Gestão, Tecnologia 11/02/2021

Você sabe o que é e-procurement e quais são seus benefícios para o sucesso dos negócios? Fundamental para a otimização dos processos de aquisição de bens, serviços e matérias-primas, sua aplicação é indispensável para todo e qualquer tipo de empresa que queira inovar e fazer parte da transformação digital.

O termo ficou conhecido no ano 2000 quando a IBM lançou o seu Sistema e Método de Gerenciamento de Reabastecimento — um modelo de compras criado pelo engenheiro mexicano Daniel Delfín e patenteado pela própria companhia.

O projeto foi desenvolvido para resolver o seu complexo processo de aquisição da fábrica em Guadalajara no México. A partir de então, todos os seus fornecedores foram obrigados a adotar o e-procurement; caso contrário, não fariam mais parte da sua cadeia de suprimentos.

Então, interessado? Neste post, veremos tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Continue aqui e confira a leitura.

O que é e-procurement e quais são seus benefícios?

De modo geral, o e-procurement nada mais é do que um processo eletrônico para a compra e venda de bens ou serviços, geralmente associado a uma plataforma baseada na internet. Projetado para dar transparência e melhorar a eficiência dos procedimentos de aquisição, é uma excelente alternativa para as tarefas tradicionais.

Estamos nos referindo às compras por telefone ou e-mail — que envolvem atividades e cotações manuais, fazendo com que as organizações tenham que digitar todos os preços recebidos em seus orçamentos. Com o e-procurement, tudo é realizado de maneira automática, prática e segura.

De acordo com o CIPS (Chartered Institute of Procurement & Supply), o método é um componente-chave do e-business e do e-commerce. Isso se faz uma verdade devido ao uso combinado da tecnologia da informação com a comunicação eletrônica (ICT).

Essa união favorece o vínculo entre cliente, fornecedor e qualquer outro parceiro da cadeia de suprimentos, contribuindo assim para a melhora dos processos internos e externos.

Vale ressaltar que, embora o e-procurement tenha sido apresentado ao público corporativo em geral no começo de 2000, após a sua aplicação pela IBM, suas origens datam da década de 1980 com o desenvolvimento do intercâmbio eletrônico de dados (EDI).

Mesmo que ultrapassado pelos padrões de hoje, o EDI foi inovador para a época, pois permitiu que clientes e fornecedores enviassem e recebessem ordens de compra (e faturas) utilizando redes de encaminhamento de chamadas e, por fim, e-mail.

No início da década de 1990, a tecnologia possibilitou os desenvolvedores de softwares a criarem catálogos on-line e específicos para cada fornecedor de uma determinada cadeia de abastecimento.

Quanto aos benefícios de aplicar o e-procurement na empresa, os principais são:

Redução de custos

Com a adoção de uma solução adequada, você obterá uma economia de tempo no que corresponde às operações de aquisição, reduzindo, dessa forma, os custos operacionais do setor de compras.

Em outras palavras, entenda que, ao adotar o e-procurement, a sua companhia terá uma redução de gastos com telefone e mão de obra, que seriam necessários para a realização das cotações usuais junto aos fornecedores.

Otimização dos processos 

Diante da agilização dos procedimentos internos e externos que se relacionam às compras, a otimização dos processos também merece o seu destaque.

Ao utilizar um sistema de ERP como o braço de atuação do e-procurement, é possível automatizar o envio de requisições, cotações e pedidos, por exemplo. Tudo isso será acompanhado pelo tracking das transações, possibilitando, por consequência, um monitoramento claro e preciso de todas as ordens de compra.

Ganho de eficiência

Outro benefício que vale salientar é o ganho de eficiência, sobretudo nos processos logísticos da empresa. Tenha em mente que os meios tradicionais favorecem os atrasos nos pedidos, enquanto o e-procurement é capaz de um alinhamento quase perfeito.

O problema aqui é que os atrasos nos pedidos podem ocasionar atrasos na entrega — não em relação ao serviço do fornecedor em si, mas à sua necessidade de momento. Além disso, a automação das atividades não só elimina os erros manuais, como também traz maior rapidez aos trabalhos da sua equipe.

Decisões estratégica

Utilizando esse tipo de recurso, você terá acesso aos dados fornecidos pelos relatórios do sistema de e-procurement. As informações obtidas permitirão a tomada decisões mais estratégicas, visto que será possível avaliar o desempenho dos fornecedores, o saving conquistado (valores necessários para diminuir os custos de maneira efetiva), a logística do produto adquirido etc.

Como funciona o e-procurement?

Bom, agora que já sabe o que é e-procurement, você deve estar se perguntando como ele funciona, certo? Pois bem, a primeira observação a se fazer é que esse sistema é estabelecido sobre cada um dos diferentes estágios do processo de compra, desde a solicitação até o pagamento, por exemplo.

Essa característica dá aos compradores a capacidade de contrair informações de potencial e gerenciá-las conforme as suas próprias necessidades, trazendo praticidade e segurança operacional e financeira.

É importante esclarecer contudo que, para o seu funcionamento, é preciso aderir a uma aplicação web.

Como pode ser implantado?

No que se refere à implantação do e-procurement, a forma mais tradicional é por meio dos softwares de gestão (ERP). Por ser elaborado para otimizar o gerenciamento dos recursos da empresa, esse tipo de ferramenta pode ser de grande ajuda para o cadastro dos fornecedores e matérias-primas — auxiliando, portanto, no agendamento e na efetivação das compras.

Outra maneira é empregar o conceito de e-sourcing, metodologia também conhecida como “leilão reverso”. Nesse caso, por meio do seu processo de aquisição on-line, você teria que contatar o maior número de fornecedores possível para então lançar uma “competição” acerca dos itens que precisa adquirir.

Uma vez lançada essa competição, os fornecedores darão o seu lance com o detalhamento do serviço que se comprometem a prestar. Após o recebimento das propostas, cabe a você ou aos compradores a tarefa de selecionar a melhor oferta.

E-procurement no Consistem ERP: dispensa ferramentas paralelas

Alguns sistemas ERP disponíveis no mercado fazem a incorporação do e-procurement por meio de ferramentas paralelas, como o Excel. Não é o caso do ERP da Consistem; o recurso de e-procurement é totalmente via sistema e dispensa a necessidade de outras aplicações.

No software de gestão da Consistem, as informações para esse processo são coletadas e processadas de maneira sincronizada, otimizando ainda mais o sistema de negociação via internet e permitindo que ações como requisição, cotação, pedido de compras, reposição de estoque, recebimento, pagamento e follow up de transações sejam automatizadas com o máximo de eficiência.

Para concluir, não poderíamos deixar de citar que o uso de uma solução automatizada oferece uma segurança extra para as operações de compra. Em outras palavras, o e-procurement ajuda a coibir os atos indevidos (fraudulentos e de má índole) que podem acontecer durante o processo de aquisições corporativas.

Enfim, esperamos que você tenha entendido o que é e-procurement e todos os seus benefícios.

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