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Implantação de um ERP: como justificar o investimento em um sistema de gestão

Justificar o investimento na implantação de um ERP de uma forma consistente e convincente: essa é uma tarefa cada vez mais delicada para os responsáveis pela tecnologia da informação nas empresas.

Em um cenário de retração econômica, com redução da atividade produtiva e comercial, apresentar um projeto desse porte requer um bom planejamento e boa argumentação.

Se você tem dúvidas sobre como tratar sobre o tema com sua equipe, confira no post a seguir os motivos, objetivos e as vantagens da implantação de um ERP.

Como apresentar um projeto de implantação de um ERP?

A melhora dos processos da empresa e, consequentemente o aumento da sua eficiência e resultados, são argumentos comuns na hora de defender uma implantação. Por outro lado, o valor do investimento é um dos mais difíceis de justificar e um dos fatores que mais influenciam na decisão.

Para facilitar esse processo, listamos a seguir quais quesitos abordar em uma apresentação, justificado o investimento em um ERP.

Apresente o cenário atual

Mostre como está o cenário atual dos sistemas que atendem a empresa. Liste os pontos positivos e negativos da solução. Traga informações abrangentes, atuais e corretas. Não exagere e nem menospreze nenhuma evidência.

Mostre os benefícios

Detalhe os benefícios e as vantagens que serão obtidos após a implantação do novo sistema. Procure apresentar a experiência de empresas semelhantes, que já utilizam a solução.

dois homens jovens conversam em frente a uma computador discutindo implantação de um ERP

Informe-se antes, embasando-se em informações obtidas de fontes seguras. Não comente dados que não sejam absolutamente reais e não possam ser comprovados.

Fale da redução de custos

Explique que o sistema trará redução de custos operacionais como: estoques intermediários, compras realizadas com vantagem, redução de lead times e etc.

Exiba os custos de implantação

Liste todos os custos de implantação da solução, englobando os valores do software, hardware, consultoria, treinamentos e toda a infraestrutura envolvida. Procure profissionais experientes para ajudá-lo nesse levantamento.

Vários projetos estouram o orçamento inicial por falta de um planejamento bem feito e por falhas na pesquisa das necessidades. Tenha atenção redobrada nesse tópico.

Informe as despesas mensais

Avalie as despesas mensais que serão arcadas mensalmente após a implantação. Além da mensalidade do ERP, não esqueça de considerar as horas de suporte interno do seu setor de TI, que eventualmente precisará sanar dúvidas e efetuar os treinamentos básicos, por exemplo.

O levantamento dessas despesas precisa ser feito com muita atenção e detalhe, de preferência com o auxílio de consultores especializados e experientes, o que pode ser  facilmente resolvido com o apoio do parceiro escolhido.

Apresente o cronograma

Faça um cronograma de implantação com todas as etapas, informando as pessoas e os recursos necessários. Trabalhe sempre com uma margem de segurança para eventuais problemas no percurso.

Defina datas de apresentação do status do projeto para os dirigentes e patrocinadores. Todos precisam estar informados sobre o desenrolar das tarefas e os próximos passos.

Sugira uma equipe de projeto

Faça a sugestão de uma equipe de projeto, contemplando um gerente e responsáveis por todas as áreas envolvidas.

Determine responsabilidades e atividades que cada um terá que desempenhar. Não deixe de montar um programa de treinamento para os usuários. De nada adiantará um excelente sistema se os usuários não estiverem devidamente preparados e treinados.

Quais os motivos para a implantação de um ERP?

É importante que você deixe claros quais benefícios um ERP trará ao seu negócio, assim será muito mais simples enfrentar objeções referentes à implantação. Abaixo listamos algumas razões para implantar um ERP:

Utilização das melhores práticas

Os sistemas integrados trazem em seu escopo as melhores práticas para a gestão das empresas. Desde a entrada de uma nota fiscal de um suprimento até o recebimento do crédito do cliente, tudo é gerido e administrado pelo sistema.

Como as empresas fornecedoras possuem uma grande estrutura de desenvolvimento e atendem a diversos segmentos de mercado, as funcionalidades incorporadas nos sistemas representam o que de mais moderno existe para a gestão.

Aumento de produtividade

Os ERPs trazem aumento de produtividade para a empresa, uma vez que automatiza atividades e simplifica procedimentos em todos os setores.

Melhoria na segurança das informações

Os dados inseridos no sistema são consistidos com maior intensidade e minimamente alterados no processamento das tarefas, nos diversos departamentos. Isso garante uma maior assertividade e, consequentemente, segurança para a tomada de decisão.

Agora que você já viu como apresentar um projeto de implantação de sistema de gestão, conheça mais dicas em nosso blog sobre gestão.