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Como implementar um sistema de gestão educacional?

Com a tecnologia cada vez mais acessível, não faz mais sentido controlar a operação de uma empresa de forma manual ou por meio de planilhas. Já que, uma vez que são muitas áreas para tomar conta, é muito provável que as informações se percam ou simplesmente sejam esquecidas.

Por isso, é essencial que a organização adote softwares, como um ERP, para automatizar e otimizar as atividades do dia a dia, com o objetivo de melhorar a produtividade e conquistar mais resultados.

Um ERP é útil em diversos setores nos quais existe uma grande demanda de documentação e arquivamento. Neste texto, vamos falar especificamente sobre o sistema de gestão educacional: o que é, benefícios, como escolher e como implementar. Por fim, daremos dicas para otimizar o uso dessa ferramenta. Acompanhe!

O que é um sistema de gestão educacional?

O ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos da Empresa), que pode ser entendido como sistema integrado de gestão.

Seu objetivo é promover a união e a automatização de todos os departamentos e processos de uma instituição – no caso, da área educacional. É um sistema que centraliza todas as rotinas e informações em um único lugar.

Uma vez que organizações educacionais funcionam por meio de processos complexos e são focadas em resultados, existe a estrita necessidade de fazer um efetivo controle de todas as informações. Um ERP, portanto, é a escolha ideal, visto que ele permite ter uma visão sistêmica e contribui para que uma instituição de ensino faça a gestão de seus recursos humanos e materiais de forma mais otimizada.

Em um sistema de gestão educacional, os departamentos são representados, geralmente, por meio dos módulos do ERP. Os módulos são adaptáveis de acordo com a necessidade de cada instituição, mas os mais conhecidos dentro do software costumam integrar as seguintes áreas:

  • Recursos Humanos;
  • Fiscal;
  • Estoque;
  • Vendas;
  • Financeiro;
  • Compras.

Como o sistema é integrado aos departamentos?

Dividido em 3 camadas, o ERP pode ser operado no espaço físico ou na nuvem. Como destacamos, a grande vantagem do sistema é que ele possibilita integrar todos os departamentos, ou seja, você tem à disposição uma única solução que atende às mais diversas demandas.

A interação com os usuários no dia a dia da operação da empresa se dá por meio de uma camada de apresentação. Ela recebe informações e pode retornar uma tela de relatórios ou enviar as informações inseridas para um banco de dados.

Já a camada de processamento lógico tem a missão de fazer a ponte entre a apresentação e o armazenamento, além de promover a integração de todos os módulos do sistema.

Esse processamento lógico recebe os dados e, conforme a sua programação, envia as informações a serem apresentadas aos usuários, por meio de relatórios, ou se encarrega de repassar os dados que serão armazenados.

Caso as informações sejam armazenadas, a terceira camada do ERP salva tudo no banco de dados para que os usuários possam efetuar consultas futuras, por meio de uma apresentação ou mesmo de uma exportação de relatórios em outro tipo de formato, como planilhas.

Benefícios do sistema de gestão educacional

Captação de alunos, identificação de informações e controle efetivo são alguns benefícios de um sistema de gestão educacional.

Esses são apenas alguns dos desafios enfrentados por gestores da área de ensino. Com a aquisição de um bom software, essas situações são facilmente resolvidas. Entre os benefícios de um sistema de gestão educacional, podemos destacar, ainda:

Redução dos custos

Um dos principais benefícios de investir em um sistema de gestão educacional é a redução dos custos para a instituição. Gastos de manutenção e operação, por exemplo, são diminuídos de maneira efetiva.

O controle de contas e as tarefas administrativas, por sua vez, se tornam mais eficientes e as chances de erros e falhas também são reduzidas. Com isso, os funcionários ficam muito mais livres para exercer outros tipos de atividades.

Além disso, o ERP educacional ainda possibilita o acompanhamento e a cobrança dos alunos inadimplentes, o que permite que os gestores saibam rapidamente quem são aqueles estudantes que devem ser notificados.

Melhoria na captação e na retenção de alunos

A integração de processos faz com que o atendimento aos alunos seja uniformizado, o que é essencial para a profissionalização da instituição de ensino.

