje já existem tecnologias que realizam essa incumbência de forma automática, realizando as seguintes tarefas:
- geração de notas;
- emissão de boletos;
- controle dos pagamentos efetuados;
- envio de avisos para clientes inadimplentes, entre outras.
Portanto, essa ferramenta é bem interessante, tendo em vista que libera o gestor para se ocupar com atividades mais importantes, já que ele não precisa se preocupar em controlar o vencimento de inúmeros contratos, nem ter dores de cabeça para cobrar os clientes.
6. Incorpore canais de comunicação
Quando o assunto é eficiência, nada mais importante para os bons resultados de uma empresa do que uma boa comunicação interna. E com os escritórios de contabilidade não é diferente.
Nesse sentido, além de estabelecer um diálogo claro e objetivo, contar com o auxílio de softwares específicos torna a conversação da equipe mais rápida e eficaz, o que reflete diretamente em ganho de produtividade.
Por meio desses canais internos, é possível transmitir documentos automaticamente, criar discussões de assuntos em grupos específicos, enfim, resolver diversas situações com agilidade.
Outro aspecto positivo de se investir nos recursos de comunicação é que eles também repercutem nos ambientes externos, trazendo mais facilidade para a interação com clientes e parceiros, o que fortalece a imagem da empresa.
7. Use um certificado digital
Não restam dúvidas de que as inovações tecnológicas vieram para revolucionar a prestação de todas as categorias de serviços. Afinal, elas estão entre as grandes responsáveis pelo crescimento sustentável de muitos negócios.
Levando em consideração a rotina de alguns setores da economia, a exemplo da contabilidade, o contato com o mundo digital faz surgir uma nova demanda: o uso de certificado digital.
Embora tal ferramenta ainda não seja obrigatória, ela oferece uma excelente relação de custo-benefício para quem deseja otimizar tarefas no dia a dia da empresa. O certificado digital é uma ferramenta de identificação, pois assegura a validade legal para a assinatura de uma pessoa em documentos eletrônicos.
Para empresas de contabilidade, contar com o auxílio desse instrumento permite a assinatura de contratos digitalmente, sem limitação de estar no escritório ou precisar se deslocar para um lugar específico. Como muitas tarefas são executadas via internet nos dias de hoje, o certificado também será bastante útil para:
- envio de declarações;
- assinaturas de nota fiscal;
- transações bancárias, etc.
Como um sistema ERP pode ajudar a transformar sua gestão contábil
Dentro do tema tecnologia da informação, uma ferramenta em especial merece a atenção dos gestores: os softwares ERP – Enterprise Resource Planning, ou simplesmente Sistema de Gestão Empresarial.
Ao incorporar o sistema ERP aos seus processos, os registros gerados por todos os departamentos estarão integrados ali, a poucos cliques das partes envolvidas. Nele, estarão concentradas as informações contábeis e financeiras, os balancetes, as movimentações de caixa e os contratos. Tudo isso sendo acompanhado em tempo real.
Os ERPs ainda são capazes de processar, analisar resultados e emitir relatórios com bastante rapidez e confiabilidade dos dados transmitidos. Desse modo, a ferramenta é uma excelente solução para um gerenciamento de alto nível nos escritórios de contabilidade.
As ferramentas contábeis, quando bem estruturadas, acrescentam vantagem competitiva ao empreendimento, já que os processos se tornam mais ágeis e precisos, motivando os colaboradores a produzirem cada vez mais. No fim das contas, a empresa não ganha somente em termos de otimização, mas também aumentam as suas chances de conquistar a confiança e fidelizar clientes com um atendimento de excelência.
Gostou do post? Viu como o auxílio das tecnologias pode ser decisivo para o sucesso do seu negócio? Então aproveite para continuar aprimorando os seus conhecimentos e entenda como planejar o ano contábil utilizando um ERP.
