É constante na vida dos gestores a preocupação com as melhores práticas de gestão de TI nas empresas. Ao mesmo tempo em que a tecnologia ganha um papel central em praticamente todas as operações, nem sempre os investimentos na área são bem vistos pelo restante da empresa.
Por isso, é sempre bom manter-se informado sobre maneiras de otimizar os recursos de TI para melhorar a gestão da área. Pensando em ajudar você, preparamos este artigo com 7 dicas de ouro para facilitar a sua gestão de TI.
Coloque-as em prática para fazer com que a sua pequena ou média empresa tenha o desempenho digno de gigantes!
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Metodologias ágeis para melhorar a gestão de TI nas empresas
As metodologias são os conjuntos de boas práticas e de processos predefinidos que auxiliam na gestão de equipes. Além disso, auxiliam no desenvolvimento de produtos bem-sucedidos.
Se bem implementadas, as metodologias de TI reduzem o desperdício e concentram os esforços em recursos de alto valor, fazendo com que a empresa ganhe em eficiência e em produtividade.
Nos últimos anos, têm se tornado cada vez mais comum o uso das metodologias de TI ágeis para melhorar a gestão de TI nas empresas devido aos resultados que elas são capazes de trazer para times enxutos. Elas se tornaram populares principalmente no setor de tecnologia, devido ao impacto que trazem na produtividade e na velocidade de entrega.
As metodologias ágeis fazem tudo isso utilizando o mínimo possível de recursos financeiros ou operacionais. O objetivo primário é a implementação de um processo disciplinado de gerenciamento de projetos que valoriza o acompanhamento de métricas e de correções frequentes.
Esta é uma filosofia que incentiva o trabalho em equipe, a auto-organização e a prestação de contas por meio de uma abordagem que prioriza as necessidades do cliente — claro, sem perder de vista os interesses comerciais do fornecedor. Assim, os clientes acham que o fornecedor é mais responsivo às solicitações de desenvolvimento e ficam mais satisfeitos.
A origem das metodologias de TI ágeis remontam a 1957, mas foi durante os anos 1990 que estes métodos de desenvolvimento de software evoluíram. Mas, foi no início de 2001, que um grupo de 17 desenvolvedores de software reunidos em Utah, nos Estado Unidos, publicou o Agile Manifesto, um documento sobre as metodologias de TI.
Este documento afirma que entre os principais objetivos das metodologias de TI ágeis está a valorização dos indivíduos e da interação, ou seja, em vez de priorizar processos e ferramentas, a metodologia privilegia pessoas.
Entres as aplicações de metodologias ágeis mais populares estão o Scrum, o DMAIC e o Kanban. Como não poderia deixar de ser, todos mantêm o foco na otimização e na priorização de esforços para que os recursos de alto valor sejam desenvolvidos e entregues mais rapidamente.
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Saiba delegar as tarefas
Dwight Eisenhower foi um general de cinco estrelas que governou os Estados Unidos entre 1953 e 1961. Durante a 2º Guerra Mundial, ele era um dos líderes das tropas norte-americanas e, em busca dos melhores resultados, desenvolveu um método eficaz de tomada de decisão.
Neste método ele delegava as tarefas de acordo com a importância de cada pessoa e tomava para si apenas as questões mais prioritárias. O que não fosse urgente, ele delegava à outros colaboradores ou simplesmente eliminava da lista de afazeres.
O método desenvolvido por Eisenhower se tornou popular com o passar do tempo e atualmente serve de base para diversas metodologias de gestão, inclusive para gestão de TI, com foco na priorização de tarefas.
Delegar é essencial, principalmente após um período de crescimento da empresa. Com o tempo, a centralização pode levar ao desalinhamento da equipe ou ao não cumprimento de tarefas.
A forma mais prática de fazer a priorização é dividir cada projeto em pequenas tarefas e classificá-las em ordem de importância e urgência, de acordo com o impacto de cada uma nos objetivos do setor de TI. Delegue o que for possível e elimine o que é desnecessário naquele momento. O gestor deve focar apenas nas tarefas prioritárias.
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Virtualize servidores
Cloud computing, ou computação em nuvem, é uma inovação tecnológica que auxilia — e muito! — na redução de custos e na otimização de processos nas empresas.
Armazenar todos os dados e softwares necessários no dia a dia da empresa em um único local de fácil acesso, faz com que eles possam ser acessados a qualquer momento durante o dia de trabalho — e além. Somado a isso, nunca mais um fluxo de trabalho ficará travado porque os arquivos estão presos no computador de alguém.
Seus funcionários também não precisarão mais perder tempo se preocupando com o espaço de armazenamento disponível em seus dispositivos, com backups, com o tamanho dos arquivos ou com atualizações de software. Eles poderão se concentrar naquilo que fazem melhor e na função para a qual foram contratados.
