A Black Friday é uma das datas mais aguardadas pelos consumidores que ficam à espera de boas ofertas no varejo. Apesar de ser uma excelente ocasião para impulsionar as vendas e liquidar o estoque, ao proporcionar descontos significativos, é também um dos momentos mais desafiadores para a operação das empresas.
Um ERP despreparado pode causar a temida ruptura de estoque, lentidão na emissão de notas fiscais e falhas de integração com o e-commerce. Além desses transtornos, demandas mal administradas podem transformar a maior oportunidade de faturamento do ano em um pesadelo, que gera perda de vendas e danos irreparáveis à reputação da marca.
Pensando nesse desafio do mês de novembro, preparamos um guia com passos essenciais para fortalecer o seu back office e blindar a sua operação. Leia e saiba como transformar a alta demanda em sucesso nas vendas!
Back office: o que é, importância e como preparar
O termo back office engloba todas as operações internas que sustentam a venda, como estoque, expedição, contabilidade/fiscal, além da integração com marketplaces e a infraestrutura de TI, que mantém tudo funcionando. Em outras palavras, no contexto do varejo, é o que garante que uma compra concluída no site seja efetivamente atendida.
Na Black Friday, o volume de pedidos expõe qualquer fragilidade do back office. Por isso, não basta preparar o front de vendas, é essencial que o ERP e todas as áreas internas estejam alinhados para absorver a alta demanda, sem perder o desempenho.
Mapeamento da operação
Antes de seguir para os passos práticos, mapeie rapidamente seu back office e identifique:
- Quais módulos do ERP sustentam cada fluxo (Ex: estoque, faturamento, financeiro, fiscal e logística);
- Quais integrações são críticas? (Ex: E-commerce, gateways de pagamento, transportadoras);
- Quem são os responsáveis por cada processo?
Com esse panorama claro e os responsáveis identificados, a checagem técnica e os testes que vêm a seguir ficam muito mais eficientes, e a mitigação de riscos, mais rápida.
Agora é hora de conhecer as etapas essenciais para transformar a alta demanda em oportunidade.
7 passos essenciais para preparar o seu ERP para a Black Friday
1. Dimensione a capacidade da infraestrutura e do sistema de gestão
Antes de lançar qualquer campanha de vendas, é preciso confirmar se a infraestrutura que sustenta o seu ERP está pronta para suportar um volume de transações até 10 vezes maior do que o habitual, evitando, assim, surpresas desagradáveis.
Se o seu sistema de gestão é on-premise, verifique se os servidores têm memória, processamento e armazenamento suficientes. Caso esteja na nuvem, confirme com seu provedor se há planos de escalabilidade automática.
Além disso, certifique-se de que o ERP está atualizado e com todas as licenças devidamente validadas. Versões desatualizadas ou licenças expiradas podem causar falhas de acesso e instabilidade justamente nos momentos de maior movimento, comprometendo o desempenho da operação.
Para esses momentos de alta demanda, seu ERP e os servidores precisam estar prontos para operar em máxima performance, sem quedas ou lentidão.
2. Faça testes de carga e stress
Com a infraestrutura dimensionada, é hora de colocar o sistema ERP à prova. Para isso, realize testes de carga a fim de simular o uso esperado em condições reais de operação.
Faça o teste de stress para determinar os limites do seu sistema, como número máximo de pedidos, emissões de notas fiscais e acessos simultâneos. Dessa forma, você identifica gargalos antes da Black Friday e previne paradas no momento mais crítico.
Mesmo com todo preparo, mantenha um plano de contingência, isto é, um documento com ações necessárias para garantir a continuidade dos negócios e a recuperação do sistema em caso de falhas, interrupções ou desastres que possam afetar a sua operação. Essa medida garante que sua empresa não pare em um cenário de sobrecarga.
3. Confirme as integrações e a qualidade dos dados
Dados inconsistentes causam erros na emissão de notas e perda de vendas. Por isso, na Black Friday, onde a agilidade é crucial, falhas de integração entre sistemas podem custar caro, impactando diretamente o resultado.
Para resolver esse desafio, verifique a comunicação do seu ERP com e-commerce, marketplaces, gateways de pagamento e transportadoras. Todas as APIs devem funcionar e sincronizar dados em tempo real, especialmente pedidos, estoque e faturamento.
Além disso, realize o saneamento dos cadastros mestres, ou seja, garanta que o processo de limpeza, correção e padronização das informações esteja atualizado. É essencial que produtos, preços, clientes e regras fiscais estejam 100% corretos e sem duplicidades para evitar inconsistências.
