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Pedido de compras: como fazer e os principais cuidados nesse processo

Os resultados positivos de uma empresa dependem do bom funcionamento de todas as suas atividades internas e externas, bem como do alinhamento dos colaboradores com as diretrizes e estratégias planejadas de acordo com o perfil da organização — disso não restam dúvidas.

Entretanto, conseguir se manter entre os melhores players do mercado engloba a busca contínua do aproveitamento máximo dos recursos e a eliminação de gargalos no orçamento. Por essas razões, o pedido de compras é um serviço que merece atenção especial por parte dos gestores.

Você sabe como anda o desempenho das aquisições de produtos no seu negócio? Para ajudá-lo nessa missão, elaboramos um post destacando a importância do processo de compras e algumas excelentes práticas sobre como fazê-lo da forma correta. Curioso? Então continue a leitura e confira!

O que é o pedido de compras em uma empresa?

O pedido de compras de uma empresa consiste no instrumento pelo qual se formaliza a aquisição das mercadorias necessárias para o pleno funcionamento das atividades, desde a matéria-prima até os produtos indispensáveis para a rotina administrativa do negócio.

Trata-se de um documento contendo todos os detalhes que caracterizam a compra — informações essenciais para que comprador e vendedor cumpram com suas obrigações de maneira adequada. É no pedido de compras que serão especificados: os itens que estão sendo adquiridos, as quantidades solicitadas, a qualidade, o prazo, o local de entrega, entre outros fatores.

Também serão registrados os preços de tudo o que está sendo comprado, computando a incidência de impostos e o cálculo do frete. Enfim, quanto maior for a riqueza de detalhes, menores serão as chances de erros durante o processamento desses pedidos e maior será a garantia das transações.

No processo de simples compras de papel para o escritório, por exemplo, se foi contratada a quantidade “X”, mas nada constou no documento sobre o tipo de papel que a empresa desejava adquirir, é provável que surjam problemas em relação a esse pedido ou, no mínimo, uma menor eficiência para concluir a etapa de compra.

Qual a importância de cuidar da gestão do processo de compras?

Ao contrário do que muitos empreendedores ainda podem imaginar, o departamento de compras não é simplesmente uma parte burocrática na rotina de uma organização. Ele é uma área-chave que pode trazer bastante potencial competitivo.

Isso porque cuidar da gestão desse processo representa um ponto muito importante para o atendimento das demandas de cada setor dentro da empresa. Sendo assim, se ele apresenta um desempenho satisfatório, a tendência é que tudo funcione em harmonia, pois os recursos necessários para o trabalho estarão presentes.

Nesse cenário, a aquisição de insumos tem um papel de destaque para a competitividade do negócio à medida que os esforços dos profissionais responsáveis pelos pedidos de compra estão cada vez mais voltados à otimização de recursos.

O objetivo é conquistar condições mais atrativas de negociação. Pensando em uma série de fatores que vão além do preço, é preciso que a equipe esteja preparada e tenha estratégias poderosas para extrair um bom custo-benefício nas suas operações.

Diante da inegável relevância dessa área e do seu impacto na conquista de melhores resultados, a gestão eficiente do departamento de compras ainda pode gerar os benefícios listados a seguir. Acompanhe!

Redução de custos operacionais

Com o bom desempenho da equipe, isto é, um trabalho pautado em ações bem planejadas, estruturadas de acordo com as características do empreendimento e que busquem sempre as melhores cotações e relação de custo-benefício, o resultado natural é a otimização dos custos.

Nesse contexto, com base no auxílio de profissionais comprometidos e alinhados com as metas da empresa, combinados com o uso de sistemas tecnológicos de gestão, as operações ganham a segurança para se investir nas melhores alternativas de compra, bem como na diminuição de erros no momento de fazer os pedidos, o que implica em um orçamento mais enxuto.

Maior precisão na compra de materiais e matérias-primas

Conforme mencionado, a expertise na aquisição das mercadorias necessárias para o desenvolvimento das atividades de qualquer negócio deve levar em conta um conjunto de fatores que vão muito além do preço.

