Com a implantação do novo sistema tributário, as empresas precisarão adequar as notas fiscais às exigências da Reforma Tributária. Para isso, o governo definiu novas regras de preenchimento dos campos das notas fiscais do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS). A exigência valerá a partir de novembro de 2025 e faz parte das mudanças que antecedem a transição do sistema tributário para o modelo do IVA Dual, a partir de janeiro de 2026.
A inclusão das novas informações é necessária para evitar a rejeição na validação das notas, que impede o faturamento e traz uma série de transtornos para as empresas, como atrasos na entrega de mercadorias, impactos no fluxo de caixa, entre outros transtornos.
As mudanças decorrem da Lei Complementar nº 214/2025, que instituiu os tributos e determinou a padronização dos sistemas autorizadores de documentos fiscais eletrônicos em todo o país, e da Emenda Constitucional nº 132/2023, que estabeleceu as bases da Reforma Tributária do consumo.
Quer saber o que muda na prática para quem emite notas fiscais e os impactos para a sua empresa? Então, continue lendo este post!
Como a exigência impacta a emissão de notas fiscais?
Antes de falarmos sobre o preenchimento dos campos do IBS e da CBS nas notas fiscais, vale relembrar que os dois novos impostos irão substituir os cinco tributos que hoje incidem sobre todos os produtos e serviços.
Assim, os federais IPI, PIS e Cofins, o estadual ICMS e o municipal ISS serão substituídos por um Imposto sobre Valor Agregado (IVA) dual, ou seja, dividido em dois: a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS, federal) e o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS, estadual e municipal).
Um dos principais reflexos dessa mudança já está para acontecer, impactando diretamente a emissão das notas fiscais eletrônicas. Em novembro de 2025, a NF-e, a NFC-e e outros documentos fiscais ganharam novos campos para incluir as informações dos novos tributos.
O governo criou um cronograma de implementação para que as empresas adaptem os sistemas emissores às regras técnicas antes que a obrigatoriedade plena entre em vigor. Veja como será essa transição:
Novembro de 2025
No dia 3 de novembro de 2025, o preenchimento será obrigatório no ambiente de homologação (fase de testes) e opcional no ambiente de produção – quando a NF tem que ter, obrigatoriamente, os novos campos no leiaute. Inicialmente, as validações serão aplicadas apenas quando os campos forem preenchidos.
Janeiro de 2026
A partir do dia 6 de janeiro de 2026, o preenchimento se tornará obrigatório também no ambiente de produção. Isso quer dizer que as novas regras de validação entrarão em vigor a partir desta data e os contribuintes deverão seguir rigorosamente os padrões definidos.
Em outras palavras: O preenchimento das novas informações será opcional até dezembro de 2025, tornando-se obrigatório, com aplicação das regras de validação, a partir de janeiro de 2026.
E 2026 já está logo ali, não é mesmo? Por isso, é importante as empresas se prepararem desde já e fazerem as validações da nota fiscal com rigor antes do início da reforma. Assim, é possível evitar problemas quando a obrigatoriedade entrar em vigor.
Aproveite o período em que o preenchimento dos novos campos ainda é opcional para testar integrações, corrigir inconsistências e garantir a conformidade à nova legislação.
Leia também: Principais mudanças da Reforma Tributária já publicadas
Quais são as mudanças previstas no leiaute das notas fiscais?
O preenchimento dos novos campos do IBS e da CBS nas notas fiscais fazem parte de uma série de mudanças previstas nos leiautes, eventos e regras de validação que passarão a ser exigidos para atender a Reforma Tributária.
Confira as principais alterações previstas:
Tipos básicos de tributação
A atualização prevê a inclusão do arquivo específico para DF-e, que define de forma padronizada os campos necessários para registrar as informações de tributação do IBS e da CBS na NF-e e NFC-e.
Essa estrutura será utilizada também em outros documentos fiscais eletrônicos, garantindo uniformidade no registro das informações e facilitando a apuração dos tributos.
Código de Classificação Tributária
O grupo de informações dos novos tributos passa a incluir o Código de Situação Tributária (CST) e o Código de Classificação Tributária (cClassTrib) para o IBS, CBS e IS. Cada código reflete a forma de tributação aplicável ao item da nota fiscal e servirá como base para as novas regras de validação e para a apuração assistida.
