Se você trabalha em um determinado setor por algum tempo, é bem provável que já tenha encontrado diversos processos que poderiam ser modificados ou melhorados com a adoção de um sistema adequado. Mas como apresentar um projeto de implantação de um ERP para o gestor e conseguir apoio?
Pode não parecer uma grande pergunta a princípio, mas ter uma apresentação bem elaborada pode ser a diferença entre sair de uma reunião com um projeto ou sem nenhuma credibilidade. Estar preparado para defender sua ideia é fundamental ao lidar com seus gestores.
Para ajudar a promover suas propostas com mais facilidade, trouxemos aqui alguns passos que você pode seguir para aumentar suas chances de aprovação. Acompanhe!
Comece com uma autoavaliação do seu projeto
O primeiro erro que qualquer profissional pode cometer ao criar um projeto é não reconhecer a real relevância que a proposta possui, especialmente se não for tão alta quanto pensa.
É verdade que não é fácil fazer essa autocrítica sobre algo do qual você está tão próximo, mas ainda é necessário realizá-la. Em alguns casos, pode ser bom perguntar a alguns colegas de confiança se eles aprovariam o projeto ou não, além dos motivos.
Para facilitar o processo, tente seguir estes passos:
- veja se o problema abordado existe e é enxergado da forma correta;
- considere se a sua solução resolverá, de fato, o problema;
- analise o retorno final da solução — alguns problemas custam mais para serem resolvidos do que proporcionam benefícios uma vez solucionados.
Leve em consideração sua credibilidade
Mesmo que você saiba como apresentar um projeto, pode ser que ainda não esteja em uma posição adequada para fazê-lo. A sua aprovação também depende bastante do quanto de confiança você já conquistou dentro da empresa.
Pergunte a si mesmo: “eu aprovaria um projeto elaborado por um estagiário que acabei de contratar?”. Provavelmente, a resposta seria “não”.
Mesmo que você seja um profissional competente, ainda precisará provar isso para o resto da equipe, não só em termos de conhecimento técnico, mas também de responsabilidade.
Um sistema de gestão de custos pode levar meses para ser devidamente implementado e ajustado, o que requer visão de longo prazo e diligência. Se você ainda não tem nenhum projeto menor na sua bagagem ou já abandonou outros, certamente não tem tanta credibilidade para algo maior.
Foque nas soluções de que a gestão precisa
Os profissionais de gestão têm um dia a dia bem corrido. Além de administrar a própria equipe, eles ainda devem lidar com outros assuntos ligados aos demais setores. Há pouco tempo para reuniões muito longas e sem um propósito definido.
Por isso, em vez de contar uma história demasiadamente comprida sobre o motivo do projeto, faça uma introdução e vá direto ao cerne da questão.
Se você puder destacar os benefícios do sistema para a empresa, além de algumas formas de reduzir os custos do projeto, você terá chances bem melhores de aprovação. Claro, você ainda precisa completar as informações e não deixar lacunas sobrando. Mas, assim que você tiver a atenção de todos, será mais fácil esmiuçar os detalhes necessários.
Planeje seu discurso e exercite uma fala fluente
Ao falar em “como apresentar um projeto”, a eloquência é o primeiro tópico que vem à mente de muitas pessoas. Não é o primeiro da lista, mas ainda é bem relevante para sua aprovação.
Não é o fim do mundo se você gaguejar um pouco, perder o fio da meada uma vez ou outra, ou mesmo esquecer um ponto que considerava importante. Mas estas devem ser as exceções, não a regra.
A melhor forma de melhorar suas apresentações nesse ponto é, de forma simples, apresentar mais. Tente participar de alguns projetos em que tenha de se comunicar bastante e encontre métodos que tornem o processo mais fácil para você.
Algumas pessoas chegam com um texto decorado, mas o ideal é que você tenha alguns pontos centrais e saiba articulá-los por conta própria.
Fora isso, reforço visual e palavras-chave anotadas em slides podem ser muito úteis. Eles ajudam a ilustrar seus objetivos e contribuem para a fluidez da reunião.
Considere o melhor momento para fazer a proposta
Mesmo que você já tenha planejado como apresentar um projeto, o “quando” ainda é muito importante.
Existem momentos na empresa em que não há como fazer nenhum investimento, mesmo que ele vá trazer grandes benefícios no médio e longo prazo. Se você enviar uma proposta no momento errado, corre o risco de ter o projeto arquivado e esquecido.
Além disso, começar a falar em gastos e ganhos de longo prazo em um momento delicado para o negócio passa a imagem de que você não está em sintonia com a situação da empresa. No fim das contas, ser paciente ajuda a preservar sua credibilidade e evita um esforço desnecessário.
Não deixe de ser criativo no processo
Não é porque sua apresentação deve ser objetiva e séria que ela também precisa ser desprovida de cor, som, movimento, interatividade e diálogo. Talvez você não queira todos esses itens, mas alguns deles certamente ajudarão a conseguir maior aprovação. Uma palestra monótona provavelmente será menos absorvida que algo mais dinâmico.
Lembre-se também que alguns gestores envolvidos podem ser de áreas diferentes da sua, tendo formações e conhecimentos diferentes. Encontrar formas mais simples de introduzir um assunto complexo para essas pessoas é um passo importante para conseguir qualquer aprovação.
Use menos jargões, ilustre suas ideias, fale em estatísticas mais básicas e tente relacionar as diferentes áreas de conhecimento presentes.
Apenas como adendo: não se frustre se não conseguir aprovação. Uma boa ideia sempre requer polimento e trabalho duro, enquanto más ideias são oportunidades de aprendizado.
Agora que você entende melhor como apresentar um projeto, pode ficar mais confiante na implantação de um sistema de gestão . Acha que esse post poderá ajudar outros colaboradores? Então compartilhe-o em suas redes sociais e mostre como é possível conseguir o apoio dos seus gestores!