Todos esses ganhos se traduzem em melhorias dos processos de gestão de uma empresa. Você certamente terá maior controle das atividades da equipe quando eles estiverem trabalhando com a computação em nuvem.
Assim, você poderá focar todos os seus recursos e talentos nas tarefas que trazem ganhos reais para os seus negócios e ainda contará com as ferramentas ágeis e inovadoras que a computação em nuvem pode oferecer.
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Revise custos operacionais
Monitore e revise constantemente o uso e a performance dos recursos operacionais de sua empresa. Fique sempre atento às novidades do mercado para saber se não existem soluções mais completas e econômicas do que as que você dispõe — essas melhorias podem contribuir ainda mais para a sua produtividade.
De acordo com um estudo realizado pela Gartner, consultoria norte-americana referência em pesquisas sobre Gestão de TI, cortar métodos e sistemas pouco eficientes pode representar uma redução de custos de até 25%.
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Tenha metas claras e bem definidas
Todos os caminhos parecem errados para quem não sabe para onde está indo. Por isso, tenha um planejamento de TI com metas claras que devem ser atingidas pelo setor e certifique-se de que elas estejam de acordo com os objetivos gerais do negócio.
Contudo, de nada adianta estipular metas e depois só voltar a olhar para elas no fim do ano ou quando tudo já está mal. O ideal, é que seja feito um monitoramento dessas metas e do desempenho da equipe constantemente.
Uma forma muito popular e eficiente de mensurar os objetivos é por meio da definição e do monitoramento de KGIs e KPIs.
Key Goal Indicators, ou simplesmente KGI, são indicadores-chave de objetivo, métricas cuja principal função é confirmar se uma meta importante para os negócios foi atingida. Os KGIs apontam o que precisa ser realizado para um projeto ser considerado bem-sucedido.
Eles devem ser objetivos e facilmente mensuráveis, preferencialmente expressados em formatos de números ou porcentagens. Eles exibem como a TI contribui para a missão e para o cumprimento dos objetivos da empresa — e, assim, garantem o alinhamento entre o nível operacional e o estratégico.
Já os Key Performance Indicators são indicadores-chave de desempenho utilizados para quantificar a evolução do trabalho e ajudar a planejar o curso de ação a ser seguido.
Sendo assim, o KPI aponta o quão bem um processo está cumprindo seu objetivo de alcançar o KGI e é usado para medir valores como benefícios, eficiência, eficácia, qualidade e satisfação.
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Revise frequentemente as políticas de segurança
Se antes era apenas uma boa prática, agora adotar políticas de segurança rigorosas para o tratamento de dados é lei. A LGPD brasileira, em vigor desde agosto de 2020, afetou diretamente o setor de TI impondo responsabilidades e mudanças nas regras de acessos e transparência na coleta e armazenamento de dados de clientes, fornecedores e colaboradores.
O setor precisa incorporar todas essas alterações, adotando ou revendo com frequência seus procedimentos de segurança, a fim de evitar vazamentos ou estabelecendo processos bem estruturados para reagir com velocidade e assertividade, caso ocorra a disseminação não-autorizada de informações sob responsabilidade da empresa.
Entre as estratégias nesse sentido, está garantir que os profissionais da equipe tenham como prevenir, identificar e conter brechas de segurança ou ameaças existentes. Como boas práticas, considere: senhas de acesso complexas, monitoramento de vulnerabilidade e ameaças, atualizações de dispositivos e sistemas, regras de controle de acesso e capacitação constante dos profissionais.
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Adote a sustentabilidade no TI
O termo TI Verde ainda é desconhecido pela grande maioria, porém é importante reforçar que a proteção ambiental tem tudo a ver com este segmento.
Consumo de energia, descarte de eletrônicos obsoletos, uso de ar-condicionado e o armazenamento desnecessário de dados na nuvem (servidores ocupam espaço aqui, na Terra mesmo), são alguns dos pontos da área de tecnologia da informação prejudiciais ao planeta.
Portanto, não esqueça de incluir a sustentabilidade como uma das metas no planejamento do seu setor. Veja algumas dicas que você deve considerar:
- Escolha a melhor localização para o servidor próprio, buscando economizar espaço físico e energia (evite locais onde há muita concentração de calor).
- Adquira somente equipamentos com selo de economia de energia.
- Reduza o uso do papel, orientando a equipe a evitar impressões desnecessárias.
- Estimule o uso de aplicativos para otimizar a troca de informações entre os colaboradores.
- Avalie a possibilidade de migrar os serviços para nuvem, utilizando apenas o que a empresa irá precisar.
- Adote uma intranet intuitiva, reduzindo o gasto de recursos para impressões.
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