A gestão de contratos é uma tarefa contínua, que precisa ser realizada durante todo o período em que a empresa prestar serviço ao cliente. O acompanhamento constante das obrigações contratuais é imprescindível porque o descumprimento de qualquer cláusula ou prazo pode causar sérios prejuízos e até mesmo manchar a reputação do negócio.
Essa tarefa engloba uma quantidade enorme de processos, mas isso não é motivo para entrar em pânico! É possível fazer o gerenciamento de contratos sem dor de cabeça, desde que a sua empresa conte com fluxos de trabalho organizados e consistentes.
Continue lendo esse post para saber mais sobre como fazer uma gestão de contratos eficiente e como a tecnologia pode ser uma aliada da sua empresa nesse desafio!
Etapas da gestão de contratos
Gerenciar um contrato não é uma tarefa simples, especialmente para as empresas que têm um grande número de clientes. Afinal, entre o fechamento da negociação e a assinatura do acordo, existe um longo caminho. As duas partes precisam avaliar os termos do documento com cuidado, ajustá-lo de forma justa para ambos e reanalisar os direitos e obrigações estabelecidas até chegar o momento da tão esperada assinatura.
E o trabalho não para por aí, pois durante todo o período de prestação de serviço será preciso acompanhar se as cláusulas estão mesmo sendo cumpridas. Como você pode ver, é bem complexo fazer essa tarefa usando planilhas manuais ou várias plataformas diferentes. Isso porque alguma informação pode se perder em meio às etapas do processo e, com isso, os prazos atrasam, as multas aparecem e os clientes vão embora.
Dicas para fazer uma boa gestão de contratos
Agora que você já entendeu como esse processo funciona, veja três dicas que podem ajudar a sua empresa a fazer uma boa gestão de contratos:
Defina um canal integrado e único de comunicação
Ao centralizar a gestão, fica mais fácil identificar possíveis problemas no processos relacionados aos contratos (perda de prazos, cláusulas não conformes, entre outros) e antecipar ações para evitá-los.
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Armazene os arquivos de forma adequada
Organize e armazene de forma adequada todas as versões, aditivos e documentos que acompanham os contratos. É importante escolher uma ferramenta que tenha acesso de usuários limitado para que arquivos não sejam excluídos por pessoas não autorizadas.
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Estabeleça um fluxo de trabalho estruturado
Defina uma sequência lógica e eficiente para as etapas, evitando que procedimentos importantes deixem de ser realizados. Também defina, de forma clara, quais são as atribuições de cada um dos responsáveis, para que todos os envolvidos estejam cientes das atividades que precisam desempenhar no fluxo de trabalho.
Quais os benefícios da gestão de contratos automatizada
Como já falamos, contar com uma solução que integre os processos relacionados aos contratos evita muitos riscos que podem prejudicar o negócio. Agora, descubra quais são as principais vantagens de implantar uma ferramenta automatizada na empresa:
- Reduz custos, evitando o deslocamento de profissionais para a assinatura, além de gastos com impressão de documentos, gráfica e cartório;
- Protege informações estratégicas, impedindo que pessoas não autorizadas acessem o documento;
- Evita erros, pois o histórico de edições do contrato fica salvo e você pode saber quais alterações foram realizadas, quando e por quem;
- Melhora a eficiência da equipe, reduzindo tarefas repetitivas e liberando os colaboradores para se dedicarem a atividades mais estratégicas;
- Integra processos, permitindo que diferentes áreas da empresa que lidam com contratos tenham acesso às informações facilmente;
- Agiliza a elaboração do contrato, pois torna todos os processos e a comunicação com o cliente muito mais rápidos.
Ainda não se convenceu de que vale a pena automatizar a gestão de contratos? Pois saiba que um levantamento da consultoria PwC aponta que a automação do processo de gestão de contratos é capaz de reduzir os custos em até 30% e de acelerar os ciclos de negociação em 50%.
Ou seja: ao contar com uma solução de gestão de contratos, a sua empresa só tem a ganhar!
Como o Consistem ERP pode ajudar na gestão de contratos
Se você deseja tornar a gestão de contratos da sua empresa mais segura e descomplicada, nós podemos te ajudar! O Consistem ERP conta com o módulo Contrato de prestação de serviço, que agiliza e integra os processos relacionados ao gerenciamento de contratos, reduzindo o tempo da equipe com tarefas burocráticas.
Veja algumas facilidades que o módulo oferece:
- Receba alertas automáticos e acompanhe o cumprimento das obrigações contratuais com facilidade;
- Monitore a validade dos contratos, para planejar ações estratégicas antes do vencimento;
- Gere os pedidos de compra automaticamente, para não correr o risco de esquecer e facilitar a entrada da nota fiscal;
- Acesse todo o histórico das vigências e renovações dos contratos, garantindo maior segurança jurídica;
- Centralize as informações, disponibilizando dados consistentes entre todos os setores envolvidos na gestão dos contratos;
- Organize os contratos conforme a demanda, categorizando-os em fixos (mensalidades) ou variáveis (Sedex, Correios etc);
- Anexe arquivos, evitando que os documentos relacionados aos contratos fiquem dispersos em várias ferramentas diferentes;
- Replique as informações cadastradas em uma empresa para todas as outras do grupo, reduzindo o trabalho manual;
- Controle as despesas de forma mais eficiente, permitindo o registro dos valores variáveis pelo responsável do setor solicitante.
E muito mais!
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