No universo empresarial, o ERP e a gestão de desempenho são elementos complementares. Pense neles como o mapa e a bússola em uma jornada de negócios: enquanto o ERP integra dados de diversas áreas e processos em uma única plataforma, a gestão de desempenho, conduzida por especialistas, converte essas informações em análises estratégicas.
Essa sinergia é essencial para facilitar o cruzamento de dados, otimizar as tomadas de decisão e alcançar resultados mais consistentes.
Agora, imagine o desafio de monitorar a performance da empresa com informações desorganizadas e desatualizadas. Infelizmente, a falta de visibilidade e clareza dos processos ainda é um problema comum no mercado, que resulta em perdas de insumos, aumento de custos e ineficiência operacional.
Pensando neste desafio, preparamos este artigo para mostrar como você pode colocar a gestão de desempenho em movimento dentro do ERP, com a garantia de controle total e agilidade ao transformar informação em ação.
Boa leitura!
Como usar dados e indicadores para melhorar os resultados nos negócios?
A união entre o ERP e a gestão de desempenho começa com a ação de seguir 4 etapas cruciais para garantir o uso inteligente dos dados e indicadores pela sua empresa. Continue para saber como colocar essa teoria em prática.
1. Alinhe estratégia, indicadores e processos no ERP
A jornada na gestão empresarial começa com um planejamento estratégico bem definido. Para garantir o alinhamento de todas as informações, refletindo diretamente no seu sistema ERP, é fundamental que esse plano esteja vinculado aos indicadores de desempenho que serão monitorados.
Nessa etapa inicial, defina claramente seus objetivos e metas. Em seguida, estabeleça os indicadores-chave de desempenho (KPIs) para mensurar o avanço em relação a essas metas. Depois, identifique os módulos do sistema ERP, como gestão de estoque, custos, desenvolvimento de produto ou outros componentes de software, onde esses dados serão armazenados ou gerados.
Para cada métrica, determine a fonte de dados primária e mais confiável dentro do ERP, especificando relatórios, campos ou cadastros do sistema que servirão como base. Também defina a frequência ideal para a coleta e atualização desses dados.
Esse alinhamento resultará em uma matriz de rastreabilidade, uma ferramenta essencial para acompanhar produtos ou processos, desde a produção até a entrega, oferecendo diversos benefícios, tais como:
- Acompanhamento em tempo real;
- Melhoria contínua com base em dados precisos;
- Decisões confiáveis e ágeis;
- Integração entre estratégia e operação.
Dessa forma, é mais fácil garantir que todas as informações estejam sempre atualizadas e centralizadas, para uma tomada de decisão orientada por dados.
Leia também: Indicadores de desempenho: o que são e como aplicá-los na sua gestão
2. Defina a governança de dados e responsabilidades
Com os processos alinhados no ERP, o próximo passo é estabelecer a governança de dados. Isso significa deixar claro quem é responsável por cada informação e dentro de qual prazo. Sem essa clareza, há risco de inconsistências e decisões equivocadas.
Assim, é possível garantir que todos saibam onde localizar as informações e assegurar a sincronia dos processos.
RACI por indicador
Uma ferramenta crucial para mapear as responsabilidades é a matriz RACI por indicador, crucial para garantir que não haja lacunas ou sobreposição de esforços. Ela garante que cada membro da equipe saiba exatamente qual o seu papel no acompanhamento das informações.
Veja como aplicá-la na sua gestão:
Com responsabilidades definidas pela matriz RACI, o próximo passo é garantir a qualidade da informação na fonte.
Padronize os cadastros
Dados duplicados ou inconsistentes prejudicam a análise. Nesse contexto, a padronização dos cadastros é fundamental para garantir a confiabilidade das informações e a precisão das operações.
Para evitar esses problemas, crie regras e procedimentos claros para a entrada, a atualização e a validação de dados obrigatórios no ERP, como:
- Produtos: nome, unidade de medida, descrições e atributos técnicos (cor, tamanho, voltagem etc.). Por exemplo, “Teclado USB Preto”;
- Unidades de medida: padronize unidades como caixa, quilograma (kg) e litro, incluindo suas conversões;
- Fornecedores e clientes: nomenclaturas, dados de contato e classificação (tipo de cliente, segmento);
- Centros de custo: descrições padronizadas por departamento ou área;
- Regras Tributárias: regras fiscais, impostos aplicáveis e quaisquer exceções.
Registre SLAs de fechamento
Dentro de um sistema ERP, o Acordo de Nível de Serviço (SLA) de fechamento define as expectativas de desempenho e os prazos para as operações de encerramento de períodos, como o fim do mês ou do ano.
O objetivo da ferramenta é assegurar o cumprimento dos cronogramas definidos para as atividades contábeis e financeiras. É nesse momento que você pode compartilhar informações relevantes para a gestão, como “estoque fechado e conciliado até as 10h da manhã do dia seguinte” ou “fechamento financeiro concluído até as 14h do 5º dia útil”.
