Realizar um bom gerenciamento dos documentos vai poupar a empresa de uma série de complicações. Por esse motivo, fazer a gestão de XML de NF-es e CT-es eficiente deve ser uma preocupação para os negócios dos mais variados portes.
Vale destacar que a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) tem um grande potencial de contribuição para o crescimento do negócio, tendo em vista que poupa atrasos no que diz respeito ao uso de relatórios, contratos, registros e demais documentos relevantes para a empresa.
Neste post, conheça melhor a gestão de XML e saiba como otimizar esse processo dentro de uma empresa da forma mais prática possível!
O que é gestão de XML de NF-es e CT-es?
A GED é uma parte administrativa de uma empresa que visa o uso produtivo de documentos a fim de que o acesso às informações mais relevantes do negócio seja fácil e prático para os mais diversos profissionais que tenham autorização para lidar com esses conteúdos.
O formato XML é um dos principais na emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), além de ser o tipo de extensão lido pelos sistemas de gestão tributária. De acordo com a legislação vigente (RC 22087/2020), é importante que esses arquivos sejam guardados por, pelo menos, 5 anos pelas empresas.
Vale destacar que não são apenas as NF-es que podem ser emitidas na linguagem XML. Documentos como o Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e) também são gerados nesse formato.
Por esse motivo, a GED é fundamental, principalmente do ponto de vista fiscal, para que o negócio atue de acordo com as leis. Afinal, o documento tem sua validade jurídica garantida quando é apresentado no formato adequado.
- Leia também: Conheça os 5 diferentes tipos de nota fiscal eletrônica.
Qual é a sua importância para as empresas?
A transparência é uma das características indispensáveis para o sucesso de todo negócio, independentemente do nicho de atuação e do tamanho. Por conta disso, uma boa administração dos documentos faz parte dos processos internos que devem ser prioridade para qualquer empresa.
Por meio de um sistema de gestão de documentos, principalmente os eletrônicos, é possível ter mais praticidade para o acesso, controle dos processos internos, facilidade na identificação dos pontos de melhoria da empresa e prestação de contas.
Quais são os benefícios de ter uma gestão de XML de NF-es e CT-es eficiente?
Uma gestão de XML eficiente se baseia no uso de bons softwares que auxiliam na organização da empresa. A tendência de digitalização traz ótimas vantagens para essa finalidade, tendo em vista que facilita o acesso aos documentos.
O uso da Cloud Computing (computação em nuvem), por exemplo, garante a segurança dos arquivos, tanto para evitar o acesso por pessoas não autorizadas quanto para a prevenção de perda de dados.
Vale destacar também que os sistemas de GED ajudam na automação dos processos internos, inclusive nos de gestão fiscal. Isso aumenta a precisão, a produtividade e a organização nas atividades cotidianas de uma empresa.
No geral, os benefícios de apostar em processos eficientes de gestão de XML giram em torno de:
- Diminuição de erros e perdas.
- Redução de gastos — tanto de armazenamento físico quanto das despesas envolvidas em erros e refações.
- Facilidade de recuperação de documentos.
- Aumento da segurança das informações.
- Controle do acesso aos dados.
- Possibilidade de gestão fiscal remota.
Como aprimorar a gestão de XML de NF-es e CT-es na empresa?
Como visto, o primeiro passo para otimizar a gestão de XML de NF-es e CT-es na empresa é dar preferência pelo armazenamento digital e por softwares de qualidade. A seguir, confira mais alguns cuidados indispensáveis para caprichar na GED.
Encontre soluções eficientes
Antes de escolher um sistema de gestão de XML de NF-es e CT-es para a sua empresa, é importante conferir as funcionalidades que o software pode trazer para essa finalidade. Afinal, existem diferentes opções disponíveis no mercado, cada uma com seus conjuntos de pontos positivos e negativos.
Um aspecto importante no sistema de GED é a praticidade de acesso aos documentos. Por conta disso, vale a pena dar preferência para os softwares que facilitam a localização dos arquivos.
Essa dica é ainda mais importante para as empresas que lidam com um grande volume de NF-es e CT-es, pois otimiza o tempo e o controle financeiro.
Faça backups regularmente
Outra preocupação é com a segurança das informações armazenadas. Uma forma de aumentar a proteção de todos os documentos da empresa nos sistemas digitais é a realização de backups.
Ainda que a criptografia desses softwares seja muito eficiente contra invasões, quando não há a atualização e o salvamento dos documentos de modo periódico, há riscos de perda de informações relevantes e confidenciais da empresa.
Por esse motivo, é importante dar preferência para sistemas com opção de backup automático ou adicionar à rotina organizacional a tarefa diária de salvar os arquivos nos sistemas.
Aposte em parceiros de qualidade
Vale destacar também a importância de contar com empresas confiáveis e que ofereçam soluções de qualidade. Ter esse tipo de parceria ajudará a garantir a manutenção eficiente dos sistemas e todo o suporte necessário para a implementação de uma gestão de XML otimizada no seu negócio.
O GED do Consistem ERP é o módulo de armazenamento de documentos fiscais eletrônicos. Com essa funcionalidade, é possível ter acesso a funções exclusivas que vão além do armazenamento otimizado dos arquivos.
Afinal, com essa solução, é possível também ler e-mails e baixar XML de documentos fiscais diretamente da caixa de entrada. Essa função oferece um atributo extra para a otimização da rotina organizacional.
Sem mencionar que existe também uma licença extra permitindo o serviço de manifestação do destinatário. Nesse caso, a ferramenta oferece a opção de fazer o download de alguma NF-e emitida contra o CNPJ da empresa diretamente da SEFAZ.
Além disso, o GED da Consistem conta com funcionalidades de:
- busca XML na SEFAZ;
- importação de NF-e e CT-e;
- armazenamento de XML pelo tempo necessário;
- adição ilimitada de CNPJs;
- análise por item da NF do fornecedor;
- autorização de outros usuários por meio do controle do Consistem ERP;
- ausência de carência contratual e de FTP.
O melhor de tudo é que é possível solicitar uma demonstração de todas as soluções que a Consistem oferece. Desse modo, é possível aplicar todas essas dicas para aprimorar a gestão de XML e garantir maior organização dos documentos fiscais da empresa.
Gostou da ideia? Então, entre em contato conosco para saber mais sobre as nossas soluções!
