Encontrar mecanismos para aumentar a margem de lucro da empresa é um desafio permanente em organizações de todos os portes. Afinal, todo negócio se sustenta graças ao lucro proveniente de suas atividades. Embora não deva ser confundido com a finalidade do negócio, o lucro é o meio pelo qual uma empresa dá continuidade à sua missão.
Nas companhias com estrutura mais vertical, os profissionais de compras ainda têm seu campo de atuação restrito. Por outro lado, nas startups e empresas inovadoras, a percepção é mais ampla e, quando organizado estrategicamente, o setor de compras pode influenciar diretamente a margem de lucro.
Ou seja, podemos dizer, sem exagero, que os profissionais responsáveis pelo setor de compras de uma empresa são peças-chave para o crescimento do negócio. E é exatamente sobre isso que falaremos neste artigo.
Leia até o final e entenda como o setor de compras atua na margem de lucro da empresa.
Definindo a margem de lucro da empresa
Antes de expor como o setor de compras de uma empresa atua de maneira estratégica, é importante destacar como é definida a margem de lucro.
Em um sentido geral, lucro é o resultado entre tudo que a empresa vendeu e precisou gastar para isso. Por exemplo: se, ao longo de um mês, uma empresa vendeu R$ 1.000,00 e precisou gastar R$ 600,00, significa que o lucro percebido foi de R$ 400,00.
No entanto, outros fatores precisam ser considerados para se chegar a essa margem. Assim como existem negócios estáveis, cuja lucratividade se mantém constante, há outros em que sazonalidades podem reduzir ou aumentar o montante auferido como lucro.
Por isso, é importante estabelecer uma margem de lucro para que se tenha uma referência, um ponto de partida para saber se a empresa, de fato, lucrou ou amargou prejuízo em um dado período.
De qualquer forma, esse percentual deve ser sempre considerado por todo setor de compras que pretenda ser eficaz em suas aquisições. Pois, trabalhando em cima da margem de lucro, é possível orientar ações visando à redução de custos por meio das aquisições junto aos fornecedores.
Reduzindo custos para aumentar receitas
Pela definição de margem de lucro, fica mais claro compreender a importância do setor de compras. As aquisições mais em conta vão representar ganhos indiretos e repercutir em toda a cadeia produtiva.
Voltemos ao nosso exemplo. Vamos supor que, dos R$ 600,00 de despesas, nossa empresa consome a metade disso em compras de insumos, ou seja, R$ 300,00. Uma redução de 10% no valor gasto representaria uma economia de R$ 30,00.
A margem de lucro, portanto, aumentaria em 3%. Pode parecer pouco, mas observe que o aumento percentual foi obtido sem a necessidade de reajustes de preços ao consumidor.
Também não foi preciso cortar custos na cadeia de suprimentos como, por exemplo, na logística ou em outros processos operacionais — o que poderia repercutir negativamente. Supondo que um mesmo insumo — ou um similar — possa ser comprado por menos, estaremos otimizando a margem de lucro da empresa.
Sendo proativo e estratégico
Os profissionais de compras não são importantes apenas para lidar com números. Nas grandes corporações e empresas atualizadas com as práticas modernas de gestão horizontal, as compras são tratadas como recurso estratégico, mesmo que, em uma primeira análise, sejam contabilizadas como um custo.
O setor de compras pode detectar oportunidades de isenções fiscais em cima da aquisição de matérias-primas. Um exemplo disso é quando empresas que exportam produtos utilizam o benefício fiscal conhecido como drawback.
Nesse caso, a compra da matéria-prima recebe isenção fiscal como forma de baratear o custo do produto a ser exportado. Essa é uma forma de o governo captar recursos em moedas fortes, como o dólar e o euro.
É importante também estimular a comunicação entre setores. Um setor de compras alinhado com o financeiro terá muito mais subsídios e informações do que trabalhando de forma isolada.
Exercitando o poder de negociação
Foi-se o tempo em que fornecedores eram tratados como adversários. Nas empresas modernas, a horizontalidade nas relações profissionais estimula a interação e a proatividade, então a competição não faz sentido.
