Enviar informações para a Receita Federal costumava ser sinônimo de dor de cabeça para a maioria dos empresários. No entanto, hoje, a relação da empresa x fisco vem sendo facilitada com a introdução de novas soluções tecnológicas, como os módulos do SPED.
Neste artigo, discutiremos o que é o SPED Fiscal, como ele ajuda na organização e o envio de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse do fiscos, os erros mais comuns cometidos durante o envio das informações e como você pode evitá-los. Confira!
O que é SPED Fiscal?
SPED Fiscal ou EFD (Escrituração Fiscal Digital) é um dos módulos da plataforma SPED, uma ferramenta lançada pela Receita Federal com o objetivo de digitalizar o envio de documentos das pessoas jurídicas, relevantes a todos os processos de tributação federais, estaduais e municipais.
Sendo parte dessa plataforma, o SPED Fiscal é um arquivo digital, com informações referentes aos impostos de ICMS e IPI. A responsabilidade pela geração desse arquivo é da empresa contribuinte, que deve fazê-lo mensalmente.
Quais documentos devem ser incluídos no SPED Fiscal?
Algumas informações que pertencem ao SPED Fiscal são referentes ao:
- Registro de entradas e saídas (mercadorias, transportes e serviços com ICMS/IPI);
- Registro de controle de combustíveis, energia elétrica, usinas, etc.;
- Cadastros de produtos, estabelecimento, clientes e fornecedores;
- Apuração de impostos (ICMS, IPI);
- Livro de controle de créditos de ICMS do ativo permanente (CIAP);
- Estoque/Registro de Inventário.
O processo de envio dessas informações, seguem as orientações do Manual de Orientação ao Contribuinte, disponibilizado no site do SPED. Este arquivo, é validado no programa validador da Escrituração Fiscal Digital (PVA SPED Fiscal-ICMS/IPI).
Após a validação das informações que constam no arquivo, o mesmo é assinado digitalmente, com o Certificado Digital e enviado ao fisco, via Internet, pelo próprio PVA.
Vantagens do SPED Fiscal
Apesar de ser um pouco complexo, com as ferramentas corretas, o envio do SPED Fiscal possui várias facilidades se comparado ao antigo modo de apresentação das informações ao fisco, e às dificuldades que o empreendedor costumava encontrar em um mundo analógico.
A seguir, confira algumas das principais vantagens dessa plataforma:
Agilidade
Marcar hora, liberar agenda, ir à Receita Federal e fazer impressão dos documentos em 3 vias, imprimir livros fiscais, pegar assinatura do empresario, contador … Nada disso mais é necessário para prestar contas ao governo.
Essa desburocratização poupa um tempo precioso, desde o pequeno ao grande empresário. A agilidade dos processos digitais facilita a vida de todo mundo, garantindo que as informações estão indo de forma correta evitando problemas com o Fisco.
Redução de custo
Só em papel, a economia no uso do SPED Fiscal é imensa. Isso sem contar os recursos humanos que podem ser poupados e direcionados para atividades que tragam retorno e lucro para a empresa.
Praticidade
Se a sua empresa conta com um Sistema ERP que integra as informações da produção com o departamento contábil/fiscal, metade do trabalho já está feito. Essa facilidade em mover e compartilhar as informações retorna em aumento na produtividade.
Erros comuns no SPED Fiscal
Como comentamos anteriormente, a elaboração do SPED Fiscal é complexa e, sendo assim, é necessária muita cautela, particularmente com a integridade e precisão das informações registradas nele.
Felizmente, o próprio site do SPED Fiscal já alerta sobre alguns erros mais comuns praticados. Entre eles, vale ressaltar:
- Campos obrigatórios não informados;
- O contador cadastrado não é responsável pelo período de apuração;
- O código do IBGE nos parâmetros da cidade não foi informado;
- CST possui equívocos;
- Número da nota que consta no campo “chave de acesso” está diferente do informado no campo “número da nota de entrada”;
5 dicas para evitar erros no seu SPED Fiscal
Ninguém gosta de ter problemas com a receita. Por isso, se você quer garantir que os seus documentos vão estar todos em dia, é bom seguir estas dicas:
1. Baixe o Guia do SPED Fiscal
Para ajudar os gestores e profissionais contábeis a executarem os processos necessários no envio do SPED Fiscal, o próprio órgão preparou um guia gratuito que mostra passo a passo o que deve ser realizado para dar seguimento as demonstrações e informações dos documentos. Você pode acessá-lo aqui.
2. Mantenha suas informações integradas
Independentemente se você faz a contabilidade internamente ou com um serviço terceirizado, a integridade dos seus dados vai fazer toda a diferença na hora de encaminhá-los ao Fisco.
Por isso, é de suma importância que você tenha um processo capaz de adquirir e compartilhar seus dados de forma segura e completa. O uso de um sistema ERP é o mais indicado para essa tarefa, mas a escolha do software de gestão ideal para as suas necessidades também precisa ser avaliada.
Nesse caso, o melhor seria escolher um sistema ERP de fácil integração com a área contábil/fiscal ou com os sistemas de empresas prestadoras de serviços contábeis. Assim, você evita dores de cabeça causadas por incompatibilidades entre os softwares e garante que o processo seguirá com eficiência.
3. Invista em treinamento
A capacitação dos seus profissionais contábeis deve estar sempre de acordo com as novas leis, regulamentos e processos. Sendo assim, é importante que a sua empresa esteja disposta a garantir a qualificação da mão de obra e o devido treinamento.
4. Defina processos de preenchimento e validação de dados
Não adianta ter um sistema de ponta e os melhores profissionais se ninguém está anotando seus dados. Pode parecer até uma bobagem, mas a verdade é que essa falha no controle dos processos costuma ser comum e pode causar grandes prejuízos para a sua empresa.
Um jeito de reverter essa situação é criando um processo de registro de atividades, com a inclusão de dados obrigatórios. Além disso, a sua equipe precisa estar por dentro do funcionamento do seu software de gestão e devidamente preparada para utilizá-lo com proficiência.
5. Revise tudo
Imprevistos acontecem e, como você já deve saber, nenhum processo é perfeito. Para evitar que a sua empresa receba uma multa, uma boa auditoria documental é mais do que suficiente para confirmar os dados declarados para a Receita Federal.
Esperamos que este artigo tenha sido útil em solucionar as suas dúvidas sobre o SPED Fiscal. E se você ficou interessado em como nosso software de gestão pode lhe ajudar com processos fiscais, fique à vontade para solicitar uma demonstração gratuita.
