Você sabe o que é e-procurement (aprovisionamento em português) e quais são os seus benefícios para o sucesso dos negócios?
Fundamental para a otimização dos processos de aquisição de bens, serviços e matérias-primas, a sua aplicação é indispensável para todo e qualquer tipo de empresa que queira inovar e fazer parte da transformação digital.
O termo ficou conhecido no ano 2000 quando a IBM lançou o seu Sistema e Método de Gerenciamento de Reabastecimento — um modelo de compras criado pelo engenheiro mexicano Daniel Delfín e patenteado pela própria companhia.
O projeto foi desenvolvido para resolver o seu complexo processo de aquisição da fábrica em Guadalajara, no México. A partir de então, todos os seus fornecedores foram obrigados a adotar o e-procurement; caso contrário, não fariam mais parte da sua cadeia de suprimentos.
Ficou, interessado? Neste conteúdo, você verá tudo o que precisa saber sobre o assunto. Continue a leitura!
O que é e-procurement?
De modo geral, o e-procurement é um processo eletrônico para a compra e a venda de bens ou serviços, geralmente associado a uma plataforma baseada na internet.
Projetado para dar transparência e melhorar a eficiência dos procedimentos de aquisição, é uma excelente alternativa para as tarefas tradicionais.
Estamos nos referindo às compras por telefone ou e-mail — que envolvem atividades e cotações manuais, fazendo com que as organizações tenham que digitar todos os preços recebidos nos seus orçamentos. Com o e-procurement, tudo é realizado de maneira automática, prática e segura.
De acordo com o CIPS (Chartered Institute of Procurement & Supply), o aprovisionamento é um componente-chave do e-business e do e-commerce. Isso se faz verdade devido ao uso combinado da tecnologia da informação com a comunicação eletrônica (ICT).
Essa união favorece o vínculo entre cliente, fornecedor e qualquer outro parceiro da cadeia de suprimentos, contribuindo assim para a melhora dos processos internos e externos.
Vale ressaltar que, embora o e-procurement tenha sido apresentado ao público corporativo em geral no começo de 2000, após a sua aplicação pela IBM, as suas origens datam da década de 1980 com o desenvolvimento do intercâmbio eletrônico de dados (EDI).
Mesmo que esteja ultrapassado pelos padrões de hoje, o EDI foi inovador para a época, pois permitiu que clientes e fornecedores enviassem e recebessem ordens de compra (e faturas) utilizando redes de encaminhamento de chamadas e, por fim, e-mail.
No início da década de 1990, a tecnologia possibilitou que os desenvolvedores de softwares criassem catálogos online e específicos para cada fornecedor de determinada cadeia de abastecimento.
E-procurement x e-commerce: qual a diferença entre eles?
O e-procurement e o e-commerce são dois termos relacionados, mas que tratam de conceitos diferentes de negócios online. Ambos envolvem transações comerciais pela internet, mas têm focos distintos e são usados em situações diferentes.
O e-commerce refere-se à compra e à venda de bens e serviços pela internet. Ele engloba uma ampla gama de atividades comerciais, desde varejistas online que vendem produtos físicos até empresas que oferecem serviços digitais, como streaming de música, serviços de assinatura, reservas de viagens, entre outros.
O e-commerce é principalmente voltado para consumidores finais (B2C – business-to-consumer), mas também pode envolver transações entre empresas (B2B – business-to-business) e entre empresas e governos (B2G – business-to-government).
Já o e-procurement é um processo de compra e gestão de suprimentos, bens e serviços por organizações (empresas, instituições públicas, etc.) usando plataformas online. É mais orientado para aquisições de empresas e faz parte da cadeia de suprimentos e da gestão de compras.
O e-procurement visa aumentar a eficiência, reduzir custos e melhorar a transparência nas operações de compra e aprovisionamento.
Enquanto o e-commerce envolve a compra e a venda de produtos e serviços pela internet, com foco principalmente em consumidores finais, o e-procurement se concentra na gestão eficiente de compras e aquisições por parte de organizações, visando melhorar a eficiência e a transparência em suas operações comerciais.
Quais são os benefícios do e-procurement?
O uso do e-procurement pode trazer vários benefícios para a sua empresa. Confira, a seguir, quais são os principais.
Redução de custos
Com a adoção de uma solução adequada, você obterá uma economia de tempo correspondente às operações de aquisição, reduzindo, dessa forma, os custos operacionais do setor de compras.
Em outras palavras, entenda que, ao adotar o e-procurement, a sua companhia terá uma redução de gastos com telefone e mão de obra que seriam necessários para a realização das cotações usuais junto aos fornecedores.
- Leia também: 4 passos para melhorar a gestão de custos da sua empresa.
Otimização dos processos
Diante da agilização dos procedimentos internos e externos relacionados às compras, a otimização dos processos também merece o seu destaque.
Ao utilizar um sistema de ERP como o braço de atuação do e-procurement, é possível automatizar o envio de requisições, cotações e pedidos, por exemplo.
