Tempo é um recurso valioso e decisivo para o sucesso de uma empresa e a forma como seus colaboradores e dirigentes o utilizam pode determinar a sobrevivência da organização no mercado. Um dos grandes segredos da gestão de tempo é eliminar o esforço empregado na realização de tarefas que poderiam ser automatizadas.
Um ERP tem se mostrado uma ferramenta poderosa na gestão de tempo, pois é capaz de integrar todos os departamentos de uma empresa, agilizar o fluxo de dados e transforma-los em informações estratégicas, otimizar processos e automatizar tarefas que costumam ser realizadas de forma manual. Com isso, é capaz de aumentar a produtividade, criatividade e pensamento estratégico da sua equipe.
Se você desconfia que sua empresa desperdiça recursos preciosos — como o tempo de seus colaboradores — e precisa resolver esse problema para reduzir custos e aumentar resultados, continue lendo esse post e entenda como um ERP pode te ajudar nessa tarefa.
Como um ERP melhora a gestão de tempo
Com o planejamento de atividades
Quando planejamos o futuro, reduzimos a suscetibilidade a imprevistos no presente, pois estamos nos antecipando aos problemas. A integração de informações coletadas de todos os departamentos de uma empresa nos permite uma visão holística que revela prováveis dificuldades passíveis de serem evitadas se tratadas antecipadamente.
Por isso, um ERP se torna fundamental no planejamento de cronogramas de produção e na organização e no agendamento de tarefas administrativas que poderiam se transformar em sérios problemas se realizadas fora do prazo e de maneira inadequada.
Na padronização de processos de produção
Se uma atividade é realizada cada hora de uma forma diferente, acabará gerando resultados discrepantes e isso poderia se tornar um sério problema que afetaria tanto na qualidade dos produtos quanto na fluidez e eficiência dos processos administrativos.
Por isso, os registros de produção armazenados em um ERP podem auxiliar na identificação das melhores práticas, servindo de base para a padronização de processos de produção que garantem uma melhor gestão de tempo, qualidade e consumo de recursos.
Ao contrário do que se pode imaginar, quando os processos são padronizados não engessam a criatividade e a inovação, muito pelo contrário. Eles reduzem o desgaste físico e mental dos colaboradores e liberam tempo para que socializem, troquem ideias e exercitem sua capacidade de raciocínio na criação de atividades inovadoras.
Com automatização das tarefas
Quando o melhor processo para a realização de uma atividade é descoberto e definido, possibilita a automatização de todas ou de parte de suas etapas — e assim deixa a equipe que a realizava livre para se dedicar a outras tarefas que são, muitas vezes, mais produtivas e estratégicas.
Um ERP é capaz de realizar tarefas automatizadas e de controlar a execução dos processos definidos para garantir que tudo saia como planejado no menor tempo possível com a melhor qualidade e menor consumo de recursos humanos e materiais.
Então, se você ainda possui colaboradores qualificados na sua empresa sendo desperdiçados na realização de tarefas manuais e sem processos definidos, já passou da hora de colocar um sistema de planejamento de recursos empresarias para fazer esse trabalho.
Redução de erros e retrabalhos
Errar é humano e, quanto maior a intervenção humana na execução de uma atividade, maior a probabilidade de erros. Outro grande motivador de erros é o acesso limitado a informações importantes para tomadas de decisão.
Além de automatizar e controlar tarefas, muitas vezes sem necessitar da interferência humana, o ERP ainda integra informações e as tornam mais acessíveis. Por isso, a probabilidade de erros é reduzida drasticamente com o uso de um software de gestão.
Essa redução produz uma outra vantagem que é a eliminação do retrabalho, ou seja, quando não existe erro na realização de uma tarefa, não há a necessidade de refaze-la. Você consegue calcular quanto tempo seria salvo na sua empresa com a eliminação de erros, conferências, correções e retrabalhos?
Com a eliminação das redundâncias de trabalho
Pior do que refazer uma tarefa que saiu errada é descobrir que ela já está sendo realizada por outro colaborador ou departamento — e isso é muito mais comum do que se imagina em uma empresa quando não há integração entre as áreas.
Muitas vezes, uma determinada etapa é comum a diversos processos em diferentes departamentos. Se não há comunicação e unificação de informações entre eles de uma forma que só um ERP pode proporcionar, essa etapa comum acaba sendo feita por cada departamento a seu modo — quando poderia ser realizada uma vez só e reaproveitada em todos os departamentos que precisam dela.
Na motivação de equipes
É muito comum se desmotivar quando não se vê valor naquilo que está sendo realizado. O desconhecimento da importância de uma atividade por quem a está executando é um dos principais fatores que contribuem para essa realidade.
Por isso, aquela integração de departamentos e de informações — que já foi citada várias vezes — também é muito importante para que um colaborador perceba que é parte de um todo e que o seu trabalho é uma das pequenas engrenagens que movimenta a grande máquina que é uma empresa.
Além disso, aquelas tarefas que foram automatizadas e disponibilizaram tempo livre para que as pessoas se dediquem mais às tarefas táticas e estratégicas do que às operacionais também são uma grande fonte de motivação para inovação entre as equipes de trabalhos.
Com a redução de custos e aumento de vendas e lucros
A gestão de tempo é sinônimo de aumento de produtividade, a automatização de tarefas é igual a redução de custos operacionais e os processos definidos são equivalentes a melhoria de qualidade.
Por isso, utilizar um ERP para ajudar na gestão de tempo da sua empresa garante a eliminação integral do desperdício de tempo e de outros recursos preciosos que podem ser reaproveitados para colocar em prática aquele famoso conselho de Kotler: “esforce-se para tornar o seu produto obsoleto antes que a concorrência o faça”.
Ou seja, um dos principais benefícios da gestão de tempo em uma empresa é possibilidade de melhoria e inovação de produtos e serviços, o que quase sempre é garantia de aumento nas vendas e nos lucros — que é o objetivo latente de qualquer organização.
Com tantos benefícios na adoção de um ERP para ajudar na gestão de tempo de uma empresa, é lógico que você já está pensando nas mudanças que fará para aproveitar a tecnologia a favor do seu crescimento, não é mesmo?
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