Com a justificativa de simplificar e modernizar o eSocial, o governo brasileiro apresentou em outubro do ano passado a nova versão da plataforma, que unifica o envio dos dados sobre trabalhadores por empregadores em apenas um lugar. A criação do novo leiaute foi feita com a colaboração de empresas e representantes das categorias de profissionais que utilizam o sistema.
Se você faz parte do grupo dos mais de 5 milhões de empregadores já cadastrados no eSocial Simplificado, descubra a seguir o que mudou e como se adequar a essa ferramenta com o seu ERP.
Por que o eSocial foi desenvolvido?
Criado pelo governo federal em 2014, o e-Social surgiu com o intuito de facilitar para as empresas a prestação de dados referentes aos colaboradores, como folha de pagamento, aviso prévio, contribuições previdenciárias e vínculos, entre outros.
Todas essas informações foram unificadas em apenas uma plataforma, diminuindo a burocracia e eliminando a necessidade de preencher e entregar declarações e formulários separadamente para diferentes órgãos. A elaboração dessa primeira versão teve a participação da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), da Caixa Econômica Federal (CEF), do Ministério do Trabalho (MTb) e do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).
Agora, a ferramenta passou por uma atualização para diminuir a sua complexidade, com novas diretrizes que você pode conferir no próximo tópico.
O que muda no eSocial Simplificado?
De acordo com o governo federal, a nova versão do sistema teve a colaboração das Confederações patronais, do Conselho Federal de Contabilidade (CFC), da Associação Brasileira das Empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação (Brasscom), do Sebrae e da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon) e foi desenvolvida com foco nas seguintes premissas:
- Desburocratização e substituição das obrigações acessórias.
- Não solicitação de dados já conhecidos.
- Eliminação de pontos de complexidade.
- Modernização e simplificação do sistema.
- Integridade e continuidade da informação.
- Respeito pelo investimento feito por empresas e profissionais.
Seguindo esses princípios, foram apresentadas novidades como o uso do CPF como única identificação e a alteração nas regras de fechamento da folha de pagamento. Veja tudo o que mudou para os usuários:
- Utilização de CPF como identificação única do trabalhador (exclusão dos campos onde era exigido o NIS).
- Redução do número de eventos.
- Expressiva redução do número de campos do leiaute, inclusive pela exclusão de informações cadastrais ou constantes em outras bases de dados (ex.: FAP).
- Ampla flexibilização das regras de impedimento para o recebimento de informações (ex.: alteração das regras de fechamento da folha de pagamento – pendências geram alertas, e não erros).
- Facilitação na prestação de informações destinadas ao cumprimento de obrigações fiscais, previdenciárias e depósitos de FGTS.
- Simplificação na forma de declaração de remunerações e pagamentos.
Abaixo, você confere os eventos que foram removidos e incluídos na plataforma.
Eventos removidos do eSocial Simplificado:
S-1030 – Tabela de Cargos/Empregos Públicos
S-1035 – Tabela de Carreiras Públicas
S-1040 – Tabela de Funções/Cargos em Comissão
S-1050 – Tabela de Horários/Turnos de Trabalho
S-1060 – Tabela de Ambientes de Trabalho
S-1080 – Tabela de Operadores Portuários
S-1250 – Aquisição de Produção Rural
S-1295 – Solicitação de Totalização para Pagamento em Contingência
S-1300 – Contribuição Sindical Patronal
S-2221 – Exame Toxicológico do Motorista Profissional
S-2245 – Treinamentos, Capacitações, Exercícios Simulados e Outras Anotações
S-2250 – Aviso Prévio
S-2260 – Convocação para Trabalho Intermitente
Eventos incluídos no eSocial Simplificado:
S-2231 – Cessão/Exercício em Outro Órgão
S-2405 – Cadastro de Beneficiário – Entes Públicos – Alteração
S-2410 – Cadastro de Benefício – Entes Públicos – Início
S-2416 – Cadastro de Benefício – Entes Públicos – Alteração
S-2418 – Reativação de Benefício – Entes Públicos
S-2420 – Cadastro de Benefício – Entes Públicos – Término
Segundo o governo, o eSocial Simplificado substituirá diversas obrigações acessórias hoje existentes, e sua integração com outros sistemas permitirá ampliar o ritmo de substituições, como o CAGED, a anotação da Carteira de Trabalho (que passou a ser 100% digital para as empresas), Livro de Registro de Empregados, além da RAIS para empresas que já prestam informações da folha de pagamento.
Há ainda a previsão de que novas substituições como a comunicação de acidente de trabalho, a comunicação de dispensa, a folha de pagamento e o guia de recolhimento do FGTS, entre outras.
Quando o Novo eSocial Simplificado entra em vigor?
A nova versão deverá entrar em vigor em maio deste ano seguindo um calendário de obrigatoriedades:
- 05/2021 – Eventos de folha de pagamento do grupo 3 (optantes pelo Simples Nacional, empregador pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos).
- 06/2021 – Eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador do grupo 1 (grandes empresas).
- 07/2021 – Início do envio de informações pelos órgãos públicos.
Para ver o calendário completo, acesse aqui.
Como se adequar ao novo eSocial Simplificado?
A primeira dica para se adequar à nova versão é atualizar os dados cadastrais dos seus funcionários no Portal Dataprev informando dados como data de nascimento, nome completo, NIS e CPF. Caso seja necessário, o órgão apontará os dados que não batem e solicitará a regularização por parte da empresa.
Outro ponto importante é integrar os setores jurídico, de recursos humanos, financeiro, comercial, contábil e fiscal da empresa em um único sistema de gestão capaz de coletar todas as informações exigidas pelo e-Social automaticamente, dispensando a necessidade de trabalho manual para transferir dados de um setor para outro.
Um sistema de gestão como o Consistem ERP permite que as informações necessárias para cumprir a legislação sejam consultadas em apenas um lugar, facilitando a visualização dos eventos rejeitados e aprovados. O ERP também oferece alertas que sinalizam os dados rejeitados, tornando mais ágil para o gestor verificar o motivo da rejeição e fazer a devida correção.
Sempre um passo à frente, o Consistem ERP tem funcionalidades desenvolvidas especialmente para oferecer ao seu negócio uma gestão integrada, atualizada e de acordo com a legislação.
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