Um sistema de gestão é o coração da empresa. Por ele, passam os principais processos internos, são gerenciadas as informações mais relevantes e elaboradas as decisões que moldam o futuro da organização. Apesar de tanta importância, é comum ocorrerem erros graves no momento em que a empresa vai implantar um ERP , ou seja, quando vai começar a utilizar o software na prática. Tais erros refletem de diversas maneiras no dia a dia corporativo — como perda de produtividade, insatisfação dos funcionários, mau uso do produto e gastos acima do orçamento, por exemplo.
Para ajudar você a aderir ao software da melhor maneira possível, listamos neste artigo quais são as vantagens de implementar um sistema como esse e os 6 erros mais comuns cometidos pelos gestores. Leia com atenção e tenha todo o conhecimento necessário para uma implementação mais bem-sucedida.
Quais são as vantagens de implantar um ERP?
Para evitar erros na implementação do software, é importante entender para que serve um ERP. Podemos dizer que o sistema ajuda as organizações a gerenciarem melhor algumas tarefas da rotina, como:
- O ciclo de vendas
- Os processos de compra de produtos
- A elaboração de relatórios com as métricas do mês
- A emissão de notas e de outros documentos, por exemplo.
Graças ao ERP, a diretoria é capaz de visualizar o andamento dos projetos e de checar como está a produtividade de sua empresa. O sistema permite que a empresa dê um grande salto de qualidade e de gestão.
As vantagens de adotar um sistema, porém, só virão se você fizer um excelente processo de implementação e evitar equívocos que podem colocar tudo a perder. Mas como fazer isso?
O que não fazer ao implementar um sistema ERP?
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Pensar apenas no preço
É comum que muitos gestores, ao avaliarem as opções de ERP no mercado, pensem apenas no preço do sistema. Esse é um grande erro. Ao focar apenas no valor, a empresa deixa de lado critérios importantes, como as principais funcionalidades do produto e a facilidade de uso.
Se você deixar de olhar para esses fatores, poderá adquirir um software que não atende suas necessidades da forma correta, o que pode resultar em perdas muito maiores no futuro.
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Ter pressa para finalizar a implementação
Os sistemas ERP ajudam a melhorar a gestão de toda a empresa. Por isso, devem ser implementados com cautela e paciência. Se você queimar etapas nesse processo, terá dores de cabeça no futuro.
É importante realizar testes com o software para saber se está funcionando da maneira correta, fazer treinamentos com a equipe para aproveitar o melhor da solução e integrar o sistema com todos os departamentos da empresa.
Implementações finalizadas de maneira apressada tendem a reduzir os impactos positivos que o ERP poderia ter nas organizações. Não caia nesse erro. Faça tudo com calma, dando um passo de cada vez.
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Esquecer que o ERP está em constante evolução
O ERP não é um software qualquer. O sistema de gestão exige uma adaptação constante da empresa de acordo com o crescimento da companhia e das exigências de mercado.
Diante disso, é importante que você implemente um software cujo fornecedor também disponibilize suporte e manutenção. Esses serviços são muito importantes para você conseguir ajustar o ERP para suas demandas ao longo do tempo.
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Falhar na comunicação com a equipe
Implementar um novo software de gestão vai impactar na rotina de muitos funcionários. Apesar de positiva, essa situação tende a gerar algumas resistências internas e até insatisfação de empregados.
Evite esse erro. Seja eficiente na comunicação com a equipe interna. Avise com antecedência sobre o processo de implementação, informe quanto tempo o processo vai levar e explique em detalhes os benefícios do ERP.
Se os funcionários entenderem bem o processo e as vantagens do software, eles serão grandes aliados ao longo da implantação.
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Economizar no treinamento
Nem pense em tentar economizar algum dinheiro na fase de treinamento. Pode até parecer uma boa ideia para cortar gastos no curto prazo, mas é uma péssima estratégia.
Caso os funcionários não sejam treinados da maneira correta, eles vão demorar muito mais tempo para utilizar o software corretamente. Na prática, isso significa que você terá um grande sistema, mas que será muito mal aproveitado.
Porém, se os empregados conhecerem as principais funcionalidades e funções do ERP, a eficiência do trabalho deles irá crescer bastante em pouco tempo. É mais rentabilidade para a sua empresa.
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Escolher um fornecedor ruim
O sucesso no processo de implantação está intimamente ligado à qualidade do fornecedor do software (ou da empresa responsável pela implementação). Por isso, redobre a atenção na hora de definir o fornecedor.
Não olhe apenas para o produto. Cheque se a empresa continua prestando um bom serviço após a assinatura do contrato. Fale com outros clientes e pesquise pela reputação dela na internet.
As mesmas dicas valem caso você contrate uma consultoria especializada na implantação de ERP. Quanto melhor a reputação da consultoria, mais chances você terá de ter um bom processo de implementação.
Implementar um sistema ERP é complexo e demanda bastante planejamento, mas você pode fazer um processo bem-sucedido se evitar os erros citados acima.
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