Se você pensa em escolher o ERP integrado (Enterprise Resource Planning) ideal para sua empresa, parabéns! Você acaba de tomar uma decisão estratégica. Isso afetará a rotina diária de todos os seus colaboradores, fornecedores e clientes de uma forma bastante positiva.
Esse sistema permite que você visualize e controle as transações efetuadas por sua companhia, apontando, instantaneamente, o surgimento de necessidades não previstas. Por exemplo, as mudanças tributárias ou a falta de produtos no estoque.
Ele também torna a tomada de decisões mais efetiva, graças às funcionalidades de medição de desempenho que o compõem. O ERP é capaz de integrar todos os setores da empresa e garantir que o fluxo de dados ocorra de maneira segura.
Saiba o que levar em conta na hora de escolher o ERP integrado
Após a apresentação dos benefícios, confira abaixo sete passos para escolher o ERP mais adequado para sua empresa. Boa leitura!
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Faça um levantamento interno
A primeira etapa consiste em descobrir as necessidades de cada setor da empresa e mapear o funcionamento das atividades exercidas.
Ao adquirir essas informações, será possível identificar quais sistemas podem solucionar os pontos mais críticos e que consomem mais tempo, atrapalhando seu crescimento geral.
Além disso, com esse levantamento você conseguirá fazer uma comparação dos resultados obtidos antes e depois da implantação do ERP, tornando possível medir o ROI (Retorno Sobre o Investimento) em relação ao custo do software.
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Pesquise os fornecedores
Você vai encontrar um grande número de sistemas no mercado. Portanto, procure referências de cada fornecedor e tente coletar o feedback de empresas que já utilizam o sistema, a fim de saber quais são as vantagens e desvantagens do programa em questão.
Se possível, faça uma visita aos clientes que tenham o mesmo porte e atendam uma fatia de mercado compatível com a sua empresa para saber como foram os processos de implantação.
Busque também a referência dos recursos de infraestrutura. Dessa forma, você conseguirá reunir orientações das empresas usuárias e diminuir os riscos na implementação.
Uma boa dica é implantar um sistema que já auxilia muitas empresas do seu ramo de atuação. Uma empresa de ERP que já está habituada com o segmento têxtil, por exemplo, poderá ter mais facilidade ao solucionar problemas que possam surgir diariamente.
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Verifique a flexibilidade do programa
Verifique se a solução é compatível com a maneira de trabalhar de sua empresa. Procure saber como o software pode melhorar as atividades de setores importantes, como contabilidade, finanças e RH.
Descubra se o sistema em questão é flexível o bastante para se adaptar aos processos da empresa. Afinal, às vezes, mudar alguns processos pode não compensar e, caso você os implante, poderá realizar muitos retrabalhos ou sofrer com falhas no programa.
Escolha um ERP que ajude na expansão da sua base de dados de acordo com o crescimento e ampliação da sua marca.
Pode ser que, atualmente, você tenha uma equipe de 15 colaboradores e 30 clientes, mas daqui algum tempo, podem ser 100 colaboradores e 200 clientes. Seu sistema terá que suportar toda essa informação e continuar atuando sem perder a qualidade e o desempenho dos processos.
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Pense no futuro
Antes de escolher o melhor ERP, leve em consideração seus planos estratégicos futuros, como o crescimento da marca e o aumento do volume de vendas.
Se a sua organização possui metas de crescimento em curto ou médio prazo, escolha uma ferramenta ERP mais maleável, que consiga se adaptar às mudanças com facilidade.
Desse modo, você não precisará substituir o fornecedor de uma hora para outra. Afinal, o processo de transição sobrecarrega a equipe, diminui a produtividade e gera muitas despesas. Analise tudo isso e escolha um ERP adequado às suas demandas atuais e futuras.
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Suporte ao usuário
A tecnologia ajuda muito na continuidade dos serviços diários de uma empresa. Porém, quando há falhas, o trabalho de todos fica congelado. É a mesma sensação de quando você está em casa e fica sem internet por horas.
Por isso, opte sempre por um fornecedor que disponibilize suporte ao usuário
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Planeje a implantação
Após finalmente escolher o ERP ideal para o seu empreendimento, vem a etapa da implantação. E, para isso, é preciso se planejar para evitar maiores dificuldades nesse processo.
Vale lembrar que a maneira que você gerencia sua empresa vai mudar da água para o vinho, e todos os colaboradores envolvidos precisam estar capacitados para lidar com a nova ferramenta.
Afinal, se todos tiverem conhecimento prévio sobre como serão os novos procedimentos, a incidência de erros tende a diminuir consideravelmente. Isso refletirá em aumento de produtividade desde o momento de seu efetivo funcionamento.
Além de um treinamento oficial para todas as equipes, você pode promover palestras e workshops para falar sobre o novo ERP. Outra opção viável é trabalhar dicas sobre o novo sistema em sua comunicação interna. Utilize um mural ou e-mail semanal para disseminar as novas funcionalidades.
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Acompanhe a implantação do software
Devido ao porte dos processos a serem informatizados e a importância de seu uso, um ERP pode demorar de 7 a 90 dias para ser integrado a todas as áreas de uma corporação.
Normalmente, a implantação de um ERP segue 6 passos, sendo eles:
- Integração da infraestrutura de dados;
- Migração de dados e informações;
- Treinamento e capacitação dos usuários;
- Inclusão dos setores e gerências;
- Testes de segurança;
- Comprovação dos dados.
Ao cumprir essas etapas, sua empresa estará apta para exercer suas atividades de maneira informatizada e condizente com o sistema implantado.
Esperamos que os sete passos comentados ao longo deste artigo possam auxiliar você a escolher o ERP mais adequado para o seu negócio. Aproveite e entre em contato conosco! Teremos o maior prazer em ajudá-lo nesta empreitada!
