Sistemas de gestão cada vez mais abrangentes e fáceis de utilizar têm auxiliado no gerenciamento, no planejamento e na operação dos processos empresariais. E a padronização da tecnologia da informação nas empresas, além de auxiliar na redução de custos, na evolução da comunicação de dados e na mobilidade, ainda proporciona uma visão do negócio para os gestores tomadores de decisão.
Nesse contexto, é fundamental saber qual a melhor forma de padronizar os setores de TI. É por isso que, neste post, vamos tratar sobre o assunto. Confira!
Importância da padronização da tecnologia da informação
Para que os processos funcionem de maneira integrada e que a empresas ganhem com a utilização da tecnologia da informação, é necessário que haja uma padronização na TI.
Quando falamos em padronização, estamos nos referindo ao hardware e ao software colocados à disposição para os usuários das companhias.
A rápida obsolescência dos equipamentos de informática e a evolução constante dos aplicativos, que exigem máquinas cada vez mais evoluídas, impõem uma constante reciclagem na infraestrutura de TI. Existe uma simbiose entre a indústria de hardware e de software.
Computadores mais modernos requerem sistemas mais pesados que, por sua vez, requisitam mais hardware disponível. E esse ciclo tem se acentuado com o passar do tempo.
O lado positivo é que sempre houve redução dos custos dos equipamentos e dos serviços. A utilização intensa e a concorrência vigorosa puxam os preços para baixo.
A padronização é importante, pois facilita a manutenção do hardware e a disseminação das operações sistêmicas que suportam as atividades das empresas.
Como padronizar a tecnologia da informação
Podemos dividir este tópico em três categorias:
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Hardware
Tentar usar equipamentos padronizados e de um mesmo fornecedor é a primeira sugestão que deve ser registrada. Opte por um fornecedor de porte, que tenha suporte técnico no local de sua empresa.
Faça tomada de preço e deixe claro que as renovações serão feitas com o mesmo fornecedor. Dependendo do volume das aquisições, a compra pode ser feita diretamente com o fabricante, eliminando a etapa de distribuição e reduzindo o custo.
Caso as compras sejam em quantidades menores, faça a negociação com o distribuidor. Mantenha, ao máximo, os equipamentos com as mesmas configurações. Isso ajudará em eventuais trocas de máquinas.
Isso implica, também, que todos os computadores devem ter o mesmo sistema operacional — o que garantirá uma mesma plataforma para todos os usuários.
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Software
Tanto o software básico como os softwares de automação de escritório devem ser padronizados. Utilizar planilhas, editores de texto e correio eletrônico diferentes dos mais comercializados, traz um inconveniente muito grande nas situações de intercâmbios de arquivos com outras empresas ou pessoas.
Caso não esteja em um formato padrão, um arquivo pode não ser lido por um cliente, fornecedor, uma instituição bancária ou um órgão do governo, o que pode causar inúmeros problemas.
Empresas de todos os portes devem possuir um sistema de gestão integrada, também conhecido como ERP — Enterprise Resource Planning. É fundamental que todas as operações sejam registradas em um mesmo sistema, evitando retrabalhos e erros no dia a dia.
Há, no mercado, diversos fornecedores de sistemas de gestão, para todos os tipos de empresa, ramos de atividade e portes — um deles, com certeza, atenderá à sua organização.
De qualquer forma, todos os usuários devem dominar profundamente as ferramentas disponibilizadas. Por isso, treinamentos constantes devem ser feitos para reciclagem e aperfeiçoamento da equipe.
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Infraestrutura
A infraestrutura também deve ser padronizada. Impressoras, relógios automáticos de ponto, coletores de dados, apontadores de produção, tudo deve ser homogeneizado. Celulares corporativos e tablets também devem passar por esse processo. Navegadores de internet devem ser os mesmos em todas as estações, sejam eles notebooks ou computadores de mesa.
A questão da segurança também tem a ver com isso. Este é um ponto absolutamente crítico para a área de Tecnologia da Informação: possuir antivírus em todos os equipamentos e uma estrutura de firewall bem dimensionada é fundamental para a tranquilidade dos gestores da área.
A mesma atenção deve ser feita com os equipamentos industriais que possuam CLP — controlador lógico programável — no que se refere à padronização e às regras de segurança e proteção.
Divulgação interna do ambiente tecnológico
Por melhor que seja o seu ambiente tecnológico e por mais padronizado que ele esteja, divulgar esses diferenciais para todos é uma atividade que merece a atenção dos gestores.
Assim que for definido como será o cenário de TI da empresa, é necessário que essa informação seja passada para todos os funcionários envolvidos. Faça palestras de apresentação e treinamentos específicos para os usuários. Tenha atenção à adesão dos colaboradores para com as novas ferramentas.
Realize cursos de reciclagem constantemente — o aperfeiçoamento de seus colaboradores deve ser uma preocupação constante. Afinal, os recursos humanos são um dos principais ativos de sua empresa.
Benefícios da padronização da tecnologia da informação
São vários os benefícios que a padronização da tecnologia da informação traz para a sua empresa. Vamos listar alguns:
- Redução de custos;
- Maior facilidade de administrar os recursos de TI;
- Maior rapidez na solução de problemas;
- Diminuição das paralisações;
- Redução das perdas na execução das atividades;
- Aumento da transparência nos processos;
- Diminuição das interfaces entre sistemas.
Agora que você já viu como padronizar a tecnologia da informação pode trazer benefícios para a sua empresa, aproveite e conheça mais sobre os nossos conteúdos no Facebook, Instragram e Linkedin.
