O sistema ERP já se tornou um instrumento essencial para a gestão eficiente de informações em empresas dos mais variados segmentos. Afinal, esse software reúne todos os dados do negócio em um único lugar, de maneira que podem ser facilmente acessados a qualquer hora e até mesmo remotamente.
O ERP representa, portanto, um importante banco de dados para tornar mais acertada a execução dos procedimentos, bem como a tomada de decisão pelo gestor, pois reduz os índices de erros e contribui para elevar a produtividade da empresa.
No entanto, sabemos que, como todos os produtos, a qualidade de um software ERP e o seu respectivo preço variam dependendo do fornecedor, sendo que o custo de aquisição pode ser desde um ERP grátis até um com o valor de milhares de reais.
Entre todas as opções disponíveis no mercado, resta saber: qual delas é a que melhor atende às suas necessidades?
Para ajudá-lo nessa questão, elaboramos um artigo que irá esclarecer de uma vez por todas por que um ERP grátis não vale a pena para o seu negócio e quais alternativas podem trazer maiores vantagens. Continue a leitura e descubra!
Por que é arriscado contratar um ERP grátis?
A busca de alternativas mais econômicas é sempre uma boa estratégia na gestão de qualquer negócio, mas nem sempre a opção mais barata vai render bons resultados. É preciso avaliar com cautela o real custo-benefício das ferramentas que serão implementadas, e com os softwares de integração de informações não é diferente.
As organizações de maior porte geralmente têm um orçamento grande para investir nessa tecnologia, mas mesmo para os negócios menores ou mais simples é possível encontrar soluções que caibam no orçamento sem precisar aderir ao ERP grátis.
Embora um software gratuito possa parecer vantajoso, ele pode causar muitas dores de cabeça no dia a dia de uma empresa.
Em primeiro lugar, uma das características fundamentais desse tipo de sistema de gestão é a sua capacidade de adaptação ao perfil do empreendimento — reunir os recursos mais apropriados para atender às necessidades específicas daquele negócio, desde questões relacionadas à sua interface até as funcionalidades e os códigos para comandar as operações.
Logo, quando o programa é gratuito, ele oferece ferramentas generalizadas, com o intuito de ajudar a maioria das empresas. Por esse motivo, os ERPs gratuitos consistem em uma experiência pouco eficiente.
Além disso, um ERP grátis não conta com uma rotina de atualizações para modernizar e corrigir possíveis falhas — o que também é essencial para a rotina da empresa.
Um software de gestão gratuito também deixa a desejar no quesito segurança, pois dificilmente oferece garantia de armazenamento seguro para os dados do seu negócio ou dos seus clientes, fazendo com que não haja garantia de que terceiros não terão acesso a tais informações.
Nos sistemas livres, ainda é comum que os fornecedores não disponibilizem suporte técnico aos usuários, devendo eles próprios solucionar os problemas que surgirem.
Por essas razões, podemos concluir facilmente que adotar um software gratuito para automatizar suas operações não é a melhor escolha.
Como escolher um bom ERP?
Com relação à escolha do sistema ERP, é importante que o gestor saiba que existem inúmeras soluções disponíveis no mercado, com recursos essenciais aos mais variados tipos de negócios.
Sendo assim, dominar bem essas funcionalidades e o custo efetivo de cada alternativa deve ser o primeiro passo. Diante disso, a sequência é estipular um orçamento realista para sua implementação ser bem-sucedida.
É a partir daí que você vai direcionar a sua busca por fornecedores e ter uma ideia de quais serão os parâmetros de negociação. Na sequência, antes de sair à procura das alternativas, é interessante fazer alguns questionamentos:
- Quais são as principais funções que o software de gestão deve oferecer?
- Meu negócio exige o desenvolvimento de requisitos específicos?
- Minha equipe está pronta para aderir à nova tecnologia?
- Quais são os critérios utilizados para chegar à conclusão da necessidade de mudança?
- Qual é o orçamento que disponho para o investimento?
Respondidas as perguntas, é preciso executar algumas ações que também devem interferir positivamente na escolha de um bom ERP. São elas:
Determine os objetivos da empresa
As soluções em ERP são excelentes fontes para a integração de um negócio. Trata-se de uma tecnologia muito útil não apenas para agilizar processos, mas que, consequentemente, contribui para a redução de custos e o aumento da visibilidade da marca.
