Não há dúvida de que realizar uma boa gestão de contratos demanda bastante tempo das áreas jurídica e administrativa de uma empresa. Afinal, é preciso gerenciar os prazos e as cláusulas estabelecidas na negociação durante todo o ciclo de vida do contrato. Esse cuidado pode evitar armadilhas que podem levar a empresa a ter prejuízos e a correr riscos que podem arranhar seriamente a imagem do negócio.
Ciente da importância de realizar o acompanhamento das obrigações contratuais de forma assertiva e estratégica, a indústria têxtil Texneo apostou na gestão automatizada dos contratos de prestação de serviço. A inovação vem trazendo resultados muito positivos para o dia a dia da equipe e nós queremos compartilhar essa experiência com você!
Continue lendo o post e saiba mais sobre esse case de sucesso!
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Quais benefícios a gestão de contratos automatizada trouxe para a Texneo
Até o ano de 2022, a Texneo realizava a gestão de contratos de prestação de serviço de forma 100% manual, por meio de planilhas. A Coordenadora de Compras, Andrea Santos, conta que essa forma de trabalho fazia os processos serem muito centralizados e burocráticos.
Desde que a empresa implantou o módulo de Contratos de prestação de serviço, disponível no Consistem ERP, a melhoria na rotina foi visível. Aos poucos, a equipe está conseguindo reduzir o tempo gasto nesses processos para se dedicar a tarefas mais estratégicas.
“Com a vinda da plataforma e a opção de centralizar todos os contratos nesse módulo de contratos, a gente vai ter menos papel burocrático e de executor no dia a dia.”
Andrea Santos, Coordenadora de Compras da Texneo
Além de evitar erros manuais, a automatização também reduziu o risco de “esquecimentos” que podem prejudicar a empresa. Hoje, a equipe recebe avisos automáticos sobre o vencimento dos prazos, evitando que alguma cláusula seja descumprida.
Para o Supervisor de Compras da Texneo, Maicon Steinheuser, a solução trouxe mais agilidade e precisão à gestão de contratos, colaborando para a produtividade do time.
“Antes, nós tínhamos um processo manual, em pastas e controlado em Excel, inclusive para fazer a gestão dos vencimentos. Hoje, com o módulo de contrato, a gente estima um ganho de tempo de um a dois dias, em média, em relação a cada pedido gerado.”
Maicon Steinheuser, Supervisor de Compras da Texneo
Como era a gestão de contratos na Texneo:
- Os contratos de compras eram armazenados na rede interna da empresa;
- O gerenciamento dos documentos era feito por meio de planilhas;
- As informações dos contratos não estavam disponíveis a todos os setores envolvidos de forma integrada e rápida;
- As assinaturas dos responsáveis das áreas eram feitas por meio de uma plataforma específica;
- Toda a gestão de validade e valores dos contratos era controlada manualmente.
Como é hoje:
- Os contratos de compras estão centralizados no módulo de Contratos de prestação de serviço;
- Os setores envolvidos têm acesso às informações necessárias de forma integrada e são avisados sobre validade do contrato de forma automatizada e com antecedência;
- As aprovações dos responsáveis são feitas dentro do Consistem ERP, sem precisar de outra ferramenta;
- Os contratos ficam armazenados digitalmente no módulo, com acesso protegido e sem risco de extravio.
Assista ao vídeo e confira o depoimento da Texneo na íntegra
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