Com isso, a ferramenta ajuda na otimização do processo de captação de novos alunos, pois disponibiliza opções para que você realize um efetivo controle das ações de comunicação e marketing.

Em relação à retenção de alunos, o sistema organiza informações relevantes para que a instituição aproxime e fortaleça o relacionamento com os estudantes, o que reduz o risco de evasão escolar de forma significativa.

Assegura decisões mais rápidas e assertivas

Um bom software educacional permite que os gestores tenham uma visão integral de todos os dados acadêmicos e financeiros da instituição.

Dessa forma, é possível melhorar pontos como o planejamento e o orçamento. Com isso, é facilitada a tomada de decisões mais estratégicas e, o melhor, ela é feita com base em dados concretos.

Possibilita maior eficiência operacional

Um sistema de gestão educacional permite reduzir erros nos processos e assegura mais rapidez no dia a dia da instituição, o que faz com que a eficiência operacional seja melhorada de forma bastante significativa.

Como as informações são centralizadas, é possível fazer consultas e dar um retorno mais completo e ágil aos estudantes, aos pais e aos responsáveis, melhorando as suas percepções em relação à escola.

Apostar em um ERP educacional, portanto, é fundamental para que as atividades do dia a dia sejam muito mais simples, rápidas e eficientes. Com mais eficiência operacional, todos os processos da escola são profissionalizados e isso assegura que os resultados sejam alcançados mais rapidamente.

Como escolher um bom sistema de gestão educacional?

Após saber os benefícios de contar com um ERP, confira alguns passos para você escolher o sistema mais adequado para a sua instituição:

Realize um levantamento interno

Uma das primeiras etapas para contratar um sistema de gestão educacional é descobrir as necessidades de cada setor da sua instituição e mapear o funcionamento de todas as atividades. Com essas informações em mãos, será possível identificar quais pontos críticos consomem mais tempo e atrapalham o crescimento da sua escola.

Além disso, esse levantamento permite que você faça uma comparação dos resultados obtidos antes e depois da instalação do software, o que fará com que você meça o Retorno Sobre Investimento (ROI) em relação ao custo do sistema.

Pesquise os fornecedores

O mercado conta com um grande número de ERPs. Por isso, é primordial que você busque referências e colete feedbacks de empresas que já utilizam o software, com o objetivo de saber as vantagens e as desvantagens.
Se possível, faça visitas às escolas que têm o mesmo porte que a sua para saber a experiência que elas tiveram com a implantação do sistema.

Verifique a flexibilidade do programa

Certifique-se de que a solução que você está comprando é compatível com a forma de trabalhar da sua instituição. Procure saber como o software traz melhorias para as atividades e os setores da sua empresa. Descubra, também, se o ERP é flexível o bastante para se adaptar a todos os seus processos.

Além disso, escolha um sistema que ajude na expansão da base de seus dados, de acordo com a ampliação do seu negócio. Pode ser que atualmente você tenha 50 colaboradores, mas daqui um tempo podem ser 200 funcionários. Um bom sistema deverá suportar toda essa nova informação e continuar lhe atendendo sem perda de qualidade e desempenho.

Pense no futuro

Antes de tomar uma importante decisão, leve em consideração os seus planejamentos estratégicos, como aumento de volume de vendas e o crescimento da marca. Caso a instituição tenha metas de crescimento em curto ou médio prazo, escolha um software mais maleável, que se adapte às mudanças de maneira fácil.

Dessa forma, você não precisará substituir o ERP ou trocar de fornecedor de um momento para outro. Afinal de contas, o processo de transição gera muitas despesas e sobrecarrega o time. Por isso, faça uma criteriosa análise de tudo e escolha um sistema realmente adequado às suas demandas atuais e futuras.

Privilegie o suporte ao usuário

A tecnologia é essencial para aprimorar a rotina da escola. Mas, quando existem falhas, o trabalho de todos fica paralisado. Por isso, sempre escolha um sistema que conte com um bom suporte que possa auxiliar em eventuais necessidades.

Planeje a implantação

Após escolher o ERP, você precisará implantá-lo. Para isso, será necessário se planejar e evitar as grandes dificuldades do processo.

Vale lembrar que a forma de gestão da sua instituição vai mudar substancialmente e todos os funcionários precisarão estar capacitados para lidar com a ferramenta.

