Mais do que necessário para ter uma visão ampla e completa em relação aos ativos, aos passivos, às receitas e às despesas da empresa, o plano de contas contábil é, sem a menor sombra de dúvidas, um dos passos mais importantes para a implementação de uma boa gestão financeira.
No entanto, embora isso não seja nenhuma novidade para os gestores e/ou diretores de uma organização, muitos não sabem como colocá-lo em prática corretamente ou não entendem a importância de realizá-lo.
Independentemente da situação atual do seu negócio, este artigo foi preparado para mostrar como você deve organizar o plano de contas contábil para o próximo ano. A leitura é importante e, por isso, merece toda a sua atenção. Aproveite!
O que é o plano de contas contábil?
Lista de contas que apresenta os informes necessários para que a companhia possa registrar todos os eventos, movimentações econômicas e financeiras que acontecem durante suas atividades e operações. Essa é a definição básica de um plano de contas contábil.
De acordo com o art. 178 da lei 6.404/76, as contas serão classificadas segundo os elementos do patrimônio resgistrado e agrupadas de modo a facilitar o conhecimento e a análise da situação financeira da companhia.
O objetivo por trás do plano de contas é evidenciar a real situação patrimonial da empresa. Para que isso seja possível, é preciso estruturá-lo de acordo com os fundamentos contábeis estabelecidos pela Lei da S/A.
Em outras palavras, ele deve ser elaborado com base na legislação comercial, sendo dividido pelos seguintes grupos:
• ativo:
- ativo circulante
- ativo não circulante
• passivo:
- passivo circulante
- passivo não circulante
• resultado
3.1 receitas
3.2 deduções da receita
3.3 custos e despesas
Contudo, diante do fato de que nem todas as empresas são categorizadas como S/A (Sociedade Anônima), não há a necessidade de seguir essa legislação fiscal, caso a organização não tenha que se “explicar” para os investidores e acionistas, por exemplo.
Isso significa que adaptações poderão ser feitas. No entanto, o recomendado é manter-se dentro dessa estrutura sempre que possível – no decorrer do artigo, nós mostraremos como organizar o plano de contas contábil de forma mais detalhada.
Qual é a importância desse plano para a empresa?
Em relação à importância do plano de contas contábil para a empresa, a primeira observação a fazer é que a sua elaboração é de grande valia para a realização de uma boa gestão econômica e financeira.
Entenda que é por meio dessa aplicação que deverão ser norteados os registros contábeis — o que inclui as seguintes demonstrações:
• demonstrativo de resultados do exercício;
• demonstrativos de fluxo de caixa;
• balanço patrimonial.
O ponto a destacar aqui é que, embora haja uma estrutura base para o plano, cada organização poderá personalizá-lo do modo mais adequado às suas particularidades de atuação.
Isso quer dizer que tanto os detalhamentos quanto a análise das informações devem ser realizados de forma específica. Porém, a finalidade do plano de contas contábil se mantém: fornecer dados importantes para a formação das três demonstrações citadas acima.
Vale ressaltar, ainda, a sua relevante contribuição para a adequação às exigências tributárias que envolvem as atividades de uma pessoa jurídica. Além disso, essa ferramenta pode colaborar fortemente para a redução de custos e para a visualização dos pontos internos que precisam ser otimizados.
Como organizá-lo para o próximo ano?
Chegamos agora à parte mais importante deste conteúdo: a organização do plano de contas contábil para o próximo ano. Considerando o que já foi dito até aqui, tudo deve começar com a descrição e a divisão dos grupos de ativos, passivos, receitas e despesas.
Uma vez estabelecidos, crie as subcontas relativas a cada um deles. Sob uma visão geral, o plano de contas contábil deve ser estruturado em níveis e subníveis. Veja o exemplo:
• ATIVO:
- ATIVO CIRCULANTE:
- caixa total
- bancos com movimento:
• banco “X”
• banco “Y” - contas a receber:
• clientes
• outros
• estoque:
• insumos
• mercadorias
• produtos acabados
• outros
- ATIVO NÃO CIRCULANTE:
- contas a receber:
• clientes
• outros - investimentos:
- bancos:
• banco “X”
• banco “Y”
• participações societárias - imobilizado:
• terrenos
• máquinas e equipamentos
• construções e benfeitorias
• móveis
• veículos
• (-) amortização acumulada
• (-) depreciação acumulada - intangível:
• marcas
• softwares
- contas a receber:
• PASSIVO:
- PASSIVO CIRCULANTE:
- impostos e tributos a recolher:
- INSS
- FGTS
- Simples Nacional (regime)
- outros
- contas a pagar:
- fornecedores
- outros
- empréstimos:
- banco “X” — operação “A”
- banco “Y” — operação “B”
- impostos e tributos a recolher:
- PASSIVO NÃO CIRCULANTE:
- empréstimos:
- banco “X” — operação “C”
- banco “Y” — operação “D”
- patrimônio líquido:
- capital social:
- capital social subscrito
- capital social a realizar
- reservas:
- reservas de capital
- reservas de lucros
- prejuízos acumulados:
- prejuízos do exercício atual
- prejuízos acumulados dos exercícios anteriores
- resultado:
- receita líquida:
- receita bruta de vendas:
- de produtos
- de serviços prestados
- deduções da receita bruta:
- devoluções de produtos
- serviços cancelados
- outras receitas:
- vendas de ativos não circulantes
- receitas relativas aos investimentos
- alienação do imobilizado
- custos e despesas:
- custos dos produtos vendidos:
- custos dos materiais
- custos da mão de obra
- salários
- encargos
- comissões
- bonificações
- custos dos serviços prestados:
- custos dos materiais
- custos da mão de obra:
- salários
- encargos
- despesas operacionais:
- despesas gerais
- mão de obra:
- salários
- encargos
- aluguéis
- empréstimos:
Utilize a tecnologia a seu favor
Como você pôde perceber, há uma série de detalhes a considerar em um plano de contas contábil. A verdade é que isso não poderia acontecer de outra maneira – até porque a contabilidade de uma empresa não se baseia apenas em contas de “mais e menos”, pagamentos de tributos e registro de entradas e saídas.
Se você deseja otimizar a gestão financeira do negócio, desenvolver essa estrutura é essencial. Como mencionamos, ela deve ser ajustada conforme as características da empresa em questão. Também não podemos deixar de dizer que, para facilitar os controles e otimizar os resultados, é necessário utilizar a tecnologia a seu favor.
Nesse sentido, a solução que não pode faltar em nenhum tipo de organização é o ERP. Ele nada mais é do que um software de gestão integrada, que permite a automação das tarefas e a comunicação entre os diversos setores da companhia.
Por fim, cabe salientar que, quanto mais detalhado for o seu plano de contas contábeis, melhor. Os níveis e os subníveis citados acima servirão como um bom apoio. No entanto, caso você precise especificar os elementos em um grau mais aprofundado, faça isso.
Uma dica importante sobre o plano de contas contábil
No momento de elaborar o plano contábil vale a pena conferir o plano de contas referencial, disponibilizado na página da Receita Federal. Isso porque, para as atender às Escrituraçãoes Fiscais Digitais (EFD), o SPED Contábil (ECD) e à Escrituração Contábil Fiscal (ECF), deve-se vincular as contas do plano de contas interno, com as contas do plano referencial da Receita.
Acesse o link para conferir a Tabela Dinâmica e o Plano de Contas Referenciais:
http://sped.rfb.gov.br/arquivo/show/2424
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