Com o constante avanço das tecnologias, surgem diversas ferramentas para facilitar o cotidiano das pessoas, uma delas é o ERP.
Apesar dos inúmeros benefícios apresentados por esse recurso, poucos conhecem todas as funcionalidades do ERP.
Basicamente, trata-se de um software que integra, em um único lugar, todos os dados e processos de uma empresa. Como existe uma série de opções no mercado, pode ser difícil saber como utilizar todas as funcionalidades.
Mas uma coisa é certa: é possível reduzir custos, aumentar a produtividade e qualidade dos produtos ou serviços.
Você tem dúvidas sobre o assunto? Não se preocupe, pois vamos ajudá-lo. Continue a leitura deste artigo e descubra 5 formas de utilizar melhor as funcionalidades do ERP.
1. Conheça as necessidades da empresa
Existem várias opções de ERP no mercado — e cada uma delas pode apresentar funções bem específicas.
De modo geral, em um bom software, não podem faltar os módulos de compras, vendas, estoque, produção, contábil, faturamento e gestão de equipes. Considere, ainda, a reputação da fornecedora do sistema de gestão empresarial, o suporte técnico oferecido e as atualizações.
Antes de tudo, você precisa saber, exatamente, qual é a necessidade da empresa. Para tanto, responda às perguntas abaixo.
● Qual o porte do negócio (pequeno, médio, grande)?
● Qual é seu ramo de atuação?
● Quais são as principais demandas de trabalho?
● Quais são os processos mais desgastantes e burocráticos?
● É necessário integrar o ERP com outros sistemas da empresa?
● Por que o ERP pode resolver os problemas da organização?
● O que se espera ao implantar um ERP?
Embora simplistas, essas questões servem para nortear sua escolha. Somente com a adesão ao sistema correto para suas necessidades, é possível tirar o máximo proveito das funções do software.
Ao fazer a escolha do ERP ideal, uma empresa consegue ter vários benefícios. Alguns deles são:
● aumento da produtividade;
● redução do tempo gasto na realização de tarefas cotidianas;
● redução de custos;
● aumento dos lucros.
2. Capacite sua equipe
Treinar a equipe é peça-chave para garantir bons resultados em uma companhia. Por isso, quando falamos sobre a exploração das funcionalidades do ERP, é crucial que as pessoas que utilizam o sistema saibam utilizá-lo corretamente.
Inicialmente, quando um novo software é implantado, é normal que a equipe tenha dúvidas e, em alguns casos, até receio de usá-lo. Portanto, não hesite em investir tempo e dinheiro nesse processo, mas lembre-se de que, geralmente, os próprios fornecedores de ERP já fornecem tal tipo de serviço.
Mantenha a tranquilidade, pois, à medida que os colaboradores passam a conhecer as funcionalidades do sistema, tudo fica mais simples. O importante é que cada um saiba, exatamente, seu papel.
O departamento de marketing, por exemplo, deve conseguir extrair as informações necessárias para analisar os indicadores de resultados. Já o setor de vendas tem a obrigação de aprender a acessar os dados do estoque.
3. Avalie a possibilidade de personalização
Já pensou em ter as funcionalidades do ERP personalizadas conforme as necessidades do negócio? Saiba que isso é perfeitamente possível e necessário. Cada departamento de uma empresa tem fluxos de trabalho distintos, portanto, em alguns casos, uma solução padrão pode não ser a melhor alternativa.
Quer entender melhor? Imagine uma indústria de médio porte, em que as metas de trabalho variam conforme o setor. A equipe de produção precisa bater metas diárias, enquanto a de vendas, mensais. Nesse caso, o ideal é optar por um ERP personalizável, que permita configurar os fluxos de trabalho conforme a demanda de cada área.
Por isso, na hora de escolher o sistema, considere ferramentas que garantam o atendimento das particularidades de cada repartição. Observe, ainda, a qualidade técnica do software, o tipo de suporte oferecido, às funcionalidades adicionais e o aproveitamento de sistemas antigos, entre outros.
4. Verifique a possibilidade de integração com outros sistemas
É comum que uma empresa faça usos de vários sistemas. Desse modo, o ERP precisa conversar com eles para que os resultados sejam obtidos. Entre as opções, devem estar: a possibilidade de integração entre os softwares e a capacidade de transferência de arquivos em formatos distintos.
A adoção de um ERP com integração flexível permite que os programas conversem entre si. Bons exemplos dessa necessidade são as empresas que atuam com comércio eletrônico e precisam que o software de gestão que trabalhe de forma conjunta com a plataforma de e-commerce.
Entre os benefícios da integração, tem-se o fim das falhas de comunicação (como cobranças indevidas), o gerenciamento inteligente dos departamentos de produção, vendas e estoque e a consequente harmonização dos dados.
Além disso, por conta da automatização, garante-se a redução de falhas sistêmicas.
5. Jamais desista do ERP por conta das dificuldades iniciais
Implantar o ERP envolve muitas mudanças dentro da organização, pois mudar realmente não é fácil. Diante das dificuldades, é comum que muitas pessoas pensem em desistir, mas o ideal é persistir. Os colaboradores podem tender a continuar utilizando os sistemas antigos e, até mesmo, a velha planilha do Excel, mas não se deixe abater.
No início, são necessários treinamentos, adaptações e testes para conhecer as funcionalidades do ERP, mas, acima de qualquer coisa, as pessoas precisam estar dispostas a aprender. Para tanto, motive sua equipe e faça com que ela se sinta parte desse processo. Quando você menos esperar, o ERP se tornará parte da empresa.
Essas são apenas algumas dicas essenciais para que você consiga aproveitar as funcionalidades do ERP ao máximo, conquistando os melhores resultados. Porém, não se esqueça de verificar a credibilidade do serviço. E lembre-se de que os benefícios do ERP vão chegar apenas se as funções do sistema forem usadas corretamente.
E então? Quer otimizar os processos do negócio com o uso de um Sistema Integrado de Gestão Empresarial? Entre em contato conosco agora mesmo e descubra o que podemos fazer por você!