Nesse sentido, se todos tiverem conhecimento prévio em relação aos novos procedimentos, a incidência de retrabalhos e falhas tende a diminuir consideravelmente.

Acompanhe a implantação do sistema

Dependendo do caso, um sistema de gestão educacional pode demorar de 7 a 90 dias para ser totalmente integrado a todas as áreas da sua instituição de ensino. Normalmente, a implantação de um ERP segue alguns passos, como:

  • Integração da infraestrutura de dados;
  • Migração de dados e informações;
  • Treinamento e capacitação dos usuários;
  • Inclusão dos setores da gerência;
  • Teste de segurança;
  • Comprovação de dados, etc.

Como implementar corretamente o sistema de gestão educacional?

Como dissemos, o ERP ajuda a gerenciar todas as tarefas da empresa, incluindo vendas, elaboração de relatórios, emissão de notas e diversas outras questões. Graças ao software, os gestores são capazes de visualizar o andamento dos projetos e de checar como está a produtividade de cada funcionário e da instituição como um todo.

Em suma, o sistema permite que a empresa dê um grande salto de gestão e qualidade. Todos os benefícios, no entanto, só se tornarão realidade se você realmente aplicar um processo de implantação sem equívocos. A seguir, destacamos o que você deve observar para uma implementação correta do ERP.

Pense além do preço

Um erro que muitas instituições cometem na hora de implementar o ERP é pensar somente no valor do sistema. Isso é um problema porque, ao pensar apenas no preço, a empresa acaba deixando de lado critérios essenciais, como a facilidade de uso e as principais funcionalidades do produto.

O mais importante é que o software atenda suas necessidades da melhor forma possível, o que será fundamental para o crescimento de seu negócio.

Tenha paciência

Você já sabe que o ERP contribui para a melhoria da gestão da instituição educacional. Por isso, é crucial ter em mente que as coisas não acontecem da noite para o dia. Assim, é preciso ter paciência e cautela. Caso você queime etapas, pode ter dores de cabeça no futuro.

É possível, por exemplo, que você realize testes com o software para saber se ele está funcionando corretamente, e também é viável realizar treinamentos com a equipe para aproveitar o melhor do sistema e integrá-lo a todos os setores da escola.

Implementações finalizadas de forma paciente asseguram todas as vantagens que o ERP traz para as organizações. Por conta disso, dê um passo de cada vez na implementação do ERP.

Esteja consciente de que o sistema está em constante evolução

O ERP é muito mais do que um simples software. Trata-se de um sistema que exige uma adaptação constante da instituição, conforme o seu crescimento e as exigências do mercado. Diante desse cenário, é primordial que você implemente um sistema cujo fornecedor ofereça manutenção e suporte. Esses serviços são cruciais para você conseguir adaptar o ERP de acordo com suas demandas ao longo do tempo.

Estabeleça uma comunicação clara com a equipe

Implantar um sistema de gestão educacional fará com que a rotina de muitos funcionários mude. Apesar de isso ser positivo, pode gerar algumas resistências por parte dos colaboradores. Nesse sentido, é essencial que você seja eficiente na comunicação com a sua equipe.

Tome o cuidado de avisar com muita antecedência sobre o processo de implementação do sistema, informe o tempo que isso vai levar e explique detalhadamente sobre todas as vantagens do software.

Quando os funcionários entendem bem o processo e todos os benefícios do sistema, eles tornam-se grandes aliados ao longo da implantação.

Invista em treinamento

A fase de treinamento é essencial para que o sistema de gestão educacional seja implementado com sucesso. É indispensável que todos os funcionários sejam treinados da melhor forma possível, para que eles possam usufruir do software rapidamente.

Na prática, isso significa aproveitar o sistema da melhor forma possível. Afinal, quando os funcionários conhecem as principais funcionalidades do ERP, a eficiência do trabalho cresce bastante e em pouco tempo. Consequentemente, a instituição tem muito mais resultados e rentabilidade.

5 dicas para otimizar o uso do sistema de gestão educacional

Por fim, destacamos algumas dicas que garantirão que você utilize o ERP educacional da melhor forma possível. Seguindo todas essas ideias abaixo, com certeza você aproveitará o sistema ao máximo e conquistará os resultados de forma muito mais rápida.