A tendência é trabalhar em regime cooperativo. Portanto, quem compra deve manter uma relação de interdependência com os fornecedores. Assim, os custos são inerentes, mas os ganhos são mútuos.
O processo de compra é ininterrupto. Dessa forma, tendo em vista a continuidade nas transações comerciais, é muito mais vantajoso um setor de compras que saiba negociar e não apenas estimular a competitividade.
Às vezes, é mais lucrativo negociar com um fornecedor conhecido do que abrir licitação para empresas desconhecidas. Os profissionais de compras devem ter essa capacidade de operar em regime de parceria com fornecedores. Esse relacionamento refletirá em ganhos para a empresa.
Integrando departamentos
Ainda é muito comum, em negócios de vários portes, que os diferentes setores funcionem basicamente como empresas separadas. O setor de marketing, por exemplo, não interfere no desenvolvimento dos produtos, e, por sua vez, prepara campanhas publicitárias sem grande interação com a equipe de vendas.
O resultado é que os funcionários acabam trabalhando com metas concorrentes e é como se a empresa se sabotasse com o tempo.
Uma das razões para isso acontecer é a falta de comunicação entre as diferentes equipes. Geralmente, elas utilizam softwares diferentes, que não dialogam entre si. As informações geradas por um setor, como o cadastro de um cliente ou o registro de uma venda, precisam ser redigitadas ou traduzidas várias vezes em diferentes formulários ou planilhas.
Eis que entra o papel do ERP para gestão de compras. ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, ou planejamento dos recursos da empresa. Trata-se de um tipo de software que ajuda a integrar as informações geradas pelo negócio de forma automática.
Vamos imaginar que um vendedor da sua empresa registre a venda de um produto. Por meio do ERP, o departamento financeiro será avisado da receita que entrou, o tributário será informado dos impostos devidos e o pessoal do estoque saberá que agora conta com uma unidade a menos. Tudo automaticamente.
O mesmo sistema pode produzir relatórios que relacionam a unidade vendida à matéria-prima originalmente comprada e calcular a margem de lucro.
Ou seja, com um ERP, a equipe de compras acompanha em tempo real a entrada de receita conforme trabalha e pode agir para, por exemplo, cortar a entrada dos produtos que oferecem prejuízo ou menor margem.
Otimizando o equilíbrio nos estoques
Os profissionais de compras também são decisivos na hora de garantir o fluxo do estoque. Um desafio que se impõe às empresas que necessitam estocar produtos é encontrar um ponto de equilíbrio.
Os itens estocados não devem representar gastos excessivos com manutenção, como também não podem faltar mercadorias nas prateleiras para reposição. Por isso, é preciso monitorar os armazéns constantemente.
Para essa função, poucos setores são tão competentes quanto o de compras. Como ele é o responsável por gerenciar as aquisições que deverão compor o estoque, nada mais natural que confiar a ele o gerenciamento dos produtos estocados. Essa é uma tarefa fundamental para evitar a perda de vendas causadas por desorganização do estoque.
Tomando decisões mais estratégicas
De forma geral, ao aumentar a quantidade de produtos vendidos por vez para cada cliente, seu negócio melhora a margem de lucro por ter aumentado a velocidade de compras e, portanto, reduzido o custo por venda.
É quase sempre mais lucrativo efetuar o chamado up-sell (vender um produto mais caro) ou cross-sell (vender produtos complementares a quem já está comprando) do que conquistar novos clientes.
Tudo isso é muito interessante, mas pode parecer responsabilidade exclusiva das equipes de vendas ou marketing, e não do setor de compras de uma empresa. Ledo engano.
Os compradores podem trabalhar na investigação de perguntas do tipo: quais produtos são complementares aos que oferecemos? Será que existe alguma versão “premium” ou com maior margem daquela que já temos? Como podemos planejar nossas compras para aumentar nosso poder de barganha e comprar com melhores preços ou prazos?