Isso estimula a disciplina e garante que os dados estejam disponíveis para análise em tempo hábil, visto que o conhecimento do prazo por todos aumenta a responsabilidade e o senso de urgência.
3. Acompanhe os resultados em tempo real com dashboards e alertas
Com a base de dados padronizada e a governança definida, o passo seguinte é transformar essas informações em insights. É nesse contexto que a gestão de desempenho, integrada ao ERP, opera para fornecer as ferramentas de análise certas.
Mais do que exibir números, os dashboards e relatórios comparativos mostram o desempenho da empresa em tempo real. Esses painéis de controle interativos permitem que cada gestor crie visões personalizadas e monitore seus próprios KPIs, como vendas, produção e finanças, com dados atualizados a todo momento.
Outra vantagem é a possibilidade de configurar o alerta automático para sinalizar sempre que um indicador sair da meta. Por exemplo, o sistema pode notificar, por e-mail, se a margem de lucro de um produto ficar abaixo do limite aceitável.
Leia mais: Como relatórios Drill Down ajudam na identificação de falhas?
4. Invista na automatização de processos e promova a melhoria contínua
Imagine se a sua equipe pudesse se livrar das tarefas manuais repetitivas. Lançar dados, controlar o estoque e emitir notas fiscais são atividades de rotina que consomem um tempo valioso. Todavia, com a automatização no ERP, esse tempo é liberado para atividades estratégicas.
Com a otimização de processos, a equipe se concentra em tarefas que realmente agregam valor ao negócio. Isso torna a gestão mais ágil e impulsiona a empresa em um ciclo contínuo de aprimoramento: analisar, ajustar e reavaliar.
Dessa forma, o histórico de dados armazenado no ERP se torna um recurso valioso, que permite o monitoramento inteligente da operação. Por meio do software de gestão, você pode comparar o desempenho entre diferentes períodos e identificar gargalos.
Essa análise aprofundada também permite a geração de relatórios, facilitando a previsão de cenários e o planejamento estratégico de médio e longo prazo, como o lançamento de novos produtos ou a otimização de processos. Simultaneamente, agiliza a tomada de decisões e minimiza surpresas indesejadas. A seguir, veja os principais benefícios dessa automatização e análise:
Mais eficiência operacional
A automatização reduz a necessidade de intervenção manual em tarefas rotineiras. Na prática, com um sistema, é possível gerar automaticamente pedidos de compra ao atingir o estoque mínimo, agendar a produção conforme a demanda de vendas, ou enviar lembretes de pagamento a clientes sem a verificação manual de cada data.
Isso não só diminui a ocorrência de erros, como também acelera o fluxo de trabalho, tornando suas operações mais ágeis e eficientes.
Identificação de oportunidades de redução de custos
Ao ter o histórico de dados centralizado no ERP, você ganha uma visão privilegiada do seu negócio. Além de o sistema registrar as despesas, também permite uma análise aprofundada para descobrir para onde o dinheiro está indo.
Em vez de se basear em estimativas, é possível analisar dados concretos para identificar despesas desnecessárias, como custos excessivos com frete ou embalagens, desperdícios de materiais na linha de produção ou processos ineficientes que consomem mais tempo e recursos do que o necessário.
Com esses insights, você pode ajustar suas operações para economizar e aumentar a lucratividade de forma sustentável.
Evolução constante
A automatização transforma o ERP em um motor de crescimento e inovação, ao impulsionar um ambiente de aprendizado contínuo por meio da análise de dados. Em resumo, esses insights permitem que as empresas aprimorem suas estratégias, se adaptem às dinâmicas do mercado e obtenham vantagem competitiva.
Essa abordagem garante que a sua gestão de desempenho seja sempre proativa e mantenha a empresa um passo à frente no mercado.
Leia também: A importância de um bom banco de dados para o ERP
Consistem ERP como motor da gestão
A gestão de desempenho só alcança todo o seu potencial quando apoiada por uma base sólida de dados, processos integrados e informações confiáveis. É exatamente nesse ponto que o Consistem ERP se destaca, pois unifica todos os setores da empresa em uma única plataforma e garante que cada indicador reflita a realidade do negócio em tempo real.
Este software de gestão é uma ferramenta estratégica que evolui junto com o mercado. Além de integrar setores e processos, o Consistem ERP acompanha de perto as atualizações da legislação e incorpora novas ferramentas tecnológicas, garantindo que sua empresa esteja sempre em conformidade e preparada para os próximos desafios.
O sistema permite que gestores tenham previsibilidade financeira, controle de custos e uma visão clara do desempenho organizacional. Isso significa transformar informações em decisões consistentes, o que impacta a redução de riscos e abre espaço para o crescimento sustentável.
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