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Descubra 3 pontos importantes antes de fazer a emissão de notas fiscais

Procedimento que assegura a adequação do negócio junto ao Fisco e de realização obrigatória para todos os tipos de empresa, a emissão de notas fiscais não pode ser negligenciada em hipótese alguma.

Erros processuais e dados incorretos podem resultar em boas dores de cabeça, isso sem falar que o não uso da nota é considerado crime de sonegação fiscal. É por essa razão que as organizações têm a obrigação de fornecê-las aos clientes.

Portanto, estar alinhado às exigências formais é o que manterá a regularidade da companhia frente aos órgãos de controle. Pensando nisso, preparamos este artigo para apresentar os principais pontos em relação à emissão de notas fiscais.

O assunto é importante e, por isso, merece toda a sua atenção. Confira!

Quais são os tipos de nota fiscal?

Para começar, é preciso compreender que dependendo da atividade econômica, as empresas podem utilizar diferentes tipos de nota fiscal. As eletrônicas já se tornaram as mais comuns, incluindo:

  • NF-e (utilizada na venda de mercadorias que precisam pagar o ICMS);
  • NFS-e (usada na prestação de serviços);
  • SAT ECF (substituta do cupom fiscal);
  • NFC-e (alternativa eletrônica para as tradicionais notas fiscais de papel ainda empregadas no varejo);
  • CT-e (voltada para a prestação de transporte rodoviário de carga).

Embora seja o meio eletrônico (-e) o mais empregado, há casos em que a nota fiscal em formato físico (papel) ainda é utilizada. A Nota Fiscal de Serviços (NFS), por exemplo, é aceita em cidades em que a NFS-e ainda não foi implantada.

Quais são os procedimentos necessários para a emissão de notas fiscais?

Vamos listar agora os três pontos mais importantes que você deve saber antes de fazer a emissão de notas fiscais:

1. Obtenha um certificado digital

Para qualificar e quantificar as mercadorias ou serviços diante dos órgãos fiscalizadores, uma NF contém uma série de diferentes informações. Para ter validade, ela deve ser assinada por uma organização legalmente constituída, isto é, portadora de um CNPJ válido, endereço existente e outros dados.

No caso da NF-e, a validação dessas informações só será possível com a obtenção de um certificado digital, que deve ser solicitado junto à autoridade certificadora: o credenciamento é viabilizado pela ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas).

Cabe salientar que a certificação digital (também chamada de assinatura digital) conta com dois formatos: A1 (armazenamento em computadores) e A3 (smart card ou token).

É só por meio dela que se pode garantir a origem de uma NF-e e se ela foi submetida com algum tipo de alteração. É interessante que você saiba que algumas companhias privadas, como o Serasa, a VALID e a Certisign também estão autorizadas a fazer a certificação digital.

2. Cadastre-se na Sefaz

Uma vez assegurado o certificado digital, o próximo passo é se cadastrar na Sefaz (Secretaria da Fazenda) do seu estado. Feito isso, informe-se para saber se o seu município também exige algum tipo de registro.

Por haver distinções quanto à legislação dos estados e de suas respectivas cidades, o recomendado é consultar diretamente os órgãos responsáveis, pois essa é a melhor maneira de garantir a adequação dos processos.

Ter um bom contador e/ou uma assessoria contábil é mais do que indicado, sobretudo para quem não tem muita certeza sobre o que se deve fazer.

3. Adquira um software emissor de NF-e

O último ponto a se lembrar é que para ser possível estar adaptado à emissão de notas fiscais eletrônicas, é preciso comprar e instalar um software emissor de NF-e.

Em alguns estados brasileiros, esse sistema é disponibilizado para download de forma gratuita. Independentemente dessa possibilidade, o ideal é optar por uma solução oferecida por uma empresa desenvolvedora de softwares especializados para o seu segmento.

Isso acontece por que a opção fornecida pelos governos não é projetada para atender à grande quantidade de notas fiscais que um negócio emite atualmente, o que a torna rapidamente obsoleta.

Além disso, suas funcionalidades também não são das melhores. Um exemplo disso é a necessidade de preencher os campos da NF-e de maneira manual, o que representa uma perda de tempo e um considerável esforço por parte do encarregado pela função – isso sem contar que o preenchimento manual aumenta significativamente as chances de erros no que diz respeito à veracidade das informações, algo que pode resultar em sérias consequências.

Em vista disso, vale repetir que a melhor escolha consiste na aquisição de um emissor de NF-e desenvolvido por uma empresa especializada no assunto.

Quais são as naturezas de operação?

Antes de concluirmos, nada mais justo do que apresentarmos as naturezas de operação das notas fiscais. As principais são:

  • Nota Fiscal de Venda (quando há uma operação comercial com entrega de produto);
  • Nota Fiscal de Devolução (emitida para anular uma compra ou venda);
  • Nota Fiscal de Retorno (utilizada para o acompanhamento de mercadorias que retornarão para a fábrica ou loja, geralmente por reparo ou demonstração, por exemplo);
  • Nota Fiscal de Remessa (nota que acompanha um bem que já foi submetido a alguma operação anterior registrada);
  • Nota Fiscal Complementar (usada para complementar/ajustar uma operação original);
  • Nota Fiscal de Entrega Futura (quando o estabelecimento comercializa um determinado produto e realiza o faturamento antecipado à entrega);
  • Nota Fiscal de Venda Consignada (utilizada em situações em que o vendedor deixa seus produtos a cargo de outra pessoa ou empresa. A NF deve ser emitida somente com a venda definitiva dos itens);
  • Nota Fiscal de Venda à Ordem (operação triangular, envolvendo fornecedor, adquirente originário e destinatário final).

Por fim, é válido dizer que, quando você adquirir um sistema para emissão de notas fiscais, é importante lembrar de analisar as competências dos fornecedores. Veja quem são os clientes, quais são os recursos oferecidos no software, a qualidade do atendimento e como é disponibilizado o suporte ao cliente.

Esperamos que este artigo tenha lhe agradado. Se sim, veja também como a gestão eletrônica de documentos pode ajudá-lo a reduzir os custos da sua empresa. Boa leitura!