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Como relatórios Drill Down ajudam na identificação de falhas?

Relatórios Drill Down dão ao usuário a capacidade de ver dados e informações com mais detalhes em vários níveis hierárquicos, por meio de uma exploração multidimensional de todas as categorias do arquivo.

A ação executada, que é chamada drilling down, está associada a outras denominadas drilling up, drilling to a related item, drilling to detail ou drilling out e permite mais rapidez na visualização de informações no acesso de planilhas e softwares e na busca de respostas para as questões estratégicas de um negócio.

Dessa forma, é possível utilizar relatórios de Drill Down para ver, em um nível mais alto ou em contraste, os dados trabalhados, especificar a relação dos valores e quantidades necessárias para uma análise posterior e assim, identificar gargalos operacionais com mais facilidade.

Este post tem o objetivo de mostrar como a tabulação cruzada e relatórios drill down podem ajudar na identificação de falhas em uma empresa. Confira!

O que é método de tabulação cruzada e como ele se apresenta?

Uma tabulação cruzada é uma forma mais simples de análise, muito utilizada para processar dados estatísticos, em que as informações são alocadas em duas dimensões, semelhante a planilhas do Excel (com linhas e colunas).

Planilhas podem ser suficientes para encontrar relações lógicas e condicionais quando lida-se com poucas variáveis para análise, como, por exemplo, um relatório de total de vendas por vendedor.

Quanto maior o nível de detalhamento, sistemas mais complexos serão exigidos, com configuração para que num mesmo relatório seja possível a realização do drilling e também buscar o período de tempo e a localidade onde a venda ocorreu, por exemplo, num movimento de “subir ou descer” em meio ao dado especificado.

Como o Drill Down acontece?

Os dados podem ser organizados de várias formas para mostrar tanto o nível hierárquico detalhado como o geral. Veja como a seguir:

● em janelas configuradas para revelar os detalhes quando clicadas pelo usuário;

● exibidos em uma região específica, como uma tabela ou gráfico, por exemplo, que se localizam em um canto do documento ou dentro de outra área de dados;

● em um relatório subscrito que está completamente contido em um relatório principal;

● como dados detalhados em relatórios;

● em relatórios separados que são exibidos quando um usuário clicar no link.

O Drill Down é uma ação em comum a todos esses tipos, em que é possível ocultar qualquer item, como também mostrar todos eles de forma simultânea.

Dessa forma, a aparência de cada nível do relatório é semelhante: o que muda é o grau de granularidade dos dados, que diminui à medida que a busca é mais aprofundada.

Em vez de levar o usuário a um nível mais granular dos dados, percorrê-lo leva a um relatório relevante para as informações que estão sendo analisados.

Esse drilling pode acontecer não só em relatórios: ocorre também quando, num desktop, por exemplo, clica-se em várias pastas e elas sobrepõem-se, até que seja encontrada a informação desejada.

Como posso utilizar os relatórios Drill Down para o Business Intelligence?

Os relatórios Drill Down permitem ao usuário passar de uma informação para outra enquanto ainda se analisa o mesmo conjunto de dados.

Dessa forma, os dados são organizados e exibidos conforme a demanda para análise e permitem que os usuários entendam melhor os relatórios para tomar decisões mais assertivas.

Isso privilegia uma gestão estratégica que tem como objetivo a redução de custos, análise e correção de processos internos, benchmarking de concorrentes ou a identificação de novas oportunidades de negócio.

Nesse contexto de Business Intelligence facilitado por relatórios Drill Down, as informações coletadas apresentam-se acompanhadas de um contexto em que é possível não só comparar resultados de um período anterior com o atual, por exemplo, mas também apresentar diversas razões ou fatores que tiveram influência direta nos processos.

A análise de desempenho realizada por métricas e KPI (Key Performance Indicator) também é facilitada, com um volume maior de informações, acessíveis em tempo real, de forma abrangente e organizada.

Se o objeto de análise é um e-commerce, por exemplo, é possível visualizar ao mesmo tempo índices de stock out, dados da distribuição dos itens, vendas realizadas por produto, margem de contribuição e tantas outras informações disponíveis e integradas no cadastro de mercadorias.

Administrador utilizando relatórios Drill Down para analisar dados e informações

Quais as vantagens de relatórios Drill Down?

Possibilita avaliar dados de diferentes pontos de vista

Com relatórios Drill Down os dados são visualizados de diferentes pontos de vista, já que o percurso possibilita aos usuários analisar os mesmos dados por meio de relatórios distintos, analisá-los com novos recursos ou até mesmo exibi-los com outros métodos.

Essa facilidade aumenta muito a compreensão dos usuários, que têm aptidões diferentes conforme seu know-how, o que amplia o entendimento acerca de dados díspares e as razões detrás dos números.

Aprofunda conteúdos

O reconhecimento instantâneo de diferentes profundidades dos dados também permite analisar detalhadamente a composição dos números intrínsecos nos relatórios Drill Down.

Em pouco tempo é possível responder questões como qual o total de vendas, qual a quantidade de receita por PDV, quais as plataformas de venda com baixo desempenho e quais regiões do país geram mais receita, informações imprescindíveis para identificar falhas e corrigi-las em tempo hábil para alcançar melhores resultados organizacionais.

Não carrega o volume de armazenamento

Ao apresentar apenas uma camada de dados por vez, os relatórios Drill Down não sobrecarregam a capacidade de processamento do servidor, melhorando o tempo de consulta e o desempenho do relatório.

Desse modo, evita-se abrir vários documentos e planilhas ao mesmo tempo para obter grande volume de dados, além de preservar a integridade da informação, que pode correr o risco de ser alterada se for transferida de um documento para o outro, quando houver demanda para a elaboração de um relatório integrado.

A intenção de elaborar relatórios Drill Down é oferecer a sensação de familiaridade da interface dos dados em um único ambiente, uma espécie de Dashboard em que podem ser feitas descobertas em todos os níveis de acesso.

Aos olhos do usuário isso é vantajoso porque possibilita se acostumar ao estilo do gráfico e concentrar toda a energia do trabalho apenas na interpretação dos dados em si, o que favorece consideravelmente o Business Intelligence e, consequentemente, a identificação e correção de falhas no negócio.

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Nilo Meinchein

Nilo Meinchein

Diretor Comercial da Consistem

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