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ERP: entenda o que é e para o que ele serve

Se você é uma daquelas pessoas que acredita em planejamento, estudo da demanda, levantamento de requisitos e tem uma atenção especial ao cuidar de suas responsabilidades, deve buscar um software de gestão robusto e que não decepcione na operação diária. Neste caso, o ERP pode ser a solução mais completa e estável para atender sua necessidade.

Este tipo de sistema de gestão é uma ferramenta poderosa e que precisa suportar a dinâmica das empresas em suas demandas mais complexas e volumosas. Ficou interessado? Então, descubra agora o que é ERP e como ele pode te ajudar.

O que é ERP?

Normalmente sendo referido em sua nomenclatura em inglês, o ERP é a abreviação de Enterprise Resource Planning (Planejamento dos Recursos da Empresa). Muito mais do que uma sigla, o ERP é um sistema de gestão integrada que busca unir e automatizar todos os departamentos e processos de uma instituição. Dessa forma, ele centraliza as informações e rotinas em um único centro de controle e operações.

A visão sistêmica, que culmina no desenvolvimento de ferramentas de gestão — dentre elas, um software para a administração de recursos e controle de informações —, é uma abordagem mais moderna da Escola de Administração.

Depois de passadas as abordagens Clássicas e Humanistas, este modelo atual busca enxergar em sua plenitude a utilização dos recursos disponíveis e monitorar os resultados conseguidos. Esta é a razão de existir de um ERP e é na busca de aprimorar sempre este controle que ele continua sendo reinventado a cada dia.

O que faz um ERP?

Entendido como um sistema de gestão empresarial, o ERP representa, de maneira bastante funcional, todas as atividades desenvolvidas dentro de um negócio. Ao criar este modelo comercial vivo e interativo, o software consegue gerir recursos materiais, humanos e fazer a gestão do tempo e das tarefas desenvolvidas dentro da organização.

Sabendo que as empresas funcionam por meio de processos complexos e orientados ao resultado, assim como também são alguns projetos, há a necessidade de controlar o fluxo das informações.

O ERP consegue fazer este controle através da divisão das funções e dos departamentos representados normalmente por meio de módulos. O conjunto interligado e automatizado destes módulos é o que chamamos de sistema.

Normalmente, os módulos mais comuns de serem encontrados dentro de um ERP são Vendas, Estoque, Fiscal, Pessoal, Financeiro e Compras. Logicamente, existe uma infinidade de nomenclaturas possíveis de serem encontradas e também outras tantas funções dependendo do foco e da atuação de cada empresa.

Como funciona um ERP?

Dividido em três camadas básicas, um ERP é semelhante a outros tipos de sistemas computacionais de gestão, podendo ser operado em nuvem ou in loco. Entretanto, a grande vantagem do ERP é a sua possibilidade de integração, ao invés de vários, para diversos departamentos, você tem a disposição uma única solução que atende as mais diferentes necessidades.

A interação junto aos usuários na operação diária se dá por meio de uma camada de apresentação. Falamos aqui da interface programada para reconhecer a necessidade e o nível de acesso do usuário e oferecer opções de interações.

Esta camada recebe informações (inputs) e pode tanto retornar uma tela de relatórios (outputs) como enviar os dados inseridos para o banco de dados. A camada de processamento lógico é a que faz a ponte entre a de apresentação e a de armazenamento, além de integrar todos os módulos do sistema.

Este processamento lógico recebe as informações e, de acordo com a programação, envia os dados a serem apresentados ao usuário (relatórios) ou se encarrega de repassar as informações a serem armazenadas.

Se forem armazenadas, esta terceira camada salva tudo no banco de dados para que seja possível efetuar consultas futuras pelos usuários por meio da camada de apresentação ou mesmo da exportação de relatórios em outros formatos — como planilhas, por exemplo.

Quais são as vantagens de usar um ERP?

É possível listar uma série de vantagens na utilização de ERPs. Dentre elas, as 8 principais a serem destacadas são:

  1. Eficiência na gestão

Com processos padronizados e devidamente adaptados à realidade da empresa, fica bem mais difícil presenciar operações sendo efetuadas fora dos parâmetros preestabelecidos e a gestão torna-se mais efetiva.

  1. Melhoria da exatidão e da disponibilidade das informações

Utilizando tabelas em comum para o armazenamento de maneira a não permitir a entrada de dados em desconformidade com os padrões aceitos, a informação tende a não ter perdas de qualidade e pode ser mais bem gerenciada.

  1. Aprimoramento do processo decisório

Com relatórios integrados e atualizados de maneira sistêmica, os gestores dispõem de melhores ferramentas de levantamento de dados — o que torna o processo decisório cada vez mais profissional e prático.

  1. Mais efetividade no estudo de cenários e de projeções futuras

Com a análise histórica das informações com dados mais bem organizados e agrupados, a tendência é conseguir uma melhor consistência na montagem de cenários e estudos de desempenho das operações.

  1. Redução do tempo de produção e entrega de produtos e serviços

A menor interferência humana nos processo de produção alcançada por uma automação mais bem orquestrada reduz consideravelmente os prazos para a realização de algumas tarefas e também entre atividades distintas.

  1. Maior segurança da informação

Favorecendo a comunicação entre departamentos, mas com um sistema totalmente arquitetado para funcionar somente por meio da validação de níveis de acessos controlados, as informações ficam restritas às políticas estabelecidas pela empresa. Isso evita a disponibilização desnecessária de dados irrelevantes ou confidenciais a pessoas não autorizadas.

  1. Menos erros

Um dos grandes trunfos da automação é justamente a possibilidade de minimização e até, em alguns casos, a erradicação dos erros nas operações. Ao limitar a atuação dos funcionários, ela cerca ações que estariam pouco condizentes com a lógica de funcionamento da empresa.

Ao travar esta interação, ela garante que erros comuns ao ser humano não sejam passíveis de serem cometidos, trazendo para a gestão menores desperdícios ou falhas no funcionamento diário da instituição.

  1. Melhoria nos resultados apurados

Ao final, considerando todos estes benefícios, é possível entender como um sistema de ERP devidamente estruturado e com suas políticas bem ajustadas consegue oferecer à organização um aumento significativo e comprovado da produtividade e da rentabilidade. Isso é possível a partir do momento em que se utilizam os mesmos recursos com mais eficiência.

Sabendo melhor o que é ERP, sua forma de funcionamento e suas principais vantagens, compartilhe conosco suas impressões a respeito do tema. Conta pra gente nos comentários o seu ponto de vista. Queremos saber o que você pensa a respeito desta ferramenta.