Assim, os profissionais devem estar atentos aos prazos, às quantidades e qualidade corretas e, sobretudo, ao volume de recursos da empresa.

Nesse sentido, não é interessante manter um estoque muito grande, pois as mercadorias paradas representam uma parte do capital que já foi investido, e um estoque muito grande é sinônimo de maiores despesas com armazenamento, aumento das chances de perdas ou avarias nos materiais, enfim, é sinônimo de prejuízo.

O caminho para uma gestão de compra eficaz é planejar um fluxo contínuo de reabastecimento, de maneira que as atividades nunca sejam interrompidas, mas que também haja o aproveitamento máximo dos insumos.

Poder de garantir os melhores fornecedores

Uma das principais atribuições de um gestor de compras é avaliar uma gama de fornecedores para, então, escolher os melhores parceiros no mercado e desenvolver uma relação de confiança com cada um deles.

Quando o trabalho é prestado com o devido profissionalismo, a tendência é cativar bons fornecedores e fortalecer essa ligação, de modo que a empresa possa contar com um leque de fornecedores de alta qualidade.

Essa variedade de parceiros de confiança reflete na tranquilidade que o empreendedor tem de não prejudicar o andamento das suas atividades por motivo de desabastecimento, pois na hipótese de o fornecedor “A” não poder atendê⁻lo, é possível recorrer à alternativa “B” ou “C”.

Melhor administração do volume de recursos

Com base em um planejamento adequado do sistema de gestão de compras, a tarefa de administrar e cuidar da organização dos recursos é um excelente caminho para a redução de desperdícios e gastos com materiais que não têm tanta utilidade. A lógica é adquirir apenas o necessário para determinado ciclo.

Quando se adquire materiais acima do ritmo de produção, uma parte do capital que poderia ser investido em outras áreas fica parado e, ainda, se armazenados em excesso, se corre o risco de perder alguma mercadoria antes de ser utilizada.

Otimização de tempo

O tempo é fator essencial para aquisições bem-sucedidas de uma empresa. Portanto, se não há um planejamento para que elas sejam realizadas em um intervalo adequado, é provável que em algum momento isso cause problemas no andamento da rotina da empresa e comprometa as expectativas de resultado.

Ao investir em um sistema automatizado, a parte burocrática do registro e a análise de informações são agilizadas. Muitos softwares, inclusive, emitem relatórios sobre todas as compras, então, dessa forma, também há uma economia significativa de tempo.

Como fazer uma gestão de compras eficiente?

Além da capacitação do seu time de colaboradores, a eficiência na gestão do pedido de compras é alcançada a partir da incorporação de um conjunto de estratégias na rotina do negócio. A seguir, destacamos as principais. Veja!

Analise bem os fornecedores

A primeira tática de compra de uma empresa é manter um bom relacionamento com mais de um fornecedor de determinado produto. Isso torna possível a negociação de preços mais atrativos e, principalmente, garante que a empresa não fique na mão por conta de indisponibilidade de mercadorias.

Dessa forma, é importante buscar parceiros com uma reputação de credibilidade no mercado — é um equívoco muito grande fechar um negócio vislumbrando apenas o preço. A confiança é um dos requisitos básicos para que as negociações fluam da melhor maneira possível.

Os gestores de compras devem ter em mente que cada fornecedor tem métodos próprios de funcionamento e, por isso, é preciso saber respeitar as diferenças para manter uma relação ética e segura.

Pesquise os preços

A maneira mais eficiente para conhecer os preços praticados no mercado é fazendo cotações, pesquisando o quanto cada fornecedor está cobrando pelos seus produtos, levando em conta todo o custo operacional até que a mercadoria seja entregue na sua empresa.

Muitas vezes, o gestor pode se deparar com itens da mesma qualidade, porém, o fornecedor A, que oferece aparentemente um preço mais em conta, tem o frete bem mais caro e solicita um prazo maior para a entrega do que o fornecedor B.