A tecnologia envolve processos complexos, por isso, tudo precisa estar bem alinhado aos objetivos da empresa e aos pontos que carecem de potencialização. Caso contrário, a experiência não será tão boa, podendo até mesmo implicar em prejuízos.
Tenha expectativas realistas
A agilidade do processo é uma meta perseguida na maioria dos casos de implementação do sistema de gestão ERP. Contudo, a pressa muitas vezes compromete a qualidade da execução do trabalho.
Desconfie dos fornecedores que prometem grandes resultados em um curto espaço de tempo. Evite criar expectativas fora da realidade, pois essa missão requer análises cuidadosas, planejamento e outras atividades que não acontecem de forma instantânea.
Quais são as principais vantagens de um ERP pago?
A característica mais marcante de um sistema de gestão ERP é a visão ampla que ele oferece de todos os pontos da empresa. Tudo isso graças à centralização dos dados e à flexibilidade de acompanhá-los em tempo real.
- incorpora melhores práticas à gestão empresarial;
- otimiza as tomadas de decisão;
- reduz os custos;
- otimiza o tempo de realização dos processos;
- reduz a carga de trabalhos manuais;
- otimiza o tempo de resposta ao mercado;
- reduz a quantidade de estoque;
- melhora a qualidade e a eficácia das ações da empresa de um modo geral;
- elimina tarefas redundantes;
- auxilia no processo de adequação às normas legais.
Gera mais segurança
Além da integração dos dados e o acesso às informações ao alcance de um clique, outro ponto forte da adoção de um sistema de gestão ERP é a segurança que ele oferece ao administrar esse banco de dados.
Nesse contexto, o ERP funciona como um grande aliado para proporcionar informações mais precisas e consistentes, permitindo o backup dos pontos mais relevantes. Ele também conta com a função de restringir as pessoas que podem ter acesso a cada tipo de informação.
Melhora o atendimento ao cliente
Quando se tem o pleno domínio de todos os elementos relacionados à infraestrutura de atuação da empresa, fica mais fácil conseguir prestar um trabalho de qualidade.
O acesso rápido às informações torna a comunicação interna e externa mais ágil e a prestação do serviço mais eficiente, reduzindo a troca de informações e procedimentos equivocados. Isso significa aumento da credibilidade da empresa perante os clientes.
Gera diferentes tipos de relatórios
A produção de relatórios é indispensável para acompanhar o desempenho das atividades em qualquer negócio e, dependendo da complexidade da estrutura organizacional, isso pode ser uma tarefa difícil.
Com o ERP, a emissão de relatórios também se torna mais automatizada. O sistema oferece alternativas de personalização e interfaces que auxiliam a utilização pelos colaboradores, sem a dependência dos profissionais de TI.
Quais são as funções mais utilizadas no ERP?
Como mencionado, os sistemas ERP atuam por meio de módulos que integram todos os setores de uma empresa. As modalidades mais utilizadas variam bastante conforme o ramo de atuação, mas algumas delas são encontradas na maioria dos empreendimentos. São elas:
- produção;
- vendas;
- controle de estoque;
- logística;
- business intelligence;
- cadastro de produtos e serviços;
- cadastro de clientes;
- cadastro de vendedores e fornecedores;
- recursos humanos;
- CRM;
- gestão de inventário;
- departamento jurídico,
- controle do fluxo de caixa;
- emissão de notas fiscais;
- responsabilidade fiscal.
Nesse contexto, percebe-se uma tendência em otimizar as funções mais básicas e que influenciam diretamente a produtividade e a qualidade da prestação de serviço da empresa, deixando de lado talvez os processos mais complexos e que podem atrapalhar o andamento das operações.
Não há dúvidas de que os sistemas ERP se tornaram aliados de peso para promover a excelência e a competitividade de qualquer tipo de empresa. Mesmo para quem tem um negócio de pequeno porte ou orçamento menor, é possível começar com os modelos de ERP grátis e evoluir gradativamente.
São diversas as opções e funcionalidades, mas a chave da questão é o quanto essa tecnologia pode potencializar os resultados da empresa.
Gostou do artigo? Agora que você aprendeu os pontos mais importantes sobre a implementação de um sistema de gestão ERP e como encontrar a ferramenta mais adequada para o seu negócio, baixe o nosso Guia sobre ERP e continue aprimorando seus conhecimentos!
