A gestão de compras de uma empresa requer um planejamento integrado, pois está diretamente relacionada ao setor financeiro e ao atendimento de uma demanda que nem sempre é previsível, o que torna esse processo tão estratégico, principalmente em empresas do setor metalmecânico.
É importante que todos os passos, desde a decisão da compra até a sua efetivação, sejam delimitados e seguidos, de forma que o fluxo de caixa não seja comprometido com compras desnecessárias, altos custos de manutenção de estoques e contratação demasiada de mão de obra.
Da mesma forma, realizar uma compra aquém da necessidade momentânea da empresa pode acarretar taxas de ociosidade de colaboradores, parada de máquinas (com a espera pela chegada dos insumos) ou redução da oferta de produtos acabados, o que diminui o índice de satisfação de clientes e a confiabilidade da empresa no mercado.
Para ajudar a prevenir essas e outras situações, confira o post de hoje, que irá mostrar como um ERP pode facilitar o processo de gestão de compras por meio da realização de cotações com fornecedores da indústria metalmecânica. Confira!
O que observar na gestão de compras
É imprescindível realizar algumas ações que direcionam as atividades de compra em uma organização. Como:
- análise do negócio com base na capacidade de armazenamento da empresa, das disponibilidades em caixa, da estratégia escolhida para garantir a eficácia do processo produtivo, da logística de distribuição, entre outras decisões;
- verificação da real necessidade da aquisição, para que não seja criado um estoque desnecessário, que gere custos de manutenção e frequentes taxas de obsolescência;
- organização do estoque para que decisões sejam tomadas de forma assertiva, com base nas informações disponibilizadas pela gestão da cadeia de suprimentos;
- suspensão ou complementação da compra, para garantir conformidade com a real necessidade da empresa.
O sistema ERP na gestão de compras
Além da gestão da cadeia de suprimentos, um ERP permite o controle global de todas as áreas de uma organização por meio da integração do fluxo de informações e sincronização das atividades.
Especificamente no processo de gestão de compras, o software é responsável por contabilizar um grande volume de material, com conferência automática da requisição das notas fiscais eletrônicas, antes mesmo da chegada da mercadoria, pelo arquivo XML.
Além disso, é possível associar ferramentas de controle ao software, como leitores de código de barras e QR Code, por exemplo, que facilitam a entrada da mercadoria no sistema, reduzem o tempo de elaboração de inventários e proporcionam precisão na contabilização do estoque.
Essa alimentação sistematizada gera uma base de dados unificada, desprovida de redundâncias, antes comuns em processos contábeis, o que também reduz:
Integração do ERP ao processo de aquisição de materiais
As atividades de gestão de compras envolvem uma série de decisões relacionadas aos prazos de compra e venda, assim como à formação de preços em função das mudanças na oferta e na demanda das mercadorias.
Nesse sentido, um ERP pode auxiliar o gerenciamento de compras, pois:
Auxilia na análise de fornecedores
Um sistema ERP beneficia o relacionamento entre empresas parceiras, visto que facilita a escolha do fornecedor ideal: aquele que oferece itens adequados, a preços competitivos, cumpre os prazos previamente negociados e atende às demandas sempre de forma eficiente.
Isso ocorre porque é possível consultar o histórico de compra de cada produto ou o preço da mercadoria na última nota fiscal, o que inibe a prática de preços diferenciados ou condições de venda convenientes para o fornecedor e prejudiciais para o cliente.
Possibilita o planejamento de necessidades
Um sistema ERP também minimiza a ocorrência de aquisições desnecessárias, com a consulta dos itens que atingiram o volume de estoque mínimo.
Por meio do software, é possível acompanhar o status do pedido, gerenciar o insumo em cada fase do processo produtivo, identificar gargalos e realizar os ajustes necessários para reduzir os efeitos negativos para a organização.
Além disso, pode-se analisar a margem de contribuição de cada produto, o que possibilita que os gestores desenvolvam estratégias para aumentar ou diminuir a venda de determinado item, a fim de melhorar os resultados da empresa.
Mantém as informações organizadas
Organizar o setor financeiro e integrá-lo ao setor de compras pode ser a ação que falta para verificar a liquidez do negócio.
Por meio de um sistema eficiente, é possível fazer a cotação de serviços e produtos e reduzir o custo de aquisição da mercadoria para, então, praticar preços mais competitivos, reinvestir na ampliação do negócio ou aumentar as margens de lucro nas vendas.
As tendências para o setor de compras
Vale ressaltar que, com o avanço tecnológico e a automação de processos, surgem alternativas que prometem otimizar a gestão de compras. Entre elas, estão soluções de:
- aquisições online (e-Procurement), com a possibilidade de obter preços mais competitivos e negociar melhores prazos de pagamento;
- adequação dos sistemas à Internet das Coisas (IoT), conceito que vem tomando forma no mundo corporativo e busca agilidade para a execução de processos internos, como a consulta de estoque no sistema do fornecedor ou a realização de encomendas por meio da troca eletrônica de dados no formato M2M (machine to machine).
Uma gestão de compras eficiente garante todas essas vantagens se estiver associada ao uso da tecnologia, o que gera valor ao negócio e possibilita que a empresa assuma vantagens competitivas frente ao mercado.
Em empresas do setor metalmecânico, essa necessidade é ainda mais evidenciada, já que o segmento é caracterizado pela alta rentabilidade e necessidade constante de gerenciamento e utilização de técnicas específicas em seus processos.
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