Muito se fala em inovação e novas metodologias para o aperfeiçoamento dos processos, mas tudo isso pode parecer algo distante e voltado apenas para modelos recentes de negócios. Contudo, a verdade é que boas práticas e novas tendências de mercado devem ser também consideradas por iniciativas de maior porte.
Dessa forma, grandes empresas também podem (e devem) estar atentas para a melhoria contínua de suas rotinas. Com o foco em reduzir perdas e garantir mais lucratividade, neste post falaremos sobre um assunto que tem uma correlação bastante forte entre resultados operacionais e redução de desperdícios: o controle do estoque de produtos perecíveis.
Embora sejam o foco deste artigo, é importante lembrar que os produtos perecíveis não se restringem à indústria de alimentos e bebidas. Regras semelhantes se aplicam a todo tipo de bem ou serviço que se esgota com o tempo, como reservas de quartos de hotel ou em restaurantes, assentos em um avião e ingressos para shows, congressos, eventos e palestras.
Nesse sentido, parte das dicas que você vai conferir neste artigo também vale para esses mercados. Boa leitura!
11 cuidados no controle de estoque de produtos perecíveis
Para entender mais sobre o assunto, conheça os cuidados que sua empresa deve ter ao realizar o controle de estoque de produtos perecíveis e veja como a tecnologia de um ERP pode ser sua aliada.
1. Cuidados sanitários
Para evitar problemas com a fiscalização e também a degradação desses itens, alguns cuidados sanitários são bastante importantes no dia a dia da empresa.
O termo sanitário está diretamente relacionado à higiene. Sendo assim, é necessário garantir que um controle de limpeza seja implementado com muito rigor durante todo o processo que envolve o recebimento, a estocagem, a manipulação e a venda desses itens.
Os funcionários que trabalharem diretamente com os produtos devem estar bem treinados e utilizando equipamentos limpos e que garantam a minimização de riscos de contaminação.
Cada tipo de produto requer um cuidado específico, e as rotinas de limpeza e isolamento dos itens devem ser pensadas individualmente. Assim, variações até mesmo na composição e na concentração de produtos de higienização devem ser observadas para evitar danos à saúde dos consumidores.
Vale a pena destacar que equipamentos de proteção adequados, como luvas, máscaras e botas, devem ser oferecidos e utilizados pelos funcionários envolvidos no processo.
2. Cuidados com a logística
A logística é um processo bastante complicado, que contempla desde a solicitação de itens junto ao fornecedor até a entrega ao consumidor final. Em meio a tantas atividades inerentes, alimentos e bebidas acabam ficando vulneráveis a vários riscos e, mesmo sendo muito bem cuidados, ainda há chances de perdas devido à alta sensibilidade de alguns itens.
Um dos processos mais complicados — e na maioria das vezes o mais caro — é o de transporte. Geralmente absorvendo algo entre 50% a 70% do custo da logística, ele também é um vilão quando o assunto é a perda de produtos, especialmente os perecíveis.
Por isso, é muito importante que a fase de transportes receba muita atenção. Seja no momento de aquisição dos produtos ou na fase de oferta aos clientes, bebidas e alimentos precisam estar muito bem embalados. O isolamento de potenciais riscos, como umidade, poeira e produtos manipulados no ambiente, também é outra providência que deve ser tomada.
Nesses momentos, a utilização de ferramentas como um bom ERP é fundamental para garantir que o processo seja o mais rápido e controlado possível. Reduzindo prazos e conseguindo acompanhar de perto por onde anda cada item, as chances de contaminação e exposição a fatores que ameacem a integridade dos produtos diminui, o que torna os processos operacionais muito mais seguros.
3. Cuidados durante a armazenagem
Ao manter produtos perecíveis guardados, alguns cuidados devem ser observados. Antes mesmo de descarregar os alimentos e as bebidas, é preciso conferir se o ambiente está devidamente preparado para receber a carga. Goteiras e vazamentos devem ser eliminados, e materiais perigosos, como vidros quebrados e lixo, devem ser retirados.
