Em um cenário de ampla e acirrada concorrência, é essencial que a empresa esteja preparada para determinadas mudanças. Afinal, mudar é algo natural e imprescindível para qualquer organização. Por mais que seja difícil, é preciso reconhecer e aceitar a transformação, o que será crucial para ter controle sobre a situação.
Nesse contexto, é preciso que o gestor seja flexível, positivo e aberto. Além disso, ambientes de mudança são perfeitos para avaliar o modelo de negócios e entender a importância de contar com o apoio de ferramentas essenciais para a transição.
A partir dessa perspectiva, é válido destacar que um sistema ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial) pode ajudar o negócio a se adaptar às mudanças organizacionais.
O que é um sistema ERP?
Nos dias de hoje, ter um sistema ERP passou a ser uma questão de sobrevivência para a maioria das empresas, visto que esse software tem como missão integrar a transmissão de informações entre os setores, proporcionando uma gestão mais eficiente e decisões mais rápidas e acertadas.
Neste texto, vamos apontar algumas questões que explicam como um sistema ERP pode ajudar nas adaptações organizacionais. Confira!
Como um sistema ERP pode ajudar sua empresa a se adaptar às mudanças?
Automatização dos processos
Com um sistema ERP, todos os processos da empresa são registrados e o fluxo das operações é monitorado. Quando uma nota do setor de contas a pagar for registrada no sistema, por exemplo, a área será devidamente informada. Ou seja, isso vai assegurar a melhoria dos processos operacionais da empresa como um todo.
Aumento da eficiência
Mais um benefício de um sistema ERP é o aumento da eficiência. Uma vez que os processos estarão melhor gerenciados e controlados, o fluxo de informações será otimizado e, assim, os gestores poderão tomar as melhores decisões.
Também é possível criar um histórico de dados, incluindo falhas e principais ocorrências de cada atividade ou projeto. Esse conhecimento poderá ser utilizado para o planejamento de ações futuras. Uma vez que a empresa saberá aquilo que dá certo ou não dá, ganhará em eficiência em todas as frentes de atuação.
Menos retrabalhos
Uma das grandes vantagens de adquirir um sistema de gestão integrada é que ele vai reduzir, de forma significativa, os retrabalhos do dia a dia da empresa. A firma se tornará muito mais fluida, pois não haverá alteração e nem manipulação dos dados.
Informações precisas
Esqueça o tempo em que as informações das empresas eram truncadas e sem um encadeamento coeso de ideias. Com um sistema ERP, os dados deixarão de ser manipulados e, dessa forma, passarão a ser mais precisos e seguros.
Nesse contexto, transferir os números para os órgãos fiscalizadores será uma tarefa muito mais eficiente. Por consequência, a possibilidade de erros diminuirá substancialmente.
Redução nas perdas
Um sistema ERP possibilita menos perdas e gera economia para a empresa como um todo. Isso acontece porque a ferramenta identifica os pontos de melhoria e, além disso, indica os pontos mais adequados para que os objetivos sejam alcançados.
Dessa maneira, todas as atividades e tarefas de um determinado projeto que não agregam valor ao produto final serão eliminadas. Tal situação é sinônimo de redução de custos e, principalmente, diminuição de perdas.
Retenção de clientes
A utilização do sistema ERP também objetiva aumentar a retenção de clientes. Por meio da ferramenta, o relacionamento com o consumidor passará a ser mais completo e assertivo, de forma que ele fique mais satisfeito, o que contribui para a sua fidelização.
Além disso, o ERP facilita uma entrega com mais qualidade e isso, por si só, contribui para atrair um número maior de consumidores. Como haverá menos perdas, tal situação será, certamente, sentida pelos compradores.
E, ainda, como as informações estarão integradas em um único sistema, será possível, por exemplo, criar promoções e ações de incentivo para os principais clientes da organização.
Mudança revolucionária
Todas as mudanças propostas pelo ERP mexem com a estrutura da organização como um todo. Por isso, é preciso um planejamento adequado, de forma que o sistema esteja alinhado com a estratégia de negócios da organização.
Em alguns casos, adquirir um ERP pode ser revolucionário, uma vez que modifica todos os processos empresariais, transformando as relações entre os funcionários e até mesmo a forma como o negócio é conduzido.
Nesse contexto, é natural que exista alguma resistência às mudanças por parte dos gestores e colaboradores. Afinal, tudo que é novo gera um sentimento de apreensão. Assim, é muito importante saber trabalhar para neutralizar as resistências às transições, que são inevitáveis para toda empresa que deseja ter um crescimento contínuo e sustentável.
Transição por etapas
A mudança deve ser feita por etapas, sem causar impactos muito intensos, pois isso é importante para eliminar a inércia e evitar a resistência. Para tornar o processo de transição fácil, é aconselhável utilizar algum modelo de referência já testado e aprovado no mercado. Não menos importante é o fato de o sistema ser facilmente modulável para a nova realidade da empresa.
Como já destacamos, esse tipo de tecnologia é cada vez mais comum no dia a dia das empresas. À medida que o tempo passa e as coisas evoluem, as organizações que não se adaptarem ficarão obsoletas e perderão espaço em um mercado cada vez mais competitivo.
Por outro lado, existem muitas dúvidas em relação à aposta em tecnologias como um sistema ERP. A questão do custo, por exemplo, pode ser um entrave para a modernização.
Esperamos que este artigo tenha lhe ajudado a entender como um sistema ERP pode auxiliar a sua empresa a se adaptar às mudanças. E para ajudá-lo a eliminar possíveis incertezas, recomendamos ainda a leitura do artigo “Implantação de um ERP: como justificar o investimento em um sistema de gestão“.