1. Mapeie os processos operacionais

Para ter todos os benefícios do ERP, é essencial que você faça o mapeamento de todos os processos operacionais. Faça um levantamento de informações relacionadas a recursos, equipamentos, metodologias, etc.

Ao adotar uma visão mais integral de todos os processos, você consegue identificar os gargalos que limitam o crescimento. Esses pontos de melhoria fazem com que a sua competitividade diminua e acabam gerando alguns erros ou retrabalhos que impedem que a sua instituição passe para o próximo nível.

2. Trace um diagnóstico

Quando você conta com um sistema de gestão educacional que gerencia todas as atividades e recursos da instituição, é essencial que se crie um processo de diagnóstico para identificar aquilo que precisa ser aprimorado. Com essas informações em mãos, é muito mais fácil tratar diretamente os problemas mais graves.

Naturalmente, como acontece em qualquer empresa, existirão vários pontos de melhoria. Além disso, lembre-se de que, quando um problema é resolvido, outro necessariamente aparecerá. O grande segredo é que você concentre energia para atacar os pontos mais críticos, levando em conta questões como o investimento necessário e a potencialidade da melhoria.

Se existirem algumas dúvidas sobre onde focar os esforços, talvez seja muito interessante que você faça uma simulação para conseguir visualizar a situação no todo e, assim, pode tomar decisões rápidas e acertadas.

3. Acompanhe os resultados

É ideal que a gestão de processos seja trabalhada por meio de metodologias que avaliem os resultados constantemente. Nesse sentido, um sistema de acompanhamento de resultados bem estruturado é essencial para levantar as informações atualizadas e relevantes.

De nada adianta comparar os resultados periódicos da empresa se esses números estiverem mostrando uma visão distorcida ou apenas parcial da realidade. E para ter uma base sólida que assegure uma boa tomada de decisão, é imprescindível ter acesso a indicadores que façam sentido dentro da instituição.

Além de números relacionados a faturamento, inadimplência e Recursos Humanos, é essencial saber quais são os indicadores-chave de desempenho (KPIs) que devem ser realmente acompanhados.

4. Adote uma melhoria sólida e contínua

A melhoria contínua é essencial para a instituição de ensino, mas é necessário que ela esteja incluída na cultura da empresa. Portanto, é fundamental que seja desenvolvido um trabalho intenso para essa filosofia ser assimilada e, de fato, fazer parte do dia a dia dos funcionários.

O maior desafio é fazer com que tanto os gestores quanto os colaboradores estejam abertos e dispostos a mudar, sabendo que isso será bom para todos os envolvidos.

5. Faça uma boa documentação para melhorar os processos

O conhecimento sobre a instituição de ensino é aquele relacionado aos processos e às rotinas. Para ter cada vez mais independência, é essencial que a escola faça com que o conhecimento corporativo flua para seus processos e, ao mesmo tempo, esteja sedimentado no negócio.

Assim, faz-se necessário criar uma documentação de forma correta e consistente. Nesse contexto, é possível manter o know-how do lado de dentro, mesmo quando alguns colaboradores são desligados.

A documentação de processos, portanto, é uma forma de garantir a segurança de todas as operações e também ajuda na estabilidade da rotina. Além disso, é indispensável para que um sistema de ERP integrado performe da melhor forma possível.

O que achou de todas essas ideias para implementar um sistema de gestão educacional? Por mais completo que seja o ERP, o sucesso da implementação só será possível se você, como gestor, tomar os devidos cuidados.

Portanto, é essencial que faça uma pesquisa minuciosa. A melhor solução nem sempre será aquela mais cara, mas, sim, a que melhor se adapte à sua instituição e que realmente traga um efetivo retorno sobre o investimento.

Com planejamento e uma visão clara acerca das suas metas, será possível passar por cima de todos os obstáculos que surgirem, fazer as melhores escolhas e traçar o caminho para o sucesso da sua empresa.

Aqui, na Consistem, oferecemos um sistema de gestão de qualidade e, por isso, convidamos você a entrar em contato com a gente. Estamos preparados para tirar todas as suas dúvidas e ajudá-lo a fazer a melhor escolha a favor do seu negócio.


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