Se você precisa cobrar os seus clientes de forma mais ágil e organizada, a régua de cobrança pode ser a solução para este desafio. Essa ferramenta facilita o recebimento e reduz a inadimplência, tornando a sua gestão de cobrança mais estratégica.
Continue lendo este post para saber mais sobre a régua de cobrança e os benefícios que ela pode trazer para a sua empresa.
O que é a régua de cobrança
A régua de cobrança é um roteiro para as empresas cobrarem seus clientes de forma sistemática, por meio de lembretes de vencimento e avisos de atraso. Essa ferramenta prevê uma sequência de ações planejadas que acontecem gradualmente até a regularização da dívida.
Por meio desse fluxo, você consegue acompanhar todas as fases das interações financeiras entre empresa e clientes. Mais do que cobrar débitos em aberto, a régua de cobrança aumenta as chances de o cliente pagar dentro do prazo, evitando dívidas.
Não existe um jeito considerado “mais correto” na hora de estabelecer o padrão da régua de cobrança, pois ela é implementada segundo as particularidades de cada negócio. Por isso, as etapas podem variar conforme a realidade e o contexto de cada projeto.
Assim, entre outros pontos, ela pode incluir fases como:
- Envio de lembretes por mensagem antes da data do vencimento;
- Ligações telefônicas;
- Envio de notificações por e-mail;
- Envio de notificações por mensagem;
- Envio de carta de cobrança.
O conteúdo e a data de envio das mensagens também devem ser configurados, considerando a realidade da empresa. Para definir as regras, é preciso levar em conta a atividade da organização, o estágio do pagamento e perfil do cliente, respondendo a perguntas como:
- Quando vou considerar um devedor inadimplente?
- De quanto em quanto tempo eu vou mandar mensagem?
- A partir de quantos dias eu vou começar a cobrar?
- Quais serão as formas de contato? (telefone, e-mail, WhatsApp, SMS…)
Veja um exemplo de fluxo de régua de cobrança que você pode adotar na sua empresa:
Este é apenas um modelo de régua de cobrança que pode ser aplicado no seu negócio, mas você pode configurá-la do jeito que achar melhor.
Leia também: O que é e como funciona um sistema de gestão fiscal?
Quais são os benefícios da régua de cobrança?
Ao adotar um modelo padronizado de cobrança, é possível enviar notificações sistemáticas para o cliente em intervalos predeterminados, ajudando ele a não se esquecer de pagar. Além disso, se o pagamento atrasar, a régua de cobrança agiliza as tentativas de contato para que a empresa consiga recuperar a dívida o mais rápido possível.
Conheça alguns benefícios que a régua de cobrança pode trazer para a sua empresa:
- Recebimento facilitado, com o envio de notificações antes e depois do vencimento;
- Auxílio à redução da inadimplência, diminuindo o risco de o cliente se esquecer de pagar;
- Profissionalização da cobrança, evitando o envio de alguma mensagem errada;
- Maior produtividade da equipe, que poderá dedicar menos tempo a tarefas repetitivas;
- Personalização na abordagem, a partir do registro do histórico das cobranças.
Régua de cobrança manual ou automatizada: qual é a melhor?
O controle do cronograma de mensagens, notificações e contatos de uma régua de cobrança pode ser feito manualmente, por meio de planilhas, ou automatizado, com o apoio de um sistema de gestão. Você decide qual modelo atende melhor às necessidades da sua empresa.
Mas vale destacar que a régua de cobrança automatizada tem algumas vantagens em relação ao controle manual. Veja alguns benefícios:
Facilidade de segmentação
Segmente com facilidade os clientes com títulos em aberto que não responderam às mensagens ou aos telefonemas, para planejar novas ações de cobrança.
Envio garantido
Programando os disparos na régua, você não corre o risco de esquecer de enviar nenhuma mensagem de cobrança.
Simplificação de processos
Atualize a régua de um jeito prático, sem precisar ajustar colunas, linhas e tabelas manualmente.
Melhoria no fluxo de caixa
Identifique pendências de forma rápida, antecipe padrões de pagamento e ajuste as estratégias de cobrança para evitar problemas financeiros.
Gestão eficaz
Acompanhe as etapas da cobrança para definir melhores estratégias de cobrança e tomar melhores decisões.
Régua de cobrança trouxe economia e produtividade para a 3Albe
A régua de cobrança disponível no Consistem ERP tem sido um grande apoio para o controle de recebimentos na 3Albe, cliente da Consistem há 20 anos.
Veja alguns resultados já alcançados pela distribuidora de insumos e produtos hospitalares:
- Redução de aproximadamente 1 dia de trabalho por mês para cada colaborador da área financeira. Isso representa uma economia de R$ 1.830 mensais (horas com encargos);
- Previsão de retorno do investimento (payback) de apenas 2 anos sobre a implementação de melhorias na área de TI;
- Mais agilidade nas operações e nos processos, devido ao uso da ferramenta nas seguintes atividades:
- Follow up de cobrança e tratativas nos contatos;
- Organização das agendas e trabalhos da semana;
- Registro do histórico de cobrança;
- Envio automático de e-mail para o aviso de boletos a vencer e vencidos.
Leia também: Como a 3Albe zerou problemas de entrega com o Consistem ERP
E se a régua de cobrança trouxe todos esses benefícios para a 3Albe, ela pode trazer para a sua empresa também!
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