Quanto ao isolamento, é necessário ter portas adequadas, que não tenham grandes distâncias do piso. Umidade e temperatura também são outras preocupações que merecem atenção.
Outro ponto a se destacar é o isolamento de lâmpadas e materiais que possam vir a cair sobre os alimentos, causando riscos à saúde. Em caso de separação de itens para o descarte, esses devem ficar em um ambiente totalmente diferente daquele em que os produtos próprios para o consumo estão armazenados.
4. Cuidados com o manuseio
Em alguns momentos, o controle de estoque será afetado pelo manuseio e pela movimentação interna de produtos. Por isso, é muito importante que as equipes envolvidas nesses processos sejam bem treinadas.
Mais do que isso: os funcionários precisam cumprir rotinas de higienização tanto dos alimentos e das bebidas quanto dos equipamentos e utensílios utilizados nos processos.
Considerando ainda as preocupações além da higiene, é preciso ressaltar que alguns produtos são mais delicados e não podem ser empilhados de qualquer jeito. Um bom exemplo são os itens enlatados. Embora a sua embalagem seja mais resistente, uma movimentação e/ou empilhamento inadequado pode acabar gerando amassados que tornam os produtos impróprios para o consumo.
O ideal é conseguir criar rotinas de trabalho que minimizem a necessidade de manipulação desse tipo de estoque. Assim, os riscos de perdas e contaminações também são reduzidos.
5. Cuidados no controle de estoque
Além dos cuidados nos processos, na manipulação e no acondicionamento de produtos alimentícios, é necessário também manter um bom nível de atenção quanto ao controle de estoque de perecíveis. Uma preocupação que deve ser levada em conta quando o assunto é estocagem é a questão dos prazos de validade.
Ainda que muito bem acondicionados e também manipulados, alimentos e bebidas têm prazos de validade que precisam ser controlados com muito cuidado. Variando de acordo com o lote e o tipo de produto (carnes, laticínios, enlatados, refrigerantes, etc.), cada item deve ter a sua validade bem acompanhada.
Como é impossível fazer esse tipo de gestão de maneira manual, tendo em vista o grande volume de itens, é primordial que se tenha um sistema que tome conta de tudo de maneira eficiente. Afinal, é preciso conseguir rastrear cada lote e colocá-lo à venda antes que seja tarde demais.
6. Cuidados com o espaço físico
O armazenamento é, em geral, um custo variável: quanto maior seu estoque, mais você paga. Mesmo que o aluguel do imóvel tenha um preço fixo, o custo de eletricidade com congelamento, por exemplo, aumenta com a quantidade de produtos. Além disso, existe sempre o custo de oportunidade: para estocar o produto X, é preciso abrir mão de espaço para armazenar o produto Y.
Tomar uma série de cuidados com o espaço físico assegura que os produtos perecíveis não vão perder a validade antes de serem comercializados e também aumenta a margem de lucro do seu negócio.
Isso acontece de duas formas:
- Com a manutenção do espaço físico: os produtos perecíveis devem ser acondicionados em local adequado e alguns precisam ser refrigerados. O armazém deve ser mantido seco e livre da exposição ao sol, pois temperaturas mais altas contribuem para degradar o produto mais rapidamente e reações químicas são aceleradas no calor;
- Com a administração do espaço físico: diz respeito a garantir que o espaço é adequado para o volume de negócios. Um armazém muito grande ou distante, por exemplo, gera custos extras e faz com que os produtos sejam entregues mais tarde do que poderiam. Já um armazém barato ou pequeno pode atrapalhar o crescimento do seu negócio ou expor as mercadorias a condições insalubres, como sol, calor, umidade e mofo.
7. Cuidados com a organização
Produtos perecíveis são mercadorias pelas quais o seu negócio já pagou e agora espera converter em dinheiro. Quanto mais tempo passarem no estoque, pior. Afinal, isso não apenas aumenta o risco de que fiquem inviáveis para o consumo, mas também atrasa a entrada de receita no seu fluxo de caixa.