Assim, embora o fornecedor A inicialmente pareça a opção mais vantajosa, no fim das contas, ele não é a melhor alternativa naquele momento, e a pesquisa de preços vai ampliar a visão do gestor nesse sentido.

Para conhecer as propostas, é interessante que o departamento de compras elabore uma lista de orçamento com a descrição dos produtos que serão adquiridos, deixando bem claro questões como material, qualidade e quantidades. O próximo passo é enviar o orçamento para os fornecedores e avaliar as respostas.

Planeje a requisição cuidadosamente

A requisição de compras é um documento padronizado para que todos os setores façam a solicitação dos itens que precisam de reposição, uma espécie de formulário que é preenchido e depois encaminhado ao setor responsável pelas aquisições.

Para garantir o máximo de eficiência do processo, isto é, evitar transtornos por pedidos errados ou que não correspondam às expectativas, se faz necessário desenvolver o documento de requisição alinhado com o funcionamento da empresa.

Nesse contexto, é válido classificar os produtos por categorias e, até mesmo, identificar cada tipo de mercadoria por códigos. Além disso, o gestor deve aproveitar a fase de planejamento para estabelecer um calendário de compras, de acordo com o histórico de demanda de cada departamento.

Faça um bom follow up

O follow up é a atividade voltada para o acompanhamento dos pedidos de compras. E isso não quer dizer apenas em relação aos fornecedores, mas, principalmente, no controle de funcionamento de toda a rotina empresarial. É esse processo que vai assegurar que o fluxo de trabalho não seja interrompido.

Fazer um bom follow up é sinônimo de monitorar os indicadores de compras para tornar o seu planejamento mais eficiente e trazer eficácia para a rotina empresarial.

Utilize a tecnologia

A tecnologia já se consagrou como uma das principais aliadas de qualquer tipo de negócio na atualidade e, com a automatização dos pedidos de compras, além do setor ganhar produtividade, o nível de excelência também é elevado, pois as falhas diminuem.

O gerenciamento do setor de compras abrange um volume de informações grande e vários cálculos. Dessa maneira, com a implementação de um software, é possível ter um panorama completo dos ciclos de todas as aquisições da empresa, facilitando não somente a execução das tarefas, mas também a tomada das decisões corretas, pois todos os dados necessários ficam integrados.

A partir da adoção de um sistema informatizado, o empreendedor pode aproveitar funções como:

  • administração do cadastro de fornecedores;
  • lançamento das compras;
  • economia de tempo;
  • alinhamento com os demais setores;
  • acompanhamento em tempo real dos processos e mais.

Organize o procedimento de aprovação

Depois de solicitar orçamentos e fazer uma pesquisa minuciosa sobre o que o mercado oferece de melhor, é chegado o momento de avaliar as propostas enviadas pelos fornecedores. Nessa etapa, em algumas ocasiões, pode ser preciso o aval do diretor. O processo de aprovação exige grande responsabilidade, por isso, requer o máximo de atenção.

Acompanhe o recebimento e a destinação dos materiais

O processo de compra é muito mais complexo do que a realização dos pedidos certos, negociados em condições bastante atrativas. O setor também se encarrega do recebimento do material dentro do prazo, da conferência desses produtos e respectivas notas fiscais.

Na sequência, a prática recomendada é o envio dos itens para o departamento solicitante ou, se for o caso, para a organização do estoque. Somente após todas essas etapas é que a nota fiscal será encaminhada aos responsáveis pelo pagamento.

Essa experiência servirá de parâmetro para compras futuras. Se foi positiva, não houve atrasos ou outros problemas com as mercadorias, é um indicador de que vale a pena estreitar os laços com os fornecedores.

O processo de pedido de compras é uma peça-chave na execução de todas as atividades de uma empresa. Afinal, se não há os materiais indispensáveis para a atuação de cada setor, o resultado final pode ser comprometido e gerar, inclusive, insatisfação nos clientes. Portanto, a estruturação de boas práticas é essencial para que ele se torne eficiente e impulsione o crescimento do negócio.

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