Nota de Débito e Nota de Crédito
A NF-e (modelo 55) contará com as finalidades de Nota de Débito e Nota de Crédito, além das já existentes — NF-e normal, complementar, de ajuste e de devolução de mercadoria.
Esses novos tipos de documento terão uso restrito para ajustes relacionados ao IBS e à CBS, conforme regulamentação. Não poderão ser utilizados para ajustes de ICMS, IPI ou outros tributos, salvo disposição específica.
Mudanças no protocolo e leiaute
O protocolo da NF-e recebeu alterações na estrutura XML para incluir campos voltados ao registro e acompanhamento das informações de IBS, CBS e IS.
No leiaute da NF-e e da NFC-e, foram criados novos campos para identificar o município de ocorrência do fato gerador do IBS/CBS, tipos de nota de débito e crédito, operações com consumidor final, presença do comprador, intermediação por marketplace e compras governamentais.
Grupo de informações para IBS, CBS e IS
Concentra as informações de cálculo, alíquotas, créditos presumidos, redução, diferimentos e devoluções de tributos. Ele engloba:
- Informações detalhadas sobre IBS e CBS, incluindo bases, alíquotas da União, estados e municípios;
- Dados do Imposto Seletivo (IS), como base de cálculo, alíquota e quantidade tributável;
- Campos para registro de crédito presumido e condições suspensivas;
- Tratamento específico para operações com tributação monofásica, especialmente combustíveis;
- Totais consolidados na nota fiscal, considerando a incidência dos novos tributos “por fora” do valor total da operação.
Regras de validação
A partir de janeiro de 2026, a NF-e e a NFC-e deverão seguir regras rigorosas para aceitação em ambiente de autorização. Entre elas:
- Validação de alíquotas do IBS e CBS de acordo com o ano de emissão, conforme previsto na LC 214/2025;
- Verificação de consistência entre base de cálculo, alíquota e valor do tributo;
- Regras específicas para operações com redução de alíquota, diferimento e tributação regular;
- Restrições para uso do Imposto Seletivo de acordo com a classificação tributária ou NCM.
- Proibição de informar ICMS, ISSQN, IPI, PIS/COFINS em notas de débito ou crédito;
- Obrigatoriedade de referenciar documentos originais em casos de devolução ou crédito;
Essas regras visam assegurar que o preenchimento esteja alinhado à legislação e que as apurações de IBS, CBS e IS sejam consistentes e auditáveis.
Eventos fiscais específicos
Foram definidos novos eventos para acompanhar a movimentação e aproveitamento de créditos tributários, entre eles:
- Informação de pagamento integral para liberação de crédito presumido;
- Solicitação de apropriação de créditos;
- Destinação de item para consumo pessoal;
- Registro de perecimento, perda, roubo ou furto de mercadorias;
- Operações de transferência de crédito em casos de sucessão.
- Esses eventos serão fundamentais para o controle e gestão de créditos dentro do novo modelo de apuração assistida.
Leia também: O que muda com a medida que amplia a validação do GTIN
Emissão de notas fiscais: saiba como se preparar
Com a Reforma Tributária, as informações da Nota Fiscal serão utilizadas diretamente pela Receita Federal e pelos órgãos estaduais e municipais para apuração dos tributos. Por isso, é essencial que as empresas estejam preparadas para as mudanças do novo sistema tributário, garantindo a correta gestão dos documentos fiscais.
Veja algumas dicas para adaptar a sua empresa às novas regras de emissão de documentos fiscais:
- Atualize os sistemas de emissão de notas fiscais para incluir o novo leiaute e regras de validação;
- Capacite a equipe para entender as alterações e reduzir riscos de rejeição na autorização de notas;
- Verifique os cadastros de produtos, serviços e NCM para garantir a correta classificação;
- Estruture os processos internos conforme as novas exigências fiscais e de controle de créditos.
Reforçando que notas fiscais com erro de preenchimento dos campos do IBS e da CBS serão rejeitadas pela Sefaz (Secretaria da Fazenda), impedindo a regularização da venda.
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