Cuidados com a organização do estoque ajudam os funcionários a localizarem os produtos e despachá-los com mais agilidade, priorizando o que for mais antigo, de forma a não perder nada. Em inglês, essa regra é conhecida pela sigla FIFO (first in, first out), ou seja, o que entra primeiro sai primeiro. Para produtos perecíveis, essa regra é ainda mais importante.
O bom gerenciamento de estoque também ajuda o gestor a tomar melhores decisões. Por exemplo: o departamento de compras deve mesmo adquirir certa carga de refrigerantes que o fornecedor oferece com desconto?
Isso pode ser respondido com confiança se o administrador souber se haverá espaço refrigerado no armazém para dar conta da bebida enquanto ela não é revendida.
8. Equipe capacitada para lidar com produtos perecíveis
Nenhum negócio prospera sem profissionais qualificados, e o tema é especialmente sensível quando falamos de alimentos e bebidas. Os funcionários de toda a cadeia de produção devem ser treinados periodicamente em exercícios de saúde e higiene e seguir rigorosamente as regras.
A primeira providência é dar o exemplo. Se for o caso de vestir itens como luvas, touca e botas, os chefes de cada setor devem fazê-lo sempre. Além disso, todo processo de disciplina pode ser facilitado. A instalação de tanques ou pias para lavar as mãos em diferentes lugares, por exemplo, torna essa rotina menos trabalhosa.
Outra prática importante é a limpeza constante do ambiente e a remoção do campo visual de objetos e ferramentas que não forem necessários ao trabalho imediato (parte da chamada “metodologia Lean”). Quando o local de trabalho está limpo e sem obstáculos, qualquer sujeira aparece com maior destaque, facilitando sua identificação e correção.
9. Adoção de ferramentas úteis
Um sistema automático de gerenciamento de estoque aumenta a eficiência das operações. Um programa do tipo ERP também significa que você nunca mais vai perder uma venda. Ele pode ser programado para fazer compras automaticamente quando o estoque estiver baixo.
No caso de produtos perecíveis, ele ajuda as equipes a prestarem atenção nas datas de validade e pode emitir alertas em determinados momentos do ciclo de vida da mercadoria, para que sejam tomadas decisões, como oferecer um desconto, por exemplo.
10. Implementação de planos de contingência
É fácil administrar um negócio em que tudo dá certo. O difícil é tomar decisões quando algo dá errado. Uma boa gestão de produtos perecíveis deve antecipar cenários e se planejar para eles.
Por exemplo: seu negócio faz uma grande encomenda de carnes. Se o fim de semana for de sol, a demanda vai subir muito, com muita gente querendo fazer churrasco. Se chover, você pode ter de preparar descontos nos próximos dias para se livrar do estoque extra.
11. Cuidados com a gestão de compras de produtos perecíveis
A gestão de compras de produtos segue diferentes procedimentos em cada empresa. Um deles é o chamado “single period” ou período único. Ele pressupõe que as compras devem ser feitas com base em um período de tempo e, se o estoque acabar, ele não será substituído até o fim do exercício.
Por exemplo: você compra 100 laranjas para vender ao longo de quatro semanas. Elas são todas vendidas nos primeiros 15 dias, mas seu sistema aguarda até o fim do mês para fazer uma nova encomenda.
Esse tipo de sistema parece desvantajoso para a maioria dos negócios, porque deixa de fazer vendas em períodos de demanda elevada. Por outro lado, é uma estratégia especialmente adequada a produtos perecíveis: ao fazer compras com base na data de validade dos alimentos e bebidas, o negócio vai limitar a quantidade de mercadoria perdida porque estragou.
Com um giro de vendas normalmente mais rápido do que outros tipos de produtos, os produtos perecíveis, como alimentos e bebidas, exigem uma gestão mais detalhista e profissional. Por isso, na hora de fazer o controle desses estoques, as empresas não podem abrir mão de soluções e rotinas de trabalho que reduzam riscos aos seus investimentos e também à saúde dos consumidores.
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