Processos Fiscais: como otimizar o tempo e aumentar a assertividade?

Você lida diariamente com os processos fiscais, mas existem verdadeiros desafios nesse trabalho. Há diferentes obrigações a serem cumpridas conforme a legislação brasileira. Além disso, as regras mudam constantemente — e isso aumenta as chances de a sua empresa sofrer multas e prejuízos.

Por isso, há dois pontos relevantes: a otimização do tempo e a precisão das atividades realizadas. É assim que você assegurará o aprimoramento no setor e facilitará sua própria rotina.

Neste artigo, vamos mostrar quais atitudes você pode adotar para conquistar esses benefícios e quais são as vantagens de contar com um setor fiscal ajustado às demais áreas estratégicas da sua empresa.

Então, vamos lá?

Como otimizar os processos fiscais?

A gestão fiscal é um dos pilares que mantém a competitividade e sustentabilidade financeira da empresa. Há diversas boas práticas que podem ser adotadas para otimizar o trabalho do setor em que você atua e auxiliar a sua rotina. Confira algumas opções:

Acompanhe a situação fiscal da empresa

Esse processo aborda o pagamento de impostos, como PIS, Cofins, INSS, IPI, ICMS, ISS, CSLL, entre outros. A sonegação de algum desses tributos ocasiona a aplicação de multas e sanções — em casos mais graves, até a detenção do responsável.

Essa questão assegura a competitividade empresarial e facilita a realização de um planejamento fiscal adequado. O resultado é a correta tributação sobre produtos e serviços, a melhor gestão do ônus tributário e uma economia no pagamento de impostos.

Além disso, os governos estadual e municipal concedem benefícios fiscais a alguns tipos de empreendimentos. Com o acompanhamento da situação fiscal é possível verificar se você pode aproveitar essa prerrogativa.

O objetivo dos benefícios fiscais é estimular o desenvolvimento de uma atividade ou segmento empresarial. Entre as possibilidades de vantagens estão a redução de alíquota de imposto, isenção, compensação e mais. É o caso, por exemplo, de apoio a eventos culturais, que são beneficiados pela Lei Rouanet.

Elabore um planejamento fiscal

A ideia, aqui, é considerar os aspectos tributários para definir o melhor enquadramento — e assim pagar menos impostos. É importante destacar que esse ponto é fundamental para as empresas.

Essa afirmação é confirmada por um estudo do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), divulgado pelo Uol, que demonstrou que 50% dos negócios fecham as portas com menos de 3 anos de funcionamento devido ao mau planejamento fiscal.

O objetivo dessa prática é que a empresa pague menos impostos dentro do que são considerados atos lícitos. Entre as finalidades dessa prática estão:

• Evitar a incidência de um tributo;
• Diminuir os valores de recolhimento;
• Adiar uma obrigação tributária.

As maneiras pelas quais é possível atingir esses objetivos são:

• Incentivos fiscais e extrafiscalidades;
• Enquadramentos tributários;
• Mudanças na forma de condução das empresas;
• Reorganização societária;
• Definição adequada da atividade econômica.

Essa situação pode ser exemplificada da seguinte forma: imagine que você possui um empreendimento que atua como indústria, mas também presta serviços. Nesse caso é possível fazer a reorganização societária, ou seja, dividir ou unir a empresa em operações a fim de pagar menos tributos.

Para a indústria, o melhor é fazer o enquadramento no regime tributário Lucro Real, já que a lucratividade desses negócios é baixa e o gasto com insumos, alto. Por sua vez, para a prestação de serviços é mais indicado o Lucro Presumido. Com a separação das operações, consegue-se o resultado máximo de ambos os lados.

As etapas do planejamento fiscal são:

• Reunião de um grupo interdisciplinar: a junção de vários profissionais facilita o entendimento dos tributos e sua incidência e ajusta essa questão às operações executadas;
• Definição de um cronograma de etapas: as datas de cada estágio, bem como as responsabilidades, devem ser definidas nesse momento;
• Recolhimento de informações sobre as principais bases de cálculo: essa questão varia conforme a empresa. Os tópicos mais relevantes costumam ser faturamento, compras, serviços tomados, despesas operacionais e com folha de pagamento, margens de lucro por atividade econômica, investimentos e suas fontes de recursos, e quadro societário;
• Análise e simulação de cenários: o objetivo é verificar o status atual e projetar contextos futuros. Atente aos pontos que influenciam a operação, por exemplo, se a modificação do enquadramento tributário impacta a maneira de compra do cliente. Os principais pontos a considerar são receita, lucratividade, compras, mão de obra, despesas de operacionalização e premissas.

Organize os processos

A rotina diária muitas vezes dificulta essa questão, mas é necessário organizar documentos e processos. A ideia é que haja uma padronização nas atividades e que os arquivos sejam rapidamente encontrados sempre que necessário. Assim, evita-se a perda de tempo, o retrabalho e a possibilidade de erros acontecerem.

Entre as atitudes que devem ser tomadas estão o correto armazenamento de arquivos e Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), para evitar perdas de documentos.

Estabelecer rotinas para cada atividade também é uma maneira de se precaver, já que, dessa forma, a ausência ou demissão de algum colaborador não impacta a execução da tarefa.

Assim, também se assegura que um profissional que atua no departamento de compras acesse, por exemplo, as NF-e de pedidos já realizados para se certificar de que não houve erros. Ou seja, há um maior alinhamento dos processos.

Automatize setor fiscal para otimizá-lo

As obrigações fiscais são bastante variadas e mudam de acordo com a legislação. Além disso, o projeto Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), implantado pelo governo federal, está alterando o processo de envio dos documentos, que agora vem sendo cada vez mais digital.

Essa modificação dispensa o uso de arquivos físicos e exige que as empresas automatizem seus processos internos por meio do uso de softwares de gestão completos e personalizáveis de acordo com a empresa organizacional.

O objetivo é integrar os setores e sistemas da empresa para ter um controle mais eficiente e um tratamento de dados bastante ágil. A consequência é que, no caso de uma irregularidade, ela é resolvida rapidamente, o que evita a aplicação de multas e situações de sonegação fiscal.

Outra vantagem do software de gestão é em relação ao compliance. Esses sistemas já estão preparados para se adequarem às modificações feitas pelo governo, o que assegura à sua equipe a realização de melhores práticas fiscais.

Perceba que a prática de executar uma boa gestão fiscal traz diversos benefícios à sua empresa. Ao estar alinhado com as demandas áreas estratégicas, você assegura:

• Otimização do tempo: a perda de tempo com a realização de diferentes etapas é evitada, situação que gera custos para o negócio;
• Benefícios fiscais: a empresa descobre oportunidades de conquistar benefícios, a partir dos quais pode obter mais vantagens financeiras;
• Precisão mais elevada dos processos: a automatização de tarefas permite que o foco maior seja o core business, relegando atividades manuais para os sistemas. O resultado é a redução de erros e retrabalhos;
• Tempo reduzido de perda com questões tributárias: os problemas são identificados e corrigidos mais rapidamente, assegurando um alinhamento maior entre os setores.

Agora que você entendeu como otimizar o tempo e aumentar a precisão dos processos fiscais, que tal repassar esse conhecimento a outras pessoas? É só compartilhar este conteúdo nas suas redes sociais!