Tudo isso será acompanhado pelo tracking das transações, possibilitando, por consequência, um monitoramento claro e preciso de todas as ordens de compra.
Ganho de eficiência
Outro benefício que vale salientar é o ganho de eficiência sobretudo nos processos logísticos da empresa. Tenha em mente que os meios tradicionais favorecem os atrasos nos pedidos, enquanto o e-procurement é capaz de um alinhamento quase perfeito.
O problema aqui é que os atrasos nos pedidos podem ocasionar atrasos na entrega — não em relação ao serviço do fornecedor em si, mas à sua necessidade de momento. Além disso, a automação das atividades não só elimina os erros manuais, mas traz maior rapidez aos trabalhos da sua equipe.
- Leia também: Como reduzir custos em sua logística?
Decisões estratégicas
Utilizando esse tipo de recurso, você terá acesso aos dados fornecidos pelos relatórios do sistema do e-procurement.
As informações obtidas permitirão a tomada de decisões mais estratégicas, visto que será possível avaliar o desempenho dos fornecedores, o saving conquistado (valores necessários para diminuir os custos de maneira efetiva), a logística do produto adquirido, etc.
- Leia também: Saiba como tomar decisões assertivas utilizando um ERP.
Como funciona o e-procurement?
Bom, agora que já sabe o que é e-procurement, você deve estar se perguntando como ele funciona, certo? Pois bem, a primeira observação a se fazer é que esse sistema é estabelecido sobre cada um dos diferentes estágios do processo de compra, desde a solicitação até o pagamento, por exemplo.
Essa característica dá aos compradores a capacidade de contrair informações de potencial e gerenciá-las conforme as suas próprias necessidades, trazendo praticidade e segurança operacional e financeira.
Contudo, é importante esclarecer que, para o seu funcionamento, é preciso aderir a uma aplicação web.
Como o e-procurement pode ser implantado?
No que se refere à implantação do e-procurement, a forma mais tradicional é por meio dos softwares de gestão (ERP). Por ser elaborado para otimizar o gerenciamento dos recursos da empresa, esse tipo de ferramenta pode ser de grande ajuda para o cadastro de fornecedores e matérias-primas — auxiliando, portanto, no agendamento e na efetivação das compras.
Em quais aplicações o e-procurement pode ser utilizado?
Veja, a seguir, algumas aplicações práticas do e-procurement e em quais atividades ele pode ser utilizado na sua empresa.
Solicitação de cotações (RFQ – Request for Quotation)
As organizações podem usar plataformas de aprovisionamento para solicitar cotações de fornecedores para produtos específicos, facilitando a escolha por preços competitivos e informações detalhadas dos produtos.
Gerenciamento de fornecedores
As plataformas de e-procurement permitem que as organizações gerenciem informações detalhadas sobre seus fornecedores, como histórico de transações, qualificações, avaliações de desempenho e termos contratuais.
Automação de processos de aprovação
O e-procurement facilita a automação de fluxos de aprovação para pedidos de compras, agilizando o processo, melhorando a conformidade e reduzindo os erros manuais.
Gestão de contratos
A gestão de contratos pode ser simplificada por meio do e-procurement, permitindo que as organizações armazenem, rastreiem e gerenciem contratos com fornecedores de modo eficiente.
Requisição de compras online
Os funcionários de uma organização podem fazer requisições de compras por meio de sistemas de e-procurement, garantindo que as compras estejam alinhadas com os processos internos e os orçamentos.
Integração com fornecedores
As plataformas de e-procurement podem ser integradas aos sistemas dos fornecedores, permitindo uma troca de informações mais fluida e colaborativa, como envio de pedidos, confirmações de entrega e faturas.
Análise de dados e tomada de decisões
As informações geradas pelas plataformas de e-procurement podem ser usadas para análise de dados e tomada de decisões informadas sobre estratégias de aquisição, fornecedores preferenciais e economia de custos.
Essas são apenas algumas das muitas maneiras pelas quais o aprovisionamento pode ser aplicado no seu negócio para otimizar as atividades de aquisição e gestão de suprimentos, adicionando mais eficiência e agilidade à rotina de aquisições.
E-procurement no Consistem ERP: dispensa ferramentas paralelas
Alguns sistemas ERP disponíveis no mercado fazem a incorporação do e-procurement por meio de ferramentas paralelas, como o Excel. Não é o caso do ERP da Consistem; o recurso de e-procurement é totalmente via sistema e dispensa a necessidade de outras aplicações.
No software de gestão da Consistem, as informações para esse processo são coletadas e processadas de maneira sincronizada, otimizando ainda mais o sistema de negociação via internet e permitindo que ações como requisição, cotação, pedido de compras, reposição de estoque, recebimento, pagamento e follow up de transações sejam automatizadas com o máximo de eficiência.
Para concluir, não poderíamos deixar de citar que o uso de uma solução automatizada oferece uma segurança extra para as operações de compra. Em outras palavras, o e-procurement ajuda a coibir os atos indevidos (fraudulentos e de má índole) que podem acontecer durante o processo de aquisições corporativas.
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