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Como a gestão de qualidade pode ser integrada à área de recebimento?

Você sabia que a qualidade tem sido cada vez mais um diferenciador para as empresas? Por isso, administrá-la tem se tornado uma preocupação constante nas companhias e esse papel é desenvolvido pela gestão de qualidade — que está presente nos mais diferentes departamentos dentro das organizações.

Para garantir que os processos funcionem dentro do esperado, a gestão de qualidade faz uma análise de todos os procedimentos internos da companhia para estabelecer um bom planejamento que permita organizar, controlar e implementar estratégias de melhoria, bem como estabelecer e acompanhar indicadores.

A ideia é conseguir mais eficiência produtiva a custos mais baixos sem afetar a atributos do serviço. Isso aumenta naturalmente a satisfação e a confiança da clientela e o motivo é simples: a padronização de processos internos os torna mais confiáveis.

Para que eles funcionem de forma mais eficiente na indústria metalomecânica, é importante que o sistema inclua todas as etapas do trabalho. Por isso, é importante que a gestão de qualidade seja implantada já na etapa de recebimento de material.

Quer entender melhor como funciona todo esse processo? Nós esclarecemos neste post. Confira!

Recebimento de materiais

O recebimento de materiais pode ser crucial para a empresa. Afinal, é no processo de chegada de mercadorias que a equipe deve assegurar que o produto que está sendo recebido está em conformidade com o que está especificado no pedido de compra.

Quando o fornecedor chega para fazer uma entrega, é essencial que a comunicação seja a mais eficiente possível para evitar mal-entendidos. Além disso, a equipe que faz o recebimento de mercadorias deve ter o treinamento adequado e conhecer os procedimentos que devem ser seguidos durante essa etapa.

Outro ponto importante é que deve haver capacidade física estrutural para o recebimento do material de acordo com o volume comprado — especialmente em períodos de maior demanda — e isso funciona melhor quando o recebimento está integrado ao departamento de qualidade.

Conferência

Receber materiais na empresa requer que o profissional faça a conferência dos itens com cuidado antes de liberar os produtos e, consequentemente, o pagamento. É essencial que todos os materiais sejam acompanhados dos documentos constantes nos pedidos de compra — que varia de caso a caso — e da nota fiscal.

A entrega do material precisa ser feita na área determinada para essa atividade. Receber produtos em outros locais pode resultar em extravios ou atrasos desnecessários. Entre as possibilidades de não-conformidade estão:
l especificação dos materiais;

  • prazo de entrega;
  • quantidade;
  • preço;
  • impostos;
  • valor do frete.

Para que todos esses aspectos sejam avaliados adequadamente no recebimento de materiais, é preciso aplicar os princípios da gestão de qualidade a essa área. Assim, o estabelecimento de um plano adequado vai possibilitar um controle mais organizado a partir da padronização dos processos do departamento.

Com isso, o trabalho flui com mais eficiência para evitar que sobrem ou faltem produtos. Na indústria metalomecânica, isso é essencial para garantir que a demanda da companhia seja suprida e a satisfação do consumidor atingida plenamente.

Controle de estoque

Quando o setor de recebimento funciona de forma eficaz, o estoque da organização é mantido sempre nos níveis adequados estabelecidos previamente. Esse departamento, quando bem gerenciado, contribui de maneira bastante efetiva para os resultados da indústria — já que melhora o atendimento e a gestão do capital de giro.

Isso significa que controlar o estoque é importante para que a companhia não perca dinheiro, já que quando há falta ou excesso de produtos, pode haver prejuízos. Por isso, o controle do que entra e sai com dados atualizados diariamente é essencial.

Quando a gestão de qualidade é feita adequadamente, ela permite que o recebimento de materiais ocorra com maior eficiência. Isso influencia diretamente a manutenção de um estoque sempre apropriado para oferecer suporte às necessidades da indústria.

As vantagens não param por aí. Veja, a seguir, outros benefícios que esse ciclo virtuoso pode trazer para a organização!

Menos erros

Um sistema adequado de controle de estoque que comece com o cuidado da qualidade do recebimento de material garante que todas as necessidades da companhia sejam supridas. Isso ajuda a prevenir mesmo pequenos erros que, embora pareçam insignificantes, podem dificultar a conciliação de dados e se tornar grandes transtornos.

Administrador controlando a gestão de qualidade

Menos prejuízos

Com um menor índice de erros, é mais fácil saber quais mercadorias saem mais e quais saem menos, qual a frequência de reposição dos produtos e assim por diante. Esse controle ajuda a prevenir perdas, já que é possível criar procedimentos e ações de venda que beneficiem tanto a empresa quanto os compradores.

Menos custos

Menos erros e menor taxa de prejuízos levam, inevitavelmente, a custos menores. Afinal, os processos — registro e envio de informações, transporte, armazenagem e outros — ficam mais rápidos e a produtividade da equipe aumenta.

Mais organização

Quando se conhece a demanda pelos produtos da companhia, fica mais fácil saber qual é a necessidade de compra de um ou outro item — assim como quando algo pode deixar de ser adquirido por não ter mais saída.
Além disso, prejuízos naturais por quebra, vencimento ou mesmo furto de produtos, por exemplo, são detectados de forma mais rápida e fácil. Isso possibilita programar a reposição com agilidade, especialmente quando se trata de itens com mais saída.

Mais qualidade no atendimento

Com um estoque mais organizado, a indústria sabe exatamente o que e quando comprar. Assim, há mais chances de atender às necessidades dos clientes de acordo com seus desejos e, consequentemente, deixá-los mais satisfeitos com a empresa.

Isso só é possível porque um estoque bem controlado garante a eficiência do setor de produção. Afinal, se há falta de matéria-prima, a produção para enquanto um novo pedido de compra é feito e é necessário esperar pela entrega.

Se, ao contrário, a produção funciona de forma eficiente, os prazos informados aos compradores são mais precisos e as entregas são feitas na data certa. O cliente, então, pode manter sua própria programação sem contratempos.

Como você tem feito o recebimento de mercadoria na sua empresa? Já o uniu à gestão de qualidade para tornar seu controle de estoque mais eficiente? Leia este post e entenda como melhorar os processos operacionais da sua organização.


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