Decisões estratégicas e de longo prazo permitirão ao negócio amortizar os custos do marketing de uma compra maior, diluindo o preço por unidade e, portanto, elevando a margem.
Ampliando as informações gerenciais
Administrar requer medir, e, para isso, é preciso não apenas registrar as informações, mas ter uma forma clara de visualizá-las e entendê-las.
A adoção de um ERP para gestão de compras permite o compartilhamento das informações gerenciais e a ampliação delas para todos os diferentes setores da empresa, ajudando as diferentes equipes a colaborarem entre si e fazendo da margem de lucro uma responsabilidade e objetivo de todos.
O ERP amplia as informações gerenciais porque todos os setores passam a ter acesso a um painel compartilhado com os mesmos dados, gráficos e relatórios. Dessa maneira, o setor de compras de uma empresa ganha uma poderosa ferramenta. A seguir, vamos citar algumas delas.
Rever gastos
Uma boa forma de começar o processo de elevar a margem de lucro é avaliar quem são os fornecedores, o que é comprado deles e quanto se está gastando.
Um objetivo constante é reduzir o número de fornecedores. Por um lado, isso reduz o número de ordens de compra e recibos, acelerando e facilitando a administração. Por outro, permite negociar preços menores, já que cada fornecedor receberá encomendas maiores.
Fazer benchmarking
A ampliação e compartilhamento de informações com clareza ajuda a identificar oportunidades para aumentar a eficiência e cortar gastos.
O benchmarking pode ser obtido de várias fontes diferentes e serve para comparar os preços de itens como material de escritório, uniformes, aluguéis de lojas, matéria-prima e assim por diante. O processo constante de identificar e comparar preços pode cortar – e muito – os custos operacionais do negócio.
Estimular a concorrência
De posse de uma pesquisa de mercado fácil de entender e compartilhar, o setor de compras de uma empresa fica preparado para fomentar a competição entre diferentes fornecedores, podendo contatar diferentes empresas falando com propriedade dos preços praticados por um ou outro.
Os compradores também saberão mais do que os preços: terão domínio das diferentes condições, como prazos, qualidade e outros serviços, de modo a saber o que atende e o que não serve à estratégia do negócio.
Conferindo agilidade e automação aos processos
Quanto mais rápido for o tempo de turnaround (da encomenda à entrega), mais baixo será o custo por unidade produzida. Portanto, negócios mais ágeis têm maiores margens de lucro.
O setor de compras de uma empresa e os outros departamentos devem fazer uma análise dos atuais sistemas e fazer perguntas do tipo: como acelerar o processo? Há algum passo burocrático que pode ser eliminado? Há caminhos que podem ser encurtados? Algum processo pode ser automatizado ou ganhar uma rotina mais ágil?
Um ERP para gestão de compras pode ser muito útil, justamente por ser programado para tomar decisões mais ágeis. Por exemplo: comprar X unidades do fornecedor Y, sempre que o preço for menor que Z, até que o estoque chegue a 100.
Adotando um sistema projetado sob medida para a empresa
Não existe “solução tamanho único” em administração, pois cada negócio e cada mercado são diferentes.
A boa notícia é a forma como um ERP é desenvolvido. Por sua natureza, o software é produzido e implementado em módulos, de acordo com os diferentes setores ou departamentos de um negócio.
A encomenda sob medida permite que o programa atenda às reais necessidades da empresa contratante, e não de uma companhia ideal imaginária que só existe no papel.
O setor de compras de uma empresa é uma das partes mais fundamentais do negócio. Com algumas decisões e práticas simples, pode aumentar muito a margem de lucro, sem necessariamente conquistar novos clientes ou fechar mais vendas.
Entrar em contato com uma empresa especializada em ERP para gestão de compras pode ser o próximo passo para fazer seu negócio decolar.
E você, concorda que o setor de compras é fundamental para aumentar a margem de lucro da empresa? Então entre em contato conosco e vamos conversar sobre como podemos simplificar a sua gestão e aumentar a produtividade do seu negócio com nosso ERP para gestão de compras!
