Sabe aquelas pilhas de pastas e caixas cheias de papéis que juntam poeira? Elas estão com os dias contados. A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) surgiu para resolver esse e outros problemas existentes no arquivamento de registros de uma empresa.
Contratos, folhas de pagamento, planilhas, notas fiscais, registros contábeis, dossiês, entre outros documentos importantes, que antes eram catalogados e empilhados geralmente em locais de difícil acesso, com a utilização do GED, podem ser digitalizados e até mesmo produzidos eletronicamente e arquivados em servidores na nuvem com toda acessibilidade, organização e segurança que precisam.
No processo de arquivamento físico que se utilizava antigamente, além dos altos custos com impressão, a localização de documentos era extremamente difícil e demorada, e ainda, os riscos de danos e perdas de arquivos importantes eram gigantescos.
Para entender como um sistema de gestão eletrônica de documentos pode auxiliar na otimização de processos e na redução de custos de uma empresa, continue lendo e saiba tudo sobre o assunto.
Entenda o que é a Gestão Eletrônica de Documentos
O GED é um sistema que possibilita o arquivamento e a criação de documentos eletronicamente, tornando-os acessíveis para serem recuperados nos meios digitais.
Na gestão eletrônica de documentos, os arquivos mais antigos, criados em papel, são digitalizados e transformados em arquivos eletrônico com e arquivados de forma organizada em uma estrutura hierárquica de diretórios previamente pensados para facilitar a localização por tipo, data, autor, conteúdo, entre outros parâmetros de pesquisa.
Os novos documentos já são criados eletronicamente e arquivados por meio do mesmo método dos demais, porém, só chegam a ser impressos por demanda quando realmente necessário.
Vantagens do GED
Preserve o meio ambiente, o dinheiro e o espaço da sua empresa
E se os documentos já não são mais impressos com tanta frequência, é claro que o meio ambiente agradece. Porém, ele não é único preservado nessa história, o dinheiro da empresa também, já que os custos com impressão vão além do papel e costumam ser bem altos.
Além disso, é preciso muito espaço físico e com a climatização adequada para que documentos impressos sejam armazenados com segurança. Já que problemas como umidade, poeira, fungos e insetos podem causar danos irreparáveis a eles.
Já imaginou o que você faria com os recursos que gasta armazenando papel?
Aquela sala climatizada que hoje está cheia de pilhas de documentos impressos, por exemplo, poderia se tornar um espaço para o descanso e área de lazer para os seus colaboradores, o que certamente representaria um ganho imenso em produtividade para a sua empresa.
Localize, acesse, organize e compartilhe com rapidez
Quanto tempo será que você perde quando precisa localizar aquele contrato de mil novecentos e bolinha, que está em uma caixa embaixo de outras tantas? Isso se você tiver absoluta certeza de que é ali mesmo que ele está.
Muito tempo é desperdiçado em tarefas como essa quando não se utiliza a gestão eletrônica de documentos, que permite a localização de arquivos por meio, até mesmo, de palavras-chave existentes no conteúdo de um documento.
Além de uma localização muito mais fácil e rápida, é possível acessar os arquivos armazenados em nuvem de qualquer dispositivo, em qualquer lugar do planeta com apenas alguns cliques. E com a mesma facilidade, pode-se compartilha-los em instantes com diversas pessoas.
Já pensou em nunca mais passar sufoco por causa daquele contrato que ficou esquecido em cima da mesa do escritório quando deveria estar na mala para uma viagem de negócios?
Mantenha informações e documentos em segurança
Apesar do acesso e compartilhamento de arquivos serem muito mais fácies e rápidos com o GED, eles também são controlados: é possível saber por quem, quando, por quanto tempo e onde cada documento foi acessado.
Além disso, o GED também bloqueia o acesso de pessoas indesejadas às informações de um arquivo. Enquanto no sistema antigo, jamais seria possível sequer desconfiar de quem poderia ter acessado um documento.
Outro benefício importante no uso do GED em relação à segurança: a integridade física de documentos não fica mais sujeita à problemas ambientais, como os insetos ou a umidade e a acidentes como incêndios e inundações.
Crie documentos com agilidade e controle
Na era do papel, cada vez que se redigia um contrato ou relatório, era necessário digitar novamente todas as informações que deveriam estar contidas nele. Na era da gestão eletrônica de documentos, surgiram os templates, modelos de documentos prontos em que é necessário apenas incluir as informações variáveis.
Isso reduz em mais de 70% o tempo gasto com a criação de documentos e aumenta a produtividade de seus colaborados em índices astronômicos. Sem contar que a não realização de tarefas repetitivas por eles pode ajudar no aumento da criatividade e da iniciativa, abrindo a porta para ideias inovadoras nos processos da sua empresa.
Reduza custos e aumente a produtividade
A redução de custos é uma das principais consequências da adoção de um sistema de gestão eletrônica de documentos, relembre alguns dos itens são reduzidos:
- consumo de papel;
- manutenção de equipamentos de impressão;
- insumos como tonners, clips, grampos de papel, pastas;
- tempo na localização e criação de documentos;
- espaço e mobiliário para o arquivamento de documentos;
- climatização, limpeza e manutenção dos locais de arquivamento;
- riscos de perda de documentos ou acesso indevido às informações.
Tão significativa quanto a redução de custos, o aumento na produtividade também representa um grande ganho para uma empresa que opta por utilizar o GED, veja de forma consolidada alguns dos processos otimizados:
- mais agilidade na criação, localização, acesso e compartilhamento de informações;
- reaproveitamento de espaços físicos para funções mais úteis;
- possibilidade de padronização de documentos por meio de templates;
- possibilidade de pesquisa dentro do conteúdo de um arquivo;
- melhor aproveitamento do tempo e qualificação de colaboradores.
Ficou óbvio como o GED, ou sistema de gestão eletrônica de documentos, traz benefícios muito acima dos esperados se pensarmos no que ele se propõe a fazer. O que parecia ser somente um método de digitalização e arquivamento de documentos, mostra-se uma ferramenta indispensável para a organização e segurança da informação de uma empresa.
Se você consegue enxergar ainda mais utilidades para o GED ou ainda tem dúvidas sobre como ele funciona, conte para nós nos comentários do post, ficaremos muito satisfeitos com a sua participação.
