Não existe receita pronta para um negócio ser bem sucedido, mas é bem possível que essa resposta inclua, entre os fatores, o Gerenciamento de Processos de Negócio, ou Business Process Management (BPM).
Esse conceito propõe uma filosofia de gestão baseada nos processos da empresa e colocada em prática com o apoio de ferramentas adequadas, gerando mais eficiência e competitividade.
Continue lendo esse post para descobrir o que é esse conceito e como você pode aplicar o BPM na sua organização!
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O que é o Gerenciamento de Processos de Negócio?
O Business Process Management (BPM) é uma abordagem que busca organizar informações sobre a forma como os processos são realizados dentro da organização para melhorar a sua execução.
De acordo com a Cadeia de Valor modernizada de Porter, os Processos de Negócio podem ser divididos em três categorias:
1. Processos Primários
Também são conhecidos como Processos Essenciais, Processos Operacionais ou Processos Finalísticos. Abrangem as atividades essenciais que uma organização precisa realizar para cumprir sua missão de negócio e geram valor à entrega final para o cliente.
Alguns exemplos de Processos Primários são:
- Desenvolvimento de Produtos
- Marketing
- Produção
- Entrega
- Serviços de pós-vendas
2. Processos de Suporte
São aqueles que ajudam ou facilitam a execução dos Processos Primários e também são conhecidos como Processos de Apoio. Não oferecem valor diretamente ao cliente final, mas garantem o sucesso dos Processos Primários.
São exemplos de Processos de Suporte:
- Gestão de Recursos Humanos
- Gestão de Infraestrutura de TI
- Gestão de Estoques
3. Processos de Gerenciamento
São aqueles que medem, monitoram e controlam as atividades de uma organização. Têm a função de gerenciar os processos e assegurar o cumprimento de políticas e diretrizes da empresa (processos de governança).
São exemplos de Processos de Gerenciamento:
- Governança Corporativa
- Gestão Estratégica
- Gestão de Performance
As seis etapas do ciclo de vida BPM
A prática do BPM é um ciclo de vida contínuo de atividades integradas, ajudando a empresa a alcançar seus objetivos estratégicos. Segundo o Guia para Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM CBOK), mantido pela ABPMP (Association Of Business Process Management Professionals International), o ciclo de vida BPM é dividido em seis etapas:
Planejamento
Nesta etapa acontece o diagnóstico para verificar quais são os principais problemas e a melhor forma de resolvê-los utilizando a gestão de processos. Nesse ponto, algumas questões precisam ser respondidas, como:
- Quais processos devem ser melhorados?
- Qual a melhor maneira de resolver determinado problema?
- Qual o propósito a ser alcançado?
- Quais ferramentas serão usadas?
Após este diagnóstico, o próximo passo é analisar e entender o funcionamento dos processos.
Análise de processos e modelagem
A análise do processo é o momento de validar as informações antes da ação efetiva. Essa é a hora de entender o contexto atual, conferindo metas, objetivos, variáveis e fatores externos.
Desenho e simulação
Nesta fase, realiza-se a simulação dos processos com base em medidas de desempenho. Esse teste ajuda a verificar se o processo está sendo executado conforme o previsto ou existem falhas, gargalos, repetições e fases desnecessárias. É neste momento que perguntas como: “o quê, quando, onde, quem e como” são respondidas.
Execução de processos
Hora de colocar o processo em prática! Nessa etapa, todas as mudanças propostas são integradas à organização, o que pode incluir:
- Implantação de novas tecnologias;
- Treinamento de colaboradores;
- Desenvolvimento de sistemas de informação.
A gestão da mudança vai auxiliar a organização a fazer as modificações de uma maneira que o impacto no dia-a-dia dos funcionários seja o menor possível.
Monitoramento e controle
Depois de implementar as mudanças, é preciso acompanhar os processos para saber se eles estão alcançando os resultados esperados.
Esta etapa é importante para a empresa confirmar se os processos estão alinhados com os objetivos da companhia e as suas necessidades e identificar possíveis erros.
Refinamentos e melhorias
Neste momento, avalia-se os resultados obtidos nas etapas anteriores e a organização tem a chance de traçar novas metas e rotinas para melhorar a performance das áreas.
