Conseguir diminuir gastos é uma das tarefas diárias de grande parte dos gestores. Oferecer mais com o orçamento reduzido é o que torna uma organização mais competitiva e eficiente. Sabendo que a área de distribuição é uma das que mais envolve recursos financeiros, interferindo na produtividade e na lucratividade, como reduzir custos em sua logística sem prejudicar a qualidade das atividades do setor?
Automatização de tarefas
Um dos passos mais importantes é eliminar os controles manuais. Processos demorados e falta de informações detalhadas são o caminho mais curto para perder oportunidades. Eles, além de lentos, estão sujeitos a erros que podem gerar custos diversos para a organização.
A automação de tarefas ajuda a conseguir dados sobre o cumprimento do planejamento em tempo real. Com isso, o gestor pode tomar decisões com a opção de uma análise mais abrangente.
O uso de sistemas tecnológicos, como o ERP, com as ferramentas e os recursos adequados, possibilita ter o controle de toda a cadeia produtiva. Isso contribui para a redução de custos, bem como para evitar gargalos e outras restrições provocadas por trabalhos manuais.
Com todas as informações centralizadas no sistema de gestão, o controle realizado de maneira integrada é mais eficiente. Além disso, o cruzamento de dados ajuda a descobrir falhas no processo, tendências de mercado, perfil de clientes, bem como acompanhar o andamento da entrega de produtos. Assim, surgem novas oportunidades de negócio, a empresa pode traçar estratégias mais eficazes e adquire um diferencial perante a concorrência.
Gestão de estoque
Deixar capital parado sob a forma de estoque não é uma prática recomendável. Ao mesmo tempo, também não se pode perder negócios por falta de itens disponíveis para a entrega.
É fundamental, portanto, que a produção seja dimensionada corretamente, observando estoque mínimo, médio e máximo. Ao automatizar as informações da empresa, a gestão de estoque ficará mais eficiente e segura.
Isso acontece porque, quando é criado um pedido de compra, por exemplo, o sistema gera automaticamente uma ordem para o estoque, que já separa o produto. Assim, evita-se a perda de dinheiro por falta de produtos estocados ou pelo perecimento de insumos.
Além disso, os setores de compras e de marketing são informados. E os dados obtidos por eles permitem fazer um planejamento de compras mais eficiente e que acompanhe a sazonalidade do negócio.
Eficiência organizacional
A integração de processos aumenta a eficiência organizacional tanto por reduzir consideravelmente o retrabalho, quanto por diminuir a incidência de erros. Quando um dado é inserido no sistema, os demais processos são informados, o que evita que as ações sejam feitas mais de uma vez.
Assim, se um pedido de compras entra pelo site, por exemplo, já é enviado para o estoque, bem como para as áreas de Marketing e Compras, enquanto, paralelamente, a nota fiscal eletrônica é emitida. Esses processos, se não fossem feitos automaticamente, consumiriam tempo, dinheiro e recursos humanos.
Quando há processos manuais, a chance de os dados serem registrados ou interpretados equivocadamente é maior. Isso aumenta o tempo de trabalho e os custos operacionais, bem como gera desperdícios de recursos.
Compartilhamento de informação
A troca de informações importantes entre os diferentes departamentos é fundamental. Por isso o sistema precisa integrar áreas, para poder absorver dados de diferentes softwares de fornecedores e clientes. Assim, previsões de vendas, ordens de compras e planejamento de produção se tornam mais eficientes.
Relatórios rápidos e confiáveis
Mais do que criar relatórios e analisar os dados, é importante disponibilizá-los de forma rápida, a qualquer momento, para todos os setores.
Quando a produção de relatórios é mais simples e eficiente, os custos operacionais são reduzidos. Se a informação é gerada em tempo real e com mais confiabilidade, é possível cortar custos com o ajuste de processos, logística e compras, entre outros. Além disso, a tomada de decisões é melhor embasada.
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