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Como um sistema de gestão empresarial pode ajudar na tomada de decisões

Nas últimas décadas, a tecnologia da informação se tornou o principal aliado dos gestores para a tomada de decisões. A utilização de um sistema de gestão empresarial garante informações mais seguras e confiáveis aos gestores das empresas de todos os portes e dos mais diversos ramos de atividade.

Esse sistema de gestão empresarial, também conhecido como ERP — Enterprise Resource Planning — facilita extremamente a tomada de decisão, uma vez que todos os dados e informações são gerenciados por uma mesma ferramenta administrativa.

Se você é um diretor ou um gestor de uma grande empresa e quer informações de como um sistema de gestão empresarial pode ajudar a tomada de decisão, seu lugar é aqui. Confira!

Como funciona um sistema de gestão empresarial?

Sistemas de gestão empresarial passaram a ser utilizados largamente a partir dos anos de 1990. A globalização tornou os mercados mais competitivos exigindo que as empresas buscassem o controle de seus processos, a redução de seus custos e o aumento da sua rentabilidade.

Isso tudo determinou que as empresas tivessem que dispor de um planejamento de seus recursos envolvendo todos os seus setores. Para tal, era fundamental que uma mesma ferramenta ou um sistema informatizado gerenciasse todas as atividades da organização.

Hoje em dia, as empresas estão procurando sistemas de gestão empresarial que atendam a todas as suas necessidades. Há, no mercado, grandes empresas nacionais e multinacionais fornecedoras destas soluções. O investimento na evolução destas ferramentas é enorme, já que facilidades têm sido implantadas nos sistemas garantindo maior mobilidade e maior simplicidade na operação.

Como um sistema dessa natureza pode otimizar os seus processos administrativos?

Centralização dos dados

Um sistema de gestão empresarial é integrado, ou seja, todos os dados são centralizados em uma mesma base de dados. Isso aumenta a segurança, diminui a manipulação e a digitação, e facilita a geração de consultas e relatórios gerenciais.

Podemos exemplificar com a entrada de insumo em uma indústria. Após o registro da nota fiscal no sistema, automaticamente as quantidades são registradas no estoque, dando baixa na requisição de compra. As informações contábeis são armazenadas nas tabelas fiscais e o setor de contas a pagar do financeiro é acionado para que seja processado o pagamento ao fornecedor.

Assim, não há manipulação do dado novamente, as informações seguem o fluxo determinado na implantação do sistema. As consultas podem ser feitas e as informações são as mesmas para todos os setores da companhia. Tudo isso é de suma importância no momento da tomada de uma decisão.

Automatização dos processos

Processos administrativos, comerciais e industriais podem ser automatizados possibilitando maior rapidez na execução das tarefas. Troca de informação entre empresas clientes e fornecedoras; entre empresas e instituições financeiras; e entre empresas e órgãos fiscalizadores também podem ser automatizadas.

Em empresas industriais, a automatização ainda é mais intensa uma vez que toda a operação no chão de fábrica pode ser planejada, controlada e acompanhada online. E todas estas informações à disposição beneficiam os tomadores de decisão.

Confiabilidade de informações

As informações ficam mais confiáveis, uma vez que é mínima a interferência e a manipulação dos dados. No nosso exemplo acima, os dados da nota fiscal do fornecedor já podem ser importados para o sistema a partir do recebimento do arquivo magnético da nota. Assim, o procedimento de digitação não é necessário ser feito. Elimina-se um trabalho e reduz-se o risco de erro.

Com a utilização de um sistema integrado, não é necessário a utilização de planilhas. As informações têm que estar disponíveis para todos os setores e fornecem subsídios para a tomada de decisão.

Eficiência na execução das tarefas

As tarefas operacionais são realizadas com melhor eficiência. Normalmente, os sistemas refletem as melhores práticas disponíveis no mercado. Experiências internacionais são reproduzidas nas ferramentas, tornando-as mais eficazes.

Retrabalhos e desperdícios são reduzidos ou eliminados possibilitando que os colaboradores tenham mais tempo para realizar as ações estratégicas, incluindo uma tomada de decisão mais embasada.

Maior visibilidade dos custos

Também como facilitador para a tomada de decisão, os sistemas de gestão concedem aos gestores informações mais detalhadas dos custos dos produtos ou serviços. O detalhamento de custo do produto vendido é obtido com maior facilidade, possibilitando análises sobre a sua rentabilidade e a sua manutenção em comercialização.

Neste momento de retração econômica, ter uma visão abrangente dos custos é essencial para a tomada de decisão.

Otimização do envio dos dados fiscais e tributários

Os sistemas de gestão possuem funcionalidades para a geração e para o envio dos arquivos magnéticos para os órgãos fiscalizadores dos governos federal, estadual e municipal. As rotinas normalmente são automatizadas e consistidas, garantindo uma maior segurança contábil e fiscal para a empresa.

Inteligência de dados

Na implantação de um sistema de gestão, são definidas as regras de negócio de acordo com o perfil de empresa e do mercado em que ela está inserida. Estas regras transformam o sistema em uma origem de informações preciosas para o acompanhamento, para a gestão e, consequentemente, para a tomada de decisão.

Maior integração na empresa

Outro ponto importante para auxiliar na tomada de decisão é a maior integração que o sistema possibilita dentro da empresa. As informações são únicas, o que favorece a aproximação dos diversos setores.

Assim, como exemplo, a área comercial terá a mesma informação que a contabilidade e que a área financeira. Todos têm a mesma visão com as mesmas características da informação que está sendo usada para a avaliação.

Todas estas situações fornecem aos diretores mais segurança para a tomada de decisão e uma comunicação mais assertiva. Atualmente, os sistemas têm disponibilizado aplicativos para serem executados em smartphones e em tablets, proporcionando aos gestores a tomada de decisão em qualquer local onde haja sinal de celular. Estas facilidades, impensáveis há poucos anos, garantem maior mobilidade e maior disponibilidade.

Consultas modeláveis podem ser feitas particularizando as informações por setor ou departamento. Gráficos, fotos e vídeos podem ser apresentados oferecendo mais detalhes colaborativos para a tomada de decisão.

Agora que você já viu como um sistema de gestão empresarial pode ajudar na tomada de decisão, conta pra gente nos comentários como você investe nessa ferramenta no seu negócio.