Essa avaliação vai ajudar a gestão a identificar se é necessário fazer algum ajuste ou até redesenhar o processo, buscando a melhoria contínua.
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Os três pilares que sustentam o Gerenciamento de Processos de Negócio
Antes de implantar o Gerenciamento de Processos de Negócio, é importante que três pontos estejam em sintonia:
Processos
Os processos são um caminho para a organização planejar o trabalho e os recursos de acordo com os seus objetivos. Nesse sentido, a compreensão clara dos processos ajuda os líderes a tomarem decisões estratégicas e as pessoas conseguem entender o papel que exercem na busca pelos resultados.
Pessoas
As pessoas são as detentoras do conhecimento e as decisões tomadas por elas podem afetar toda a organização. Por isso, não é possível definir um processo sem considerar as pessoas que irão executá-lo (colaboradores) ou interagir com ele (clientes e fornecedores). É preciso conectar o processo às pessoas e a forma como elas trabalham e interagem.
Tecnologia
O uso de tecnologias apropriadas ajuda as pessoas a executarem e a gerirem os processos para alcançarem resultados melhores. Entre os benefícios está a automatização de processos e de atividades repetitivas, melhoria da eficiência operacional e da comunicação, redução de custos, maior acesso a dados e informações relevantes, entre outros.
Conheça seis benefícios do Gerenciamento de Processos de Negócio
O gerenciamento de processos de negócio é pautado por uma série de objetivos essenciais que ajudam as organizações a realizar as atividades com mais eficiência, tornando-as mais competitivas.
Confira os principais benefícios dessa metodologia:
1. Padroniza os processos
O gerenciamento de processos ajuda na padronização do trabalho. Assim, todos os colaboradores passam a executar as tarefas da mesma forma, o que traz previsibilidade e evita a ocorrência de erros por falta de informação.
2. Estimula o conhecimento compartilhado
Quando os fluxos de trabalho estão bem definidos e documentados, fica mais fácil compartilhar conhecimento. Esse entendimento ajuda a equipe a ter uma visão mais completa da organização e a saber quais são os impactos das suas atividades no ambiente organizacional, entregando mais valor ao cliente.
3. Reduz falhas e desperdícios
Gerenciar processos ajuda a reconhecer como a equipe faz o trabalho na organização e apontar melhorias. Essa análise e monitoramento constantes permite identificar falhas nos processos e corrigi-las, minimizando o desperdício de recursos.
4. Mensura resultados
No BPM, o monitoramento dos processos acontece do início ao fim, o que permite medir o desempenho em cada etapa. Isso permite manter o controle de todas as fases de ponta a ponta e otimizá-los constantemente, de acordo com as necessidades que cada momento exige.
5. Melhora a comunicação
Com o BPM, os processos são mais transparentes e apresentados com mais clareza ao time. Essa troca de experiências aumenta a empatia entre os colaboradores, melhorando a comunicação interna e o clima organizacional.
6. Aumenta a satisfação do cliente
O BPM ajuda as empresas a terem processos mais assertivos, aprimorando a qualidade dos produtos e serviços e proporcionando uma melhor experiência ao cliente. Com isso, a empresa tem mais chances de se tornar competitiva e, consequentemente, se destacar frente à concorrência.
Adote a tecnologia mais adequada para a sua empresa
Como você viu, o Gerenciamento de Processos de Negócio tem o objetivo de estruturar, monitorar, padronizar e aprimorar os processos para atingir as metas e aumentar os resultados organizacionais.
Isso é possível porque o Business Process Management ajuda a transformar dados em informação e informação em conhecimento necessário para adotar práticas de gestão e tecnologias mais adequadas. Em outras palavras, o BPM ajuda a equipe a conhecer melhor o negócio e, com isso, é possível identificar quais são os métodos de trabalho, técnicas e tecnologias mais apropriadas ao ambiente da organização.
Nesse sentido, contar com uma ferramenta automatizada como o Consistem ERP pode facilitar a adoção da cultura de processos na sua empresa. Com o sistema, fica muito mais fácil centralizar dados estratégicos e o acesso às informações acontece de forma mais ágil e transparente. Tudo isso estimula o compartilhamento de conhecimento entre as equipes e facilita a tomada de decisões relevantes para o negócio.
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