Até a decisão de implantação de um novo ERP (Enterprise Resource Planning), um gestor precisa percorrer um longo caminho. É preciso avaliar quais problemas gerenciais podem ter um fim com a adoção da ferramenta, além de buscar a solução ideal, com capacidade e estrutura para fornecer um sistema eficiente, robusto e que consiga abranger todas as necessidades da empresa que envolvem o planejamento e controle dos gastos, a otimização da produção e a unificação do fluxo de informações geradas em todo o processo fabril.
Depois de definir qual é o melhor software de gestão para a organização, que vai resultar em mais controle e na tomada de decisões mais inteligentes e assertivas, é hora de realizar a implantação do sistema. A preferência é que o ERP seja implantado de forma rápida e eficiente, e é sobre isso que vamos falar nesse artigo.
Reunimos a equipe de implantação de sistemas aqui da Consistem para montar um guia de dicas práticas que facilitam essa mudança organizacional.
Continue a leitura para saber mais!
Guia de implantação de um novo ERP
O processo de implantação de um novo ERP precisa ser conduzido com muita cautela. As mudanças serão radicais em muitas rotinas, caso a empresa ainda não utilize um sistema de gestão, e mesmo nas que já tem programas similares há sempre muitas alterações nos processos usuais. Algumas áreas irão passar por reformulações, novas responsabilidades irão surgir e muitos colaboradores podem apresentar até mesmo uma certa resistência.
Para evitar ao máximo os transtornos, é preciso ter ciência de que essa não é apenas uma mudança de TI, mas sim de caráter cultural do ativo mais importante da organização: os funcionários.
A seguir, você confere nossas dicas para ter a melhor experiência na implantação do ERP.
Entendimento da ferramenta
Antes de iniciar o projeto de implantação, é fundamental conhecer a ferramenta e todas as suas possibilidades, medindo a utilização das funcionalidades do software e comparando com o que é realmente utilizado na prática. Esse momento, aliás, é importante para a empresa organizar e revisar os processos, eliminando os vícios adquiridos.
Avalie os riscos do projeto
Implantar um novo ERP é complexo, exige esforço, mas não é impossível. A experiência de quem está há 30 anos no mercado, como a Consistem, garante: ignorar a probabilidade de falhas aumenta a chance da operação toda falhar.
É por esta razão que avaliar os riscos do projeto é o primeiro passo para que tudo corra bem. Saber o que pode dar errado torna viável abordar os problemas e resolvê-los com antecedência.
É como ver uma multidão caminhando para uma ponte frágil. Ao observar a cena, você consegue perceber de antemão que ela não suportará o peso, e que o ideal é reforça-la antes de permitir que todos passem. Com a implantação de um ERP, funciona mais ou menos assim. Lembre-se que as atividades da sua empresa não irão parar durante o processo de implantação, por isso é importante avaliar como manter todos os setores funcionando enquanto o ERP é instalado.
Planeje cada etapa e estabeleça metas
Depois, é hora de planejar. O indicado é analisar os impactos da mudança e como diminuí-los, distribuir responsabilidades e estabelecer metas. Sem elas, a implantação pode se arrastar por tempo desnecessário.
Defina a melhor estratégia de implantação
Agora, é hora de programar as etapas de implantação de cada módulo. Eles podem ser implementados conforme uma sequência lógica ou no modelo big-bang, quando tudo começa a funcionar ao mesmo tempo. Defina qual é a melhor estratégia para impactar menos o seu negócio.
Comunique todo o quadro de colaboradores
Avise seus funcionários com a maior antecedência possível sobre essa alteração. É importante já nesse momento trabalhar o engajamento, comunicando o motivo da escolha e todos os benefícios esperados. Busque o apoio de todos.
Tenha um líder para o projeto de implantação
Destaque um colaborador ou uma equipe para liderar o processo. Bons líderes conduzem a bons resultados. E para conduzir a implantação de um ERP, a figura de uma liderança capacitada, capaz de envolver os colaboradores, é essencial.
Afinal, como já mencionamos, a implantação do novo sistema pode gerar resistência e a falta de comprometimento torna o procedimento moroso e mal sucedido.
Aliás, esse é a principal causa de falhas na implantação de um ERP.
Nesse momento, o papel do líder é engajar o time, auxiliar nos treinamentos, garantir que todos sejam ouvidos (o feedback é importante), e fazer com que todos entendam a importância do software para o alcance de bons resultados, inclusive facilitando a rotina de trabalho.
Capacite a equipe e faça testes
Se não houver disposição para treinar os quadros de colaboradores, a ideia de gerir os processos através de um ERP pode ser esquecida. Sem o treinamento adequado, o sistema não vai funcionar. O ideal é planejar com antecedência essa etapa importante, uma vez que possibilita ajustes finos que podem ser feitos na adequação do sistema à necessidade da empresa. Ela não deve ser ignorada mesmo se a empresa estiver fazendo a transição de uma solução ERP para outra.
Faça testes com o software escolhido
Introduza a novidade aos poucos, evitando interrupções operacionais após a entrada do sistema. Teste a capacidade do software em atender as demandas da empresa e, a partir dos resultados, faça as alterações que se mostrarem necessárias.
Conte com o suporte da Consistem
A confiança na solução escolhida é fundamental no processo de implantação de um ERP – e esse tem sido um dos nossos principais diferenciais, evidenciados pelos depoimentos dos clientes que escolheram Consistem como desenvolvedora dos seus programas de gestão.
Além de participar ativamente da implantação do software, mantemos uma equipe de suporte pronta para tirar dúvidas e resolver imprevistos sempre que necessário. Ao adotar o Consistem ERP, você também tem à disposição um portal exclusivo com várias funcionalidades focadas na sua experiência e conta com a Universidade Consistem, que oferece cursos EaD e presenciais para treinamento e capacitação de colaboradores.
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