Provavelmente você já conhece ou ouviu falar sobre o eSocial. O projeto do Governo Federal que visa unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados, não é recente. Desde 2007, a iniciativa vem sendo anunciada e, a partir de janeiro de 2018, irá abranger todas as obrigações trabalhistas pertinentes.
Grande parte das empresas tem encarado o eSocial apenas como um projeto destinado ao setor de RH. Entretanto, o papel da área de TI será crucial, pois as alterações no sistema de folha de pagamento, administração de pessoal, jurídico, saúde e segurança serão extensas.
Se sua empresa ainda não está preparada para esse grande desafio, entenda mais sobre o projeto e os impactos no dia a dia.
Afinal, o que é eSocial?
Assim como o Bloco K, o eSocial é uma das iniciativas do programa SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), do Governo Federal. O principal objetivo do programa é eliminar potenciais incompatibilidades nos registros relacionados aos empregados e nos números de identificação fiscal – como CPF e NIS – impedindo assim informações incorretas nos registros de admissões e demissões.
Atualmente, o empregador envia de forma separada obrigações trabalhistas. Já com o eSocial, todas essas informações serão unificadas, sendo que o envio poderá ser realizado tanto pelo site do eSocial quanto por uma conexão direta entre o software usado pela empresa com o sistema do projeto.
Conheça algumas obrigações que serão substituídas pelo eSocial:
- Livro de registro de empregado;
- Folha de pagamento;
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
- Termo de rescisão e formulários do seguro desemprego;
- Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e Informações;
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte e mais.
Quais serão as vantagens práticas do eSocial?
São muitos os benefícios do novo sistema, tanto para as empresas, quanto para os trabalhadores. Para os trabalhadores, a mudança representará transparência, pois as informações sobre registro e status de suas contribuições estarão disponíveis sem burocracia.
Já para os empregadores, a obrigatoriedade pode se tornar uma grande adversidade “Se por um lado o eSocial traz benefícios para toda a sociedade, por conta do cumprimento da lei, por outro, o empregador se encontrará diante de um desafio ao escolher uma interpretação para nossa legislação trabalhista que é complexa e confusa”, destaca Jonathan Barbara, analista de negócios da Consistem
Em um primeiro momento, a obrigatoriedade aumenta a insegurança jurídica do empregador, expondo possíveis falhas nas relações de trabalho, demandando consultores e especialistas nas diversas áreas envolvidas.
A obrigatoriedade trabalhista também eleva as responsabilidades dos executivos da área de recursos humanos, por conta das decisões citadas anteriormente. O compromisso dos demais usuários dos sistemas de gestão, utilizados na organização, igualmente se tornará maior. Isso por conta das eventuais falhas que podem acabar invalidando a entrega de documentos jurídicos originalmente entregues dentro do prazo legal.
Em contrapartida, o eSocial trará algumas vantagens como a eliminação por completo dos arquivos de documentos em papel que, anteriormente, deveriam ficar guardados por 30 anos. Além disso a mudança será uma ótima oportunidade para as empresas revejam seus processos internos, obtendo maior qualidade nas informações e reduzindo a burocracia.
Quais os prazos para implantação?
Empregadores com faturamento, no ano de 2016, acima de R$ 78 milhões, devem prestar informações por meio do e-Social em janeiro de 2018. Sendo que seis meses antes da vigência será liberado um ambiente de teste, caso isso não ocorra o eSocial estará automaticamente prorrogado pela legislação atual.
Para os demais empregadores, a prestação, por meio do e-Social, deverá ser realizada em julho de 2018 e em janeiro de 2019.
Como um ERP ajuda no preenchimento das obrigações do eSocial?
Se, anteriormente, muitas informações ficavam isoladas em setores específicos da empresa, por meio de anotações em planilhas ou documentos em papel, agora deverão ser compartilhadas eletronicamente via eventos do eSocial. Por isso, nesse novo momento, mais do que nunca, será necessária interação entre os departamentos, ou seja, todos os setores da empresa deverão se preparar para o eSocial.
A solução mais eficaz é adotar um software que automatize todas as atividades burocráticas e integre setores, assim como um ERP. O sistema possibilitará que as indústrias se adaptem mais rapidamente a nova realidade do eSocial.
Já sabe como funciona o eSocial? Ainda tem dúvidas? Aproveite e acompanhe nosso webinar sobre o tema e saiba como atender as exigências do fisco.