Leia também: E-commerce e ERP: 5 motivos para ter seu e-commerce integrado com o ERP
4. Otimize o módulo de estoque e controle de pedidos
O módulo de estoque desempenha um papel estratégico no sucesso da Black Friday, atuando para garantir a eficiência e a satisfação do cliente. Sua importância abrange uma gestão logística completa que permite o processamento rápido e preciso dos pedidos. Afinal, não basta saber o quanto sua empresa tem no estoque, mas onde está e como mover rapidamente cada produto.
Use as ferramentas do seu ERP para definir regras de picking e separação mais eficientes, agrupando pedidos por localização dentro do armazém. Isso reduz o tempo de expedição e evita erros de envio.
Outro passo importante é ativar alertas automáticos de estoque mínimo e acompanhar em tempo real a movimentação de produtos. Assim, você evita rupturas, mantém o controle do estoque e o fluxo de vendas constante.
Leia mais: Como resolver a perda de vendas causadas por desorganização do estoque?
5. Garanta a conformidade fiscal e eficiência operacional
O alto volume de vendas exige a emissão rápida de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e). Contudo, qualquer erro no cadastro tributário ou Código Fiscal de Operações e de Prestações (CFOP) incorreto pode paralisar todo o faturamento e, no caso mais crítico, expor sua empresa a multas fiscais futuras.
Para maior proteção, antes da Black Friday, revise alíquotas, exceções fiscais e regras promocionais a fim de garantir a conformidade tributária.
E atenção: mesmo que os servidores da Sefaz fiquem sobrecarregados, você não pode parar de faturar por causa de um problema externo. Em situações de instabilidade ou emergência nos servidores da Sefaz, use recursos de contingência fiscal para seguir emitindo notas.
Dessa forma, sua empresa pode continuar gerando e transmitindo documentos fiscais eletrônicos (como NF-e e CT-e), mesmo com falhas técnicas que impeçam a comunicação direta com a Sefaz.
Mais do que cumprir obrigações legais, a automação desses processos é o que transforma a conformidade em eficiência. O ERP deve executar rotinas como faturamento, emissão de NF-e, cálculo de impostos e gestão de promoções de forma integrada. Isso reduz erros, melhora a fluidez do back office e permite que a equipe se concentre em tarefas estratégicas.
6. Treine a equipe e garanta segurança de acesso
Mesmo com o sistema pronto, uma equipe treinada é a sua melhor linha de defesa contra o caos operacional. Reforce as ações do seu plano de contingência para falhas comuns, como erros de faturamento, travamentos e falhas de integração. Garanta que cada colaborador tenha apenas as permissões de acesso necessárias. Isso reduz o risco de alterações indevidas em cadastros e evita lentidão no sistema.
Promova um treinamento com os usuários-chave, ou seja, os profissionais que operam as áreas críticas do sistema, como estoque, financeiro, faturamento e outros. São eles que garantem a execução correta das rotinas e precisam estar familiarizados com os procedimentos de contingência.
E não esqueça de confirmar se o fornecedor do seu sistema oferece suporte técnico contínuo durante o período da Black Friday.
7. Antecipe a análise financeira e a conciliação bancária
A Black Friday não termina no dia das promoções, o verdadeiro desafio vem depois, na hora de gerenciar o dinheiro que está entrando no caixa.
Para o maior controle financeiro, configure o módulo de Fluxo de Caixa do seu ERP para incluir as previsões de recebimento de cartões e marketplaces. Antecipe a conciliação bancária para garantir que todas as transações estejam registradas corretamente e os valores sejam recebidos no prazo esperado. Esse controle evita surpresas e ajuda a manter a saúde financeira da empresa após o evento.
O segredo da Black Friday lucrativa está na gestão integrada
Ao seguir estes passos, sua empresa transforma a Black Friday de um risco operacional em uma oportunidade rentável. O verdadeiro diferencial não está apenas na plataforma de vendas, mas no sistema ERP de gestão, a espinha dorsal que sustenta toda a operação.
O Consistem ERP foi projetado para ser essa base que integra e sustenta todos os setores, da produção à entrega, com segurança, estabilidade e alta performance. Além de automatizar processos e oferecer visibilidade total das operações, o sistema acompanha as atualizações de legislação e tecnológicas do mercado, tudo para garantir que a sua empresa esteja sempre em conformidade e preparada para a